Last Updated on 26/03/2024 by Jean-Paul RIVES

10 conseils pour mieux gérer ses dépenses et son budget !

Être freelance, c’est entreprendre une aventure, avec ses hauts et ses bas inévitables. Quand on monte une entreprise, le chemin vers le succès est jalonné d’obstacles et de défis, c’est le prix à payer pour vous épanouir pleinement dans votre activité !
Et, réduire ses dépenses c’est souvent plus facile à dire qu’à faire.

Cependant, je vous garantis que si vous mettez en pratique les conseils qui suivent, il est fort probable que vos finances vous exprimeront leur reconnaissance d’ici quelques mois !
C’est pourquoi, dans cet article, je vous propose 10 précieux conseils pour bien gérer ses dépenses de freelance au quotidien.

1/ Mieux gérer ses dépenses liées aux matériels et systèmes.

Savoir mieux gérer ses dépenses

S’équiper intelligemment grâce à l’open source.

Imaginez un monde où les outils professionnels nécessaires sont disponibles gratuitement… C’est le monde merveilleux de l’open source. Ces outils, conçus par des communautés de développeurs bénévoles, offrent un bon équilibre entre fonctionnalités et coût, ce qui présente un choix idéal pour le freelance soucieux de bien gérer ses dépenses. 

Malgré leur gratuité, ils n’en restent pas moins des produits performants et fiables qui ne manqueront pas de satisfaire les besoins des indépendants en quête d’efficacité.

Jouer la carte de l’économie avec le matériel d’occasion.

Il n’est pas rare de croiser l’idée reçue que le neuf est synonyme de qualité. Bien que cela puisse être vrai dans certains cas, il est tout à fait possible de trouver du matériel d’occasion en excellent état à des coûts nettement inférieurs. Cela va des ordinateurs portables aux smartphones, en passant par les appareils de bureau. Une gestion éclairée de ces ressources permet de réduire ses dépenses sans sacrifier la qualité du travail.

Bien gérer ses dépenses c’est aussi faire preuve de prudence dans l’achat de fournitures.

Les fournitures peuvent sembler insignifiantes, mais elles peuvent rapidement s’accumuler pour créer un gouffre financier. Un cursus axé sur l’acquisition responsable et une planification préalable des besoins peuvent aider à réduire ses dépenses. L’astuce consiste à éviter les achats impulsifs et à opter pour des fournitures de haute qualité qui durent plus longtemps.

Ainsi, si vous devez acheter une imprimante, renseignez-vous préalablement sur la durée de vie des cartouches d’encre ou toners. En effet, il existe des imprimantes très peu chères en achat, mais qui vous couteront une fortune en consommables.

Adopter un logiciel de gestion des dépenses.

La meilleure façon de gérer ses dépenses consiste à savoir exactement où part l’argent. Les logiciels de gestion des dépenses peuvent présenter une image précise de l’endroit où chaque centime est déboursé, permettant ainsi d’optimiser chaque investissement.

Non seulement ces outils facilitent la surveillance des dépenses, mais ils fournissent aussi une analyse qui peut aider à repérer les habitudes de frais inutiles et à les éliminer.

2/ Optimiser les frais de déplacement.

La gestion des frais kilométriques.

Si vous avez le statut d’auto-entrepreneur, vous ne pouvez pas déduire vos frais kilométriques.
Par contre en SARL ou EURL ou SAS vous pouvez soustraire ces dépenses.
Les indemnités kilométriques peuvent être déduites des charges si vous êtes en déplacement pour vos clients.

Le calcul s’effectue selon un barème défini par la loi, qui tient compte des chevaux fiscaux de votre véhicule et de la distance parcourue.

 Il est important de noter que l’utilisation de votre véhicule doit être nécessaire à l’activité pour obtenir un remboursement des indemnités kilométriques. Ainsi, vous ne pouvez pas déduire ces frais lors des déplacements entre votre domicile et votre bureau.
Dans ma société, je saisis les dépenses dans un tableau Excel et je transmets en fin d’année ce tableau à mon expert-comptable.

Privilégier l’usage des transports en commun.

