Comment faire pour être efficace aujourd’hui.

Selon le coach Roger Lannoy la question essentielle à se poser chaque jour est : "Quel est AUJOURD'HUI le meilleur usage possible de mon temps qui aura le maximum d'impact sur mon futur."
rédiger une todo-list

Comment faire pour établir une TODO LIST efficace.

Commencez par effectuer une « todo list » des choses à faire aujourd’hui.
L’idéal est de planifier sa journée la veille au soir. Ainsi le matin, vous n’avez plus à vous poser la question sur ce que vous devez faire et cela évite de procrastiner en commençant par regarder sa boité émail.
Ensuite, indiquez  une limite de temps pour chaque  tâche. Mais pour cela, souvenez vous de la loi de Murphy : « Toute tâche prend plus de temps que ce que l’on avait prévu « 
Vérifiez que le total du temps prévu dans la journée ne dépasse pas  7 Heures 
car il est indispensable de prévoir chaque jour entre 1 et 3 heures (suivant votre activité) de temps disponible pour les interruptions diverses.

Personnellement, en plus de mes nouveaux projets, j’effectue de la maintenance de logiciels, donc étant souvent dérangé au téléphone ou par émail je prévois trois heures d’interruptions. Dans mon planning affiché à l’écran, je surveille que le total de ma journée (hors pauses et interruptions) ne dépasse pas 5 heures.

Indiquez un niveau d’importance et un niveau d’urgence pour chaque tâche.

(Dans l’application JPR_POMODO un module IA vous aide à déterminer le niveau d’importance et le niveau d’urgence pour chaque tâche.
Ensuite, en fonction du niveau d’importance et d’urgence, définissez 3 objectifs impératifs (pas plus) a effectuer dans la journée.

Le but étant d’effectuer au moins vos objectifs. Ne vous inquiétez pas, si les autres actions que vous avez listés ne sont pas toutes effectuées elles seront automatiquement reportées le lendemain.

Rafraîchir vos neurones avant de commencer la journée.

Commencez par le travail qui vous rebute le plus.

Une fois que vous avez défini vos objectifs de la journée, commencer par celui qui vous inspire le moins.
Le fait de commencer sa journée par la tâche qui vous semple la plus pénible, vous permet une fois le travail effectué d’avoir l’esprit plus léger et d’avancer sereinement dans la suite de la journée.

Imaginez, sue vous êtes en randonnée et tout à coup une barrière de ronces difficilement franchissable vous barre le chemin. Pour continuer sans risquer de vous blesser, vous devez revenir en arrière et prendre un autre sentier qui contourne l’obstacle. Comme cela demande des efforts assez important vous pouvez décider d’attendre que l’on vienne vous chercher et lire un bouquin en attendant (procrastination) ou bien vous pouvez décider de faire quelques kilomètres de plus et terminer votre randonnée.
 Réfléchissez : suivant l’option choisie, quelles émotions apparaissent, comment vous sentirez vous à la fin de la journée (Frustration ? Fierté ? …).

Donc sélectionnez  en premier cette tâche qui vous empoisonne la vie.

"Un jour vous vous réveillerez et vous n'aurez plus le temps de faire ce que vous avez toujours voulu faire. Faites le donc maintenant. " Paulo Coelho
Soyez dans l'instant présent.

L'important c'est MAINTENANT !

Une fois la tâche sélectionnée, arrêtez toutes les sources de distractions (emails, notifications smartphone, …) et focalisez vous  sur le travail le travail à effectuer MAINTENANT.
Maintenez votre attention et votre concentration sur le travail en cours.

Pour rester focalisé, le moyen le plus efficace et productif est d’arriver à vous libérer de votre mental (toutes les pensées conscientes ou inconscientes sur le futur ou le passé ). C’est souvent difficile, car comme le dit Eckart TOLLE « le présent est une lame de rasoir ».
Mais si vous y arrivez, votre productivité sera décuplée.
Par exemple quand je suis sur une piste de ski supérieure à mes capacités, je suis tellement concentré sur mes gestes et actions que toutes les autres pensées semblent inexistantes. Pour une efficacité maximum, je pense que c’est cet état-là qu’il faut arriver à atteindre.

