Last Updated on 30/04/2024 by Jean-Paul RIVES

Organiser sa journée de travail pour une journée productive et efficace.

Vous êtes peut-être quelqu’un de très ambitieux.
Vous avez surement des plans extraordinaires.
Je le sais, car c’est dans la sève de beaucoup d’entrepreneurs et de freelances.
Tout ça, évidemment c’est hyper motivant.
Cependant, la seule chose qui compte pour avancer vers vos objectifs, c’est quoi ?

Je vais vous le dire !


C’est ce que vous allez accomplir aujourd’hui !

Pourquoi ?

Parce qu’un grand objectif n’est jamais que l’addition de petits objectifs journaliers.

Saviez-vous qu’il est possible de planifier sa journée de manière à gagner du temps et atteindre des résultats remarquables ?
Comme empiler des pièces de puzzle, il vous suffit de trouver la bonne méthode, la bonne formule pour structurer vos tâches quotidiennes.

Organiser sa journée de travail et suivre un emploi du temps peut demander une certaine rigueur, mais rapidement vous vous en féliciterez. Vous vous sentirez moins stressé et plus au contrôle de votre vie.

Alors, comment faire la planification d’une journée productive et super efficace ?

journée productive

L’essentiel, c’est votre routine productive matinale et c’est ce que l’on va détailler maintenant.

Conseil 1 : La routine productive pour bien organiser sa journée de travail.

Le rituel du matin.

Comment avoir une routine productive ?

Il est important de prendre de bonnes habitudes dès le réveil. Les gens qui réussissent ont tous un rituel.
C’est la routine productive du matin qui amènera l’efficacité de votre journée.
Regardez, c’est mathématique : dans un match de foot, l’équipe qui marque les 2 premier-but a beaucoup plus de chance de gagner la rencontre.
Donc, la première chose à faire c’est de prendre conscience de votre rituel.
Ensuite, il faudra essayer de l’améliorer petit à petit.

Tous les sportifs de haut niveau se mettent en condition avant une compétition.
Un bon rituel le matin, c’est se mettre en condition pour la réussite d’une journée productive.

Mais, comment mettre en place  une bonne routine productive matinale ?

me demande Sophie avec de grands yeux d’autruche …

C’est ce que nous allons voir maintenant ma chère.

Exemple d’une "Morning routine" bien conçue.

Le matin après la toilette et le petit-déj.

  1.  Commencez par 10 minutes de méditation pendant laquelle vous visualisez la réussite de votre journée de travail.
    Une vraie méditation Sophie, pas une petite reflexion avec le cul sur votre cuvette de WC !
  2.  Ensuite, pour réveiller le corps, vous pouvez continuer par 10 à 20 minutes de gymnastique douce.
    Le fait de réveiller son corps avec de l’exercice stimule votre mental et votre énergie.
    « emotion is created by motion »
    (les émotions sont créées par le mouvement…)
    Tony Robbins.
  3.  Regardez votre plan de la journée de la veille.
  4.  Si une ou plusieurs tâches n’ont pas été accomplies : pourquoi ? Pouvez-vous faire les choses différemment aujourd’hui ?
  5.  Reportez sur votre plan de la journée les tâches prévues la veille et qui n’ont pas été réalisées.
  6.  Regardez votre planning hebdomadaire, barrez ce qui a été fait et évaluez la prochaine priorité.
  7.  Prenez 5 minutes pour décider ce que vous allez faire aujourd’hui.
  8.  Écrivez et listez  votre todo list des tâches par ordre de priorité.

Comment faire pour améliorer sa routine productive matinale ?

La routine productive matinale

Comment être productif le matin ?

Voici 5 conseils pour changer vos habitudes du matin :

  1. Ne pas essayer de tout changer du jour au lendemain, car cela ne fonctionnera pas.
    La mise en place de nouvelles habitudes ne peut se faire que « Step by Step ».
  2.  S’observer : Analysez vos habitudes actuelles et regardez ce quelles vous apportent ou pas.
  3. Éliminer les mauvaises habitudes :
    Par exemple, allumer une cigarette dès le réveil
    Regarder ses e-mails à peine arriver au bureau.
    Se connecter sur les réseaux sociaux pour voir les messages éventuels.
  4. Décider de changer votre rituel.
    Tous les processus passent préalablement par une décision, mais cette décision doit être ferme.
    Ne pas se dire « Je le mettrai en place peut-être le mois prochain. »
    Mais plutôt : « C’est pour ma vie et ma réussite, je décide dès demain de mettre en place cette nouvelle habitude ».
  5. Passer à l’action.
    Chaque semaine, essayez de mettre en place une nouvelle habitude bénéfique ou supprimer une habitude qui me fait perdre du temps ou freine mon évolution.