Souvent sous-estimés, les transports publics sont une solution permettant de diminuer significativement les dépenses liés aux déplacements. Moins onéreux que l’automobile individuelle, ils possèdent en plus un avantage non négligeable : celui de permettre au travailleur indépendant de combiner travail et transport.

L’économie dépasse donc le simple coût du carburant, englobant également le temps économisé.

Structurer soigneusement ses déplacements à l’avance.

L’organisation est le parent pauvre de l’optimisation des dépenses ! Planifier et regrouper ses déplacements, que ce soit pour des rendez-vous professionnels ou des tâches diverses, permet de réduire considérablement les dépenses superflues liées à l’itinérance.

Cette structuration élimine les déplacements inutiles et garantit une meilleure utilisation du temps, une ressource précieuse pour tout freelance.

Un choix judicieux pour mieux gérer ses dépenses, c’est de réduire la fréquence des déplacements.

En effet, diminuer la récurrence des déplacements reste une stratégie efficace pour limiter les dépenses. Plusieurs solutions s’offrent à vous : digitaliser les rendez-vous grâce aux réunions virtuelles ou regrouper plusieurs tâches en une seule sortie. Cette logique d’économie de mouvement permettra d’alléger considérablement le budget transport, prouvant une fois de plus que qui peut le moins peut le plus.

Explorer les bénéfices du covoiturage.

Le covoiturage est une pratique en pleine expansion qui offre une alternative rentable aux modes de transport conventionnels, particulièrement pour les longs trajets.

Utiliser des applications dédiées au covoiturage permet non seulement de réduire ses dépenses de transport, mais crée également une occasion d’élargir son réseau professionnel. Le covoiturage gagne donc à être connu et utilisé.

3/ Organiser son espace de travail de manière optimale.

Espaces de coworking : la beauté du partage.

Bien gérer ses dépenses en tant que freelance implique souvent de repenser son espace de travail. Les espaces de coworking, offrant un environnement professionnel sans les coûts d’un bureau traditionnel, s’avèrent être une solution économique captivante. Évidemment, l’objectif est de privilégier des options abordables tout en bénéficiant d’un cadre de travail stimulant.

Domiciliation intelligente : efficacité et économies.

L’optimisation de votre bureau à domicile constitue une autre stratégie pour réduire ses dépenses. En structurant bien cet espace, en séparant vie personnelle et professionnelle, on favorise sa productivité. La clé se trouve dans l’utilisation judicieuse de chaque mètre carré pour éviter des investissements inutiles.

logiciel de planification des taches

Ergonomie du mobilier : un investissement rentable.

Passer à l’achat de mobilier et matériel ergonomiques peut sembler onéreux au premier abord. Cependant, il est important de voir cela comme un investissement durable à long terme. En améliorant le confort et la santé du travailleur, ces équipements permettent d’augmenter la productivité et de réduire les risques de problèmes de santé qui pourraient engendrer des coûts supplémentaires.

Services de télécommunication : à vos calculatrices !

Enfin, n’oubliez pas d’évaluer vos dépenses en services de télécommunication. Les tarifs varient considérablement d’un fournisseur à l’autre, alors assurez-vous de faire le bon choix. Il peut être intéressant d’opter pour des offres regroupées, ou des remises pour freelances. La clé est de bien cerner ses besoins pour ne payer que pour les services dont on a réellement l’utilité.

4/ Rationaliser les frais de communication.

Faites-vous le choix des bonnes solutions de communication ?

Beaucoup de freelances succombent à l’attrait des logiciels de communication payants, pensant qu’ils sont une nécessité pour une communication professionnelle efficace. 

C’est là qu’ils ont tort.

 Les outils de communication gratuits tels que Skype, Google Meet ou encore Zoom peuvent très bien faire l’affaire. Ces plateformes n’offrent pas seulement des services de messagerie, mais permettent également de réaliser des appels vidéo, des webinaires et des partages d’écran.

Libérez-vous des abonnements à des logiciels non nécessaires.