« L’essence même de la philosophie zen consiste à avancer sur la lame de rasoir qu’est le présent, à être si totalement et complètement présent qu’aucune souffrance, rien qui ne soit pas vous en essence, ne puisse survivre en vous. Le temps étant ainsi absent, tous vos problèmes se dissolvent. La souffrance a besoin du temps : elle ne peut survivre dans le présent.
Le grand maître zen Rinzai avait souvent l’habitude de lever le doigt et de poser lentement la question suivante à ses élèves pour les obliger à se détourner de l’attention qu’ils accordaient au temps : < en ce moment, que manque-t’il ? >. C’est une question puissante, qui exige une réponse ne provenant pas du mental. Elle est conçue pour ramener votre attention profondément dans le présent. Il existe une autre question dans la tradition zen : <si ce n’est pas maintenant, quand alors ? > »

Eckart TOLLE  <Le pouvoir du moment présent>

 

Restez focalisé sur l'action présente
Focalisez sur ce que vous faites maintenant.

Restez concentré sur une tâche à la fois.

« La concentration est la faculté qui crée les as, les surhommes » 
Victor Pauchet

Loi de Carlson : « Un travail effectué en continu prend moins de temps que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

Donc évitez au maximum les interruptions (emails, smartphone, enfants …).

Faites des pauses
Pour bien avancer, n'oubliez pas de faire des pauses

Soyez efficace : faites des pauses.

Loi de illich :« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroit, voire devient négative ».

Faites une pause toute les 45 Mn ou toute les heures. Pour cela,  programmez des alarmes sur votre Smartphone ou
utilisez le module « POMODORO » du logiciel JPR_POMODO  (Menu –> Gestion du temps Planning –> Séquences Pomodoro).

La méthode POMODORO préconise de faire une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes (personnellement je préfère effectuer une pause plus longue). Cette méthode est très efficace car elle vous force à vous focaliser sur une seule tâche à la fois pendant un temps déterminé.
Si l’on néglige ces pauses, la fatigue aidant, on fait des erreurs et donc on perd du temps.
Toutefois pendant les pauses, il faut réellement se reposer (faire un exercice physique, de la méditation …) et non pas attaquer une autre tâche (comme répondre à un émail par exemple).

S’accorder un vrai moment de répit, que ce soit pour souffler et penser à autre chose, évacuer ses tensions, permet  d’accroître sa créativité. En effet, c’est souvent durant les pauses que l’on trouve des solutions aux problèmes en cours ou de nouvelles idées.

Il est vrai que cette méthode s’applique surtout pour le travail intellectuel en bureau. Toutefois, un maçon par exemple aura aussi intérêt à l’appliquer ne serait-ce que pour boire un peu d’eau toutes les heures ainsi il sera moins fatigué est plus efficace sur le long terme.

Cette méthode nécessite une certaine discipline qui n’est pas évidente à appliquer au départ. Cependant, je vous conseille fortement de l’appliquer parce que vous serez plus productif et en fin de journée vous serez moins fatigué pour prendre du temps avec votre famille.

S'il y a trop de choses à faire, on n'avance plus.
Trop de tâches : On n'avance plus !

Ne vous surchargez pas de travail.

Se charger d’un surplus de tâches peut être considéré comme une forme de paresse.
Réfléchissez : Est-ce que cela n’est pas fait pour éviter de vous confronter à la réalité ?

Donc regardez le total du temps prévu dans la journée, il ne devrait pas dépasser 7 heures pour votre travail effectif (pauses comprises).

Réfléchissez :
Si en fin de journée vous êtes en avance, et que vous avez même commencé à attaquer un ouvrage que vous aviez prévu pour le lendemain comment vous sentirez vous ?
Si en fin de journée malgré vos efforts vous n’avez effectué que 60% du travail prévu, quelles seront vos émotions ?

Pris dans le tumulte ambiant, dans cette économie de surinformations, on a souvent le cerveau qui surchauffe n’est-ce pas ? On pense à réparer quelque chose dans la maison, à ranger une pièce, à répondre à des emails, à appeler un ami pour une sortie, à aller chercher les enfants, etc.

La solution, c’est le décalage temporel, car plus une tâche devient urgente, plus elle nous travaille. Par contre si la tâche est éloignée dans le temps on est détendu.
Pour cela, classez vos tâches en 4 niveaux : 
– Les tâches à faire aujourd’hui.
– Les tâches à réaliser dans la semaine.
– Les tâches à réaliser dans le mois.
– Les tâches à réaliser plus tard.

Et si dans votre planning la tâche apparaît aujourd’hui, mais elle n’est indispensable à faire ce jour, il suffit de la décaler dans le planning.

Evidemment pour cela, il est important de planifier chaque semaine et chaque mois.
(Remarque : l’application JPR_POMODO permet de réaliser tout cela ).

Remarque : Personnellement, je prévois aussi une demi-heure tous les soirs pour faire toutes les tâches qui me semblent urgentes et qui prennent moins de 10 minutes.
Cela a pour but de me dégager le cerveau et ensuite je me sens parfaitement bien.

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