Les conseils bidons que vous trouverez parfois sur la toile.

Se lever tôt !

Pourquoi c’est bidon ?

Parce que chacun a son propre rythme biologique. Ainsi certains auront plus d’énergie le soir et d’autres le matin. C’est ce qu’on appelle le cycle circadien.
Si vous avez un travail ou un horaire qui perturbe votre rythme circadien (en vous obligeant par exemple à vous réveiller tôt ), cela peut avoir des répercussions physiques et mentales négatives.
La bonne nouvelle pour un freelance, c’est qu’il peut adapter ses horaires de travail à ses pics de productivité.

Quand il était jeune, Socrate n’aimait pas se lever tôt !
Un jour un professeur lui dit :
– « Socrate, je vais te raconter une belle histoire, et tu me diras qu’est-ce que tu en as retiré.
Il y avait deux oiseaux, dont l’un s’est réveillé tôt et a mangé des insectes et a nourri ses petits, et le second s’est réveillé tard et n’a rien trouvé à manger… Qu’as-tu retiré de l’histoire, Socrate ?! « 
Socrate :
 » Les insectes qui se lèvent tôt se font mangés par les oiseaux ! « 

Bon, j’espère que vous avez saisi l’importance d’une bonne routine productive du matin pour bien organiser sa journée de travail.
Maintenant passons au bon déroulement d’une journée productive.

Réduire d’une heure son temps de sommeil.

Là c’est même plus que bidon, c’est nocif.

Il est essentiel de reconnaître l’effet profond que notre relaxation, notre sommeil et notre routine quotidienne ont sur nos efforts, nos divertissements et nos activités.

Votre corps a besoin de sommeil pour se renouveler. Donc, si vous ne réservez pas du temps pour votre sommeil et votre santé vous serez alors obligé d’en prendre pour la maladie.

Manger la grenouille !

Dans un nombre incalculable de blogs, vous trouverez ce conseil basé sur une phrase de Mark Twain :
« Mangez une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée. »

Cela voudrait dire que la première chose que vous devriez faire le matin est de faire la tâche qui vous semble la plus pénible.
Personnellement, j’ai horreur de consacrer du temps à l’administratif. Et, si tous les jours je commençais par l’administratif, je négligerais la tâche fondamentale qui me ferait avancer vers mon objectif.

Or, je pense que le résultat primordial d’une journée productive au travail c’est avant tout de progresser vers son objectif principal.

Donc, malgré tout le respect que j’ai pour Mark Twain, je suis sûr que pour une journée productive, la tâche essentielle à réaliser en premier ce n’est pas de « manger la grenouille ».

Conseil 2 : Pour la planification de la journée, groupez, et différenciez votre todo-list.

Différenciez deux groupes de tâches : les tâches professionnelles et les tâches personnelles. Faites des todo-list séparées concernant ces deux ensembles.

Vous pouvez utiliser un logiciel ou un agenda, mais le plus simple et le plus efficace c’est d’écrire les tâches dans un cahier journalier ou un Bullet Journal.
Dans chaque groupe, différenciez chaque tâche en indiquant les impératifs.

C’est quoi une tâche que l’on doit exécuter impérativement ?

C’est les actions qui sont difficilement reportables.
Exemples :
Dans le groupe de vos tâches professionnelles
– Un rendez-vous avec un client.
– Une réunion avec des collaborateurs.
– Un rendez-vous avec votre banquier.

Dans le groupe de vos tâches personnelles.
– Votre toilette matinale.
– Aller chercher vos enfants à l’école.
– Un rendez-vous avec votre médecin.
– Préparer le repas.
– Un événement particulier concernant votre famille ou amis (anniversaire – invitation …)

Attention, ici le terme impératif ne désigne pas l’importance de la tâche.
Par exemple, une réunion planifiée est un impératif, mais ce n’est peut-être pas très important.