Les abonnements à des logiciels peuvent s’accumuler rapidement et peser lourd sur le budget de tout freelance. Il serait avisé de revoir tous les abonnements en cours et de se séparer de ceux qui sont redondants ou peu utilisés.

Les abonnements superflus absorbent souvent une part non négligeable du budget et leur élimination peut réduire considérablement les frais généraux.

Au lieu de payer des abonnements, optez pour des logiciels avec une licence à vie, cela semble plus cher dans l’immédiat, mais au bout de 2 ou 3 ans vous y gagnez largement.

Optimisez la dépense de la messagerie électronique.

Avez-vous envisagé l’impact de votre système de messagerie électronique sur vos dépenses ?

L’optimisation de ces frais, passe par l’utilisation de messageries gratuites comme Gmail ou Outlook pour la majorité de vos communications. Cela peut impliquer de réduire l’achat d’espaces de stockage supplémentaires ou de licences multiples.

Il est primordial de prendre en compte le coût-bénéfice avant de décider d’investir dans une solution de messagerie payante.
L’outil de messagerie Thunderbird est gratuit, et ce logiciel vous permet gérer plusieurs emails différents.

5/ Bénéficier des avantages fiscaux et des aides.

Investir dans l’arène des bénéfices fiscaux.

Il est incontestable que les avantages fiscaux sont un pilier solide pour permettre au freelance de gérer ses dépenses. Si vous êtes dans la peau d’un indépendant, vous pouvez bénéficier de régimes fiscaux avantageux. Il existe plusieurs options, telles que le régime réel simplifié d’imposition ou le prélèvement forfaitaire libératoire. L’objectif est de payer moins pour gagner plus.

Activer les sources de subventions.

Les aides et subventions fournies par différentes entités peuvent réduire considérablement les coûts. Différents programmes d’aide, allant des prêts à taux réduit aux subventions non remboursables, sont disponibles pour les freelances. Il suffit de prendre le temps de les chercher et de les demander. C’est une source d’investissement trop souvent négligée qui mérite toute votre attention.

Par exemple, si vous avez droit à l’ACRE, vous bénéficiez d’une exonération de 50 % de vos cotisations sociales pendant 12 mois.

6/ L’auto-entrepreneuriat pour mieux gérer ses dépenses.

Être un auto-entrepreneur offre une multitude d’avantages qui peuvent contribuer à réduire ses dépenses. Au-delà de la simplicité de la création et de la gestion, ce régime permet également de bénéficier de faibles charges sociales et fiscales. Une cartographie appropriée de ces avantages peut entraîner une baisse significative des coûts.
Par exemple, si vous vendez des prestations de service, les charges sociales en tant qu’auto-entrepreneur sont d’environ 21 % du chiffre d’affaires hors taxe.
Par contre en tant que société (EURL ou SARL) le taux de charge sociale est d’environ 45 % de vos revenus nets.

Exemple :
Vous avez dans l’année un chiffre d’affaires hors taxe de 30 000 €
et sur ce montant vous vous versez un salaire de 25 000 €
En Auto-entrepreneur vos charges sociales s’élèvent à : 6300 €
En EURL, vos charges sociales s’élèvent à : 11 250 €

7/ Se former pour gagner.

Investir dans la formation continue peut sembler contre-intuitif lorsque l’on cherche à gérer ses dépenses. Pourtant, cela peut vous permettre de bénéficier de crédits d’impôt pour les dépenses de formation. Cette formation est une arme à double tranchant : elle vous permet non seulement de perfectionner vos compétences, mais aussi de déduire vos dépenses de formation de vos impôts, réduisant ainsi vos charges.

8/ Notez vos dépenses.

C’est fondamental pour économiser de l’argent, assurez-vous de consigner scrupuleusement toutes vos dépenses ! Que vous ayez effectué un paiement en espèces, par chèque ou par carte bancaire, prenez des notes exhaustives. Des frais PayPal aux acquisitions de nouveaux équipements, du loyer de l’espace de coworking aux coûts des logiciels de comptabilité en ligne, des dépenses en carburant aux frais de restauration lors de vos déplacements pour rencontrer un client, rien ne doit être négligé.

Cette approche au jour le jour, ce n’est pas forcément facile. Pour cela ne vous perdez pas dans les détails. Il est inutile de noter que vous avez payé une biere par exemple. La méthode la plus simple pour noter vos dépenses, c’est d’ouvrir un cahier (ou un tableur Excel) et d’écrire les paiements effectués dans la journée concernant votre entreprise.

Pour simplifier cette gestion des dépenses, pensez à acheter en quantité. Je m’explique : n’achetez pas 1 cahier, achetez 10 cahiers.

Par exemple :

– Achat de carburant.

– Achat d’un abonnement à …

– Achat de fournitures.

À la fin de chaque mois ou semaine, effectuez un bilan :
Quelles charges pèsent le plus sur vos finances ?
Comment pouvez-vous les réduire ?

Même si vos prélèvements en banque sont effectués une fois par an (ou par trimestre) ramenez tous les montant au mois. Ainsi par exemple dans votre budget mensuel des dépenses vous pourriez avoir les rubriques suivantes :

  • Assurance Pro
  • Frais Bancaires.
  • Loyer (ou Taxe foncière si vous travaillez à domicile)
  • Abonnement internet
  • Abonnement mobile
  • Impôts sur le revenu
  • Assurance véhicule
  • Autres assurances
  • Dépenses en carburant
  • Electricité
  • Eau

Plus vous serez rigoureux dans le suivi de vos dépenses, plus vous serez en mesure de prendre des décisions judicieuses lors de vos achats, ce qui se traduira par des économies substantielles.
Et, c’est également essentiel pour calculer votre point mort financier.

Pour noter toutes vos dépenses en tant que freelance, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité. Il existe plusieurs options disponibles, telles que QuickBooks, FreshBooks et Zoho Books. Ces logiciels permettent de gérer ses dépenses, de facturer les clients et de générer des rapports financiers.

Vous pouvez également utiliser des applications mobiles telles que Expensify et Receipt Bank pour numériser et enregistrer vos reçus. Enfin, vous pouvez également tenir un registre manuel de vos frais en utilisant un tableur tel que Microsoft Excel ou Google Sheets.

9/ En SARL bien gérer ses dépenses en déduisant vos frais professionnels.

La déduction des frais professionnels offre l’opportunité de réduire votre revenu imposable. Vous avez le choix parmi différents types de dépenses, notamment les frais de transport, de fournitures, de communication, de formation, de loyers, de repas, et bien d’autres. Cependant, les déductions auxquelles vous avez droit dépendent de votre statut juridique.
Si vous exercez en tant qu’entreprise individuelle, il est essentiel de conserver scrupuleusement tous les justificatifs de paiement de vos frais professionnels. Idéalement, il est recommandé de disposer d’un compte bancaire et d’un chéquier spécifiquement dédiés à votre activité.

Si vous êtes en SARL, pour la gestion de vos frais professionnels, oubliez les notes de frais que vous envoyez à votre comptable.
Obtenez une carte bancaire d’entreprise.
Une carte bancaire d’entreprise est également appelée carte professionnelle.

Grâce à elle, vous arrêtez de perdre votre temps à rédiger des notes de frais pour la comptabilité et vous pouvez gérer de façon simplifiée l’ensemble de vos dépenses professionnelles.
Cela vous coûtera entre 80 € et 150 € par an, mais grâce à cela vous pouvez économiser entre 3 et 6 heures de temps par mois.

En revanche, en tant qu’auto-entrepreneur, la situation est plus complexe, car vous ne pouvez pas déduire les dépenses. Vous bénéficiez d’un abattement forfaitaire correspondant à des dépenses estimées. Il est donc crucial de maintenir un suivi précis de vos dépenses pour déterminer si elles entrent dans le cadre de l’abattement prévu par les règles fiscales.

En cas de dépassement modéré, vous avez la possibilité d’ajuster vos tarifs. Cependant, si vos dépenses sont considérables, vous pourriez envisager de changer de statut afin de bénéficier de déductions plus avantageuses et réaliser des économies substantielles.