Conseil 3 : Comment bien planifier sa journée et prioriser vos tâches.

Choisissez bien vos objectifs.
Principe de Pareto :
“80 % des résultats découleront de 20 % de votre travail”

Pour bien organiser sa journée de travail, il est essentiel de déterminer une tâche principale à réaliser.

Dans le groupe des tâches professionnelles, Définissez en premier LA TÂCHE ESSENTIELLE ET PRIORITAIRE à réaliser impérativement aujourd’hui.

“Quelle est la chose ESSENTIELLE que je peux faire dans la journée de telle sorte qu’en la faisant, tout le reste deviendra plus facile voire inutile ?”

Dans son livre « The One Thing » Gary Keller l’appelle la Question Déterminante.

Si vous me suivez, vous savez que je suis un inconditionnel des plannings hebdomadaires, mensuels et éventuellement trimestriel (ça s’arrête l, car planifier une année ça sert à quedalle). Donc dans votre planning de la semaine vous avez également noté la tâche essentielle à réaliser pour vous rapprocher de votre objectif mensuel.

Pour définir le but essentiel de votre journée productive, utilisez la question suivante (inspirée du livre « THE ONE THING » de de Gary Keller et Jay Papasan )
« QUELLE EST LA CHOSE ESSENTIELLE QUE JE PEUX FAIRE CE JOUR
QUI ME RAPPROCHERA DE MON BUT HEBDOMADAIRE  ? « 
L’intérêt de cette question est qu’elle vous permet de vous concentrer sur une seule chose : celle avec la plus haute priorité.

Ensuite, faites de cette tâche la priorité absolue.

Sélectionnez deux autres objectifs de votre journée.

Enfin, dans votre check liste de la journée définissez au maximum 2 objectifs secondaires (pas plus) à effectuer dans la journée.

Pour définir ces tâches secondaires que vous comptez réaliser dans la journée servez vous de la matrice d’Eisenhower.
Les priorités seront accordées suivant cet ordre :
1- Les tâches Importantes et Urgentes.
2- Les tâches Importantes et non Urgentes.
3- Les tâches non Importantes et Urgentes.
4- Les tâches non Importantes et non urgentes.

Privilégiez les travaux importants et urgents. Ces actions doivent constituer le top de vos priorités car c’est celles qui vous rapprocheront petit à petit de votre objectif.
Puis par les tâches importantes et non urgentes.
Ensuite par les tâches urgentes, mais non importantes.
Si une tâche n’est ni urgente ni importante, supprimez-la.

Remarque : Il est parfois difficile de définir les niveaux d’importance et d’urgence d’une tâche. Dans le logiciel AURELIS, un module I.A. vous permet d’estimer en détail le niveau de chaque tâche.

Notez bien dans votre tête que l’essentiel est d’effectuer au moins votre objectif principal de la journée. Ne vous inquiétez pas, si les autres actions que vous avez listées ne sont pas toutes réalisées elles seront automatiquement reportées le lendemain.

Notez la tâche importante mais qui vous rebute le plus.

Vous savez, c’est cette putain de tâche importante qui vous empoisonne la vie et que vous repoussez constamment.

Par exemple, faire un plan détaillé de toutes les tâches nécessaires pour l’avancement de votre projet.

Aller, aujourd’hui on va s’y mettre, donc cochez là en tant qu’objectif.

Conseil 4 : Par quelles actions commencer votre journée productive de travail ?

Vous savez, c’est cette putain de tâche importante qui vous empoisonne la vie et que vous repoussez constamment.

Remarque : Ici, ce n’est pas « manger la grenouille », c’est une tâche IMPORTANTE, mais pas forcément urgente.
Par exemple, faire un plan détaillé de toutes les tâches nécessaires pour l’avancement de votre projet.

Aller, aujourd’hui on va s’y mettre, donc cochez là en tant qu’objectif.

Conseil 5 : œuvrer en flux continu !

Loi de Carlson :
« Un travail effectué en continu prend moins de temps que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

En effet, on est beaucoup plus efficace quand on travaille en flux continu.
Par exemple : Dans votre planning de la semaine, vous avez décidé de consacrer 5 heures à votre formation, 20 heures en production, 5 heures en travail administratif et 5 heures d’activité commerciale.

On pourrait avoir tendance à définir notre plan journalier comme cela :
Matin :
Production –> 4 heures
AM :
Administratif –> 1 heure Commercial –> 1 heure Formation –> 1 heure
Ce serait une erreur : Par expérience, vous verrez que la partie « Formation » ne serait pas souvent effectuée. De plus, ce planning ne sera pas très efficace. Vous perdrez environ 20 % de votre temps à vous remettre sur différentes tâches.

La solution que l’on pourrait adopter dans ce cas de figure serait :
Lundi : Objectif principal Production –> 7 heures

Mardi : Objectif principal Commercial –> 5 heures
Objectif secondaire Production –> 2 heures

Mercredi : Objectif principal Production –> 7 heures

Jeudi : Objectif principal Formation interne –> 5 heures
Objectif secondaire Production –> 2 heures

Vendredi : Objectif principal Administratif –> 5 heures
Objectif secondaire Production –> 2 heures

C’est déjà beaucoup mieux.

Conseil 6 : Se focaliser sur l’action présente.

L’important c’est MAINTENANT.
Sélectionnez le travail à effectuer MAINTENANT puis maintenez votre attention et votre concentration sur le travail en cours.

« La concentration est la faculté qui crée les surhommes »

Donc, évitez au maximum les interruptions (émails, smartphone, enfants…)
Pour rester focalisé, le moyen le plus efficace est d’arriver à vous libérer de votre mental (toutes les pensées conscientes ou inconscientes sur le futur ou le passé).

C’est souvent difficile, car « le présent est une lame de rasoir » Eckart TOLLE.

Mais si vous y arrivez, votre productivité sera décuplée.
Par exemple quand je suis sur une piste de ski supérieure à mes capacités, je suis tellement concentré sur mes gestes et actions que toutes les autres pensées semblent inexistantes. Pour une efficacité maximum, je pense que c’est cet état-là qu’il faut arriver à atteindre.

« L’essence même de la philosophie zen consiste à avancer sur la lame de rasoir qu’est le présent, à être si totalement et complètement présent qu’aucune souffrance, rien qui ne soit pas vous en essence, ne puisse survivre en vous. Le temps étant ainsi absent, tous vos problèmes se dissolvent. La souffrance a besoin du temps : elle ne peut survivre dans le présent. Le grand maître zen Rinzai avait souvent l’habitude de lever le doigt et de poser lentement la question suivante à ses élèves pour les obliger à se détourner de l’attention qu’ils accordaient au temps : “en ce moment, que manque-t-il ?”. C’est une question puissante, qui exige une réponse ne provenant pas du mental. Elle est conçue pour ramener votre attention profondément dans le présent. Il existe une autre question dans la tradition zen : “si ce n’est pas maintenant, quand alors ?” 

Conseil 7 : Faites des pauses.

Loi D'ILLICH
Loi de ILLICH : “Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative”.

Toutes les heures, effectuez une pause. Pour cela, programmez des alarmes sur votre smartphone ou utilisez la technique “POMODORO”.
La méthode POMODORO préconise de faire une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes (personnellement, je préconise une pause un peu plus longue toutes les heures). Cette méthode est très efficace, car elle vous force à vous focaliser sur une seule tâche à la fois pendant un temps déterminé.

Si l’on néglige ces haltes, la fatigue aidant, on fait des erreurs et donc on perd plus de temps que l’on en gagne.

Toutefois pendant les interruptions, il faut réellement se reposer (faire un exercice physique, de la méditation…) et non pas attaquer une autre tâche (comme répondre à un émail par exemple).
Mettez en place de nouvelles habitudes pour les pauses. Par exemple boire un café ou un grand verre d’eau, faire 10 minutes de trampoline (important pour l’équilibre mental et physique).

S’accorder un vrai moment de répit, que ce soit pour souffler et penser à autre chose, évacuer ses tensions, permet d’accroître sa créativité. En effet, c’est souvent durant les pauses que l’on trouve des solutions aux problèmes en cours ou de nouvelles idées.

Il est vrai que cette méthode s’applique surtout pour le travail intellectuel en bureau. Toutefois, un maçon par exemple aura aussi intérêt à l’appliquer ne serait-ce que pour boire un peu d’eau toutes les heures ainsi il sera moins épuisé est plus efficace sur le long terme.