Les entrepreneurs ont tendance à se focaliser sur les différences en matière de cotisations sociales entre une auto-entreprise et une société, tout en négligeant le potentiel économique de la déduction des dépenses, qui varie en fonction de l’activité. Pour optimiser au mieux cette démarche, il est recommandé de solliciter les services d’un comptable, pour déterminer les déductions possibles en fonction de votre statut.

10/ Optimisez votre temps.

journée productive

Vous connaissez la citation de Benjamin Franklin « Time is money » (Le temps c’est de l’argent).
Plus vous arriverez à vous dégager du temps et plus vous pourrez profiter de ce temps gagné pour apporter de la valeur à votre entreprise.

Au début de mon activité, je devais passer environ 6 heures par semaine à m’occuper de paperasses diverses. Aujourd’hui à force d’automatisation et d’optimisations je ne dépasse pas 1 heure par semaine.
Aussi, ne négligez pas cela, car savoir bien gérer son temps est une science essentielle dans la vie d’un freelance.

Quelle est la meilleure application pour gérer son budget ?

Vous devez séparer la trésorerie de votre entreprise et votre budget personnel. Cependant, en tant que freelance, il existe un lien réel entre la trésorerie de votre entreprise et votre budget personnel. En effet, si dans votre entreprise vous n’avez plus assez de trésoreries pour régler votre salaire mensuel, le paiement sera différé. Donc bien gérer ses dépenses personnelles c’est crucial pour durer dans le temps.
Utilisez un outil performant, c’est une bonne méthode pour bien gérer ses dépenses.
Certaines banques proposent des logiciels adaptés.

Préalablement, je conseillais à mes clients, l’application Mint. Toutefois, ce logiciel sera supprimé en janvier 2024. Alors, pour gérer son budget de manière efficace, je vous conseille l’application Wallet qui se distingue comme une solution complète et intuitive. Elle offre une vue d’ensemble de vos finances en connectant tous vos comptes bancaires, cartes de crédit, ainsi que vos prêts et investissements. 

Avec Wallet, vous pouvez facilement créer un budget prévisionnel, suivre vos dépenses par catégorie — que ce soit pour le logement, l’alimentaire ou les loisirs — et définir des objectifs d’épargne. L’application analyse vos habitudes de consommation et vous propose des conseils personnalisés pour optimiser votre gestion budgétaire. 

De plus, elle vous alerte en temps réel en cas de dépenses inhabituelles ou, si vous approchez la limite de votre budget. Wallet est particulièrement appréciée pour sa capacité à donner aux utilisateurs un contrôle total sur leur argent, contribuant ainsi à une meilleure santé financière. Si vous cherchez à avoir une gestion de vos finances sous contrôle, à éviter les dépenses superflues et à mettre de côté une somme conséquente pour vos projets futurs, Wallet pourrait être l’outil idéal pour vous accompagner au quotidien dans la réalisation de ces objectifs. 

Conclusion.

Savoir bien gérer ses dépenses s’avère crucial pour la réussite de votre activité de freelance. En adoptant ces 10 conseils, vous pouvez maximiser vos économies en attendant de générer des bénéfices plus conséquents. 

Dès que vous commencerez à réaliser des bénéfices, il est conseillé d’en réinvestir une partie dans du matériel de meilleure qualité, des outils permettant de gagner du temps, ainsi que dans la sous-traitance des tâches à faible valeur ajoutée.
C’est à ce moment que s’amorcera un cercle vertueux pour votre activité, et vous verrez votre chiffre d’affaires progresser.

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Jean-Paul RIVES

Organisation au travail et efficacité des freelances.
Auteur :
Jean-Paul RIVES

Passionné d’organisation, j’ai dirigé de nombreux projets pour des PME et je me suis lancé il y a plus de 16 ans maintenant en tant que travailleur indépendant.
J’ai créé ce blog pour aider les freelances, travailleurs indépendants, formateurs, auto-entrepreneurs et infopreneurs à vivre sereinement de leur propre activité.

Cet article a été publié en premier sur le site : azl.mysoftcompagnon.fr
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