Cette pratique nécessite une certaine discipline qui n’est pas évidente à employer au départ. Cependant, je vous conseille fortement de l’appliquer parce que vous serez plus productif et en fin de journée vous serez moins fatigué pour prendre du temps avec votre famille.

Même si vos objectifs du jour vous semblent très nombreux, faire du forcing
n’apportera rien de positif. Faites une pause, un petit somme, ou amusez-vous et
revenez lorsque vous vous sentez rafraîchi(e). Vous serez alors bien plus performant(e).

Conseil 8 : Renoncez, élaguez, supprimez, ne conservez que l'essentiel.

« Ils s’intoxiquent de travail afin de ne pas voir qui ils sont vraiment. »

Faire MOINS mais MIEUX :
La solution n’est pas de faire plus de tâches , mais d’identifier les tâches qui vont avoir un effet de levier, un effet stratégique pour votre activité.

Le problème d’une todo list trop importante c’est la perte de motivation car une liste énorme de tâches , c’est démoralisant.

Et aussi, se charger d’un surplus de tâches peut être considéré comme une forme de paresse.
Réfléchissez : est-ce que cela n’est pas fait pour éviter de vous confronter à la réalité ?

La planification d’une journée sera difficile si vous avez trop de projets à produire ou trop d’idées à mettre en place.

En 1997, Steve Job revient chez Apple alors au bord de la faillite. Pour remonter cette entreprise, sa plus grande décision a été de jeter à la poubelle 70 % des produits. Son équipe se concentre alors uniquement sur quelques produits à forts potentiels. Aujourd’hui, on voit le résultat de cette décision.

“ Décider de ce qu’on ne doit plus faire est aussi important que de décider quoi faire. C’est vrai pour le management des sociétés, c’est aussi vrai pour les produits.

.......

Les gens pensent que se concentrer signifie dire « oui » aux choses importantes. Mais ce n’est pas sa signification profonde. Il s’agit de dire “ non ” à la centaine d’autres bonnes idées disponibles. Vous devez choisir avec attention. Je suis aussi fier des choses que nous n’avons pas faites que des projets que nous avons accomplis ”. 

la planification d'une journée cela commence par supprimer.

Tous les jours, regardez le total du temps programmé dans l’organisation de votre journée, il ne devrait pas dépasser 7 heures pour votre travail effectif (pauses comprises).

Réfléchissez :
Si en fin de journée vous êtes en avance, et vous avez même commencé à attaquer un ouvrage que vous aviez planifié pour le lendemain comment vous sentirez vous.
Si le soir, malgré vos efforts vous n’avez effectué que 60 % du travail prévu, quelles seront vos émotions ?

Pour éviter cette erreur, planifiez comme un pessimiste. Partez du principe que vos journées ne se passeront jamais comme prévu et définissez vos tâches en conséquence.

Conseil 9 : Décalez vos tâches.

Pris dans le tumulte ambiant, dans cette économie de surinformations, on a souvent le cerveau qui surchauffe n’est-ce pas ? On pense à réparer quelque chose dans la maison, à ranger une pièce, à répondre à des e-mails, à appeler un ami pour une sortie, à aller chercher les enfants, etc.
La solution, c’est le décalage temporel, car plus une corvée devient urgente, plus elle nous travaille. Par contre si le travail prévu est éloigné dans le temps on est détendu.
Pour cela, classez vos tâches en 4 niveaux : 
– Les tâches à faire aujourd’hui.
– Les tâches à réaliser dans la semaine.
– Les tâches à réaliser dans le mois.
– Les tâches à réaliser plus tard.

Ainsi, si dans votre planning la tâche apparaît aujourd’hui, mais elle n’est indispensable à faire dans la journée, il suffit de la décaler dans le planning.

Remarque : Le logiciel AURELIS inclus un module d’intelligence artificielle que permet un décalage cybernétique des tâches.

C’est quoi ce truc de décalage cybernétique ? m’a demandé Charlotte .
En fait, en fonction de quelques paramètres saisis au départ (comme par exemple pas de travail le Dimanche ou le Vendredi est réservé uniquement pour les activités commerciales) le système va calculer automatiquement la nouvelle date prévue de réalisation de la tâche.

Conseil 10 : Organisez sa journée de travail en prenant en compte les imprévus.

Dans votre planning, prévoyez au moins deux heures de battement, car il y a souvent des impondérables à régler rapidement.
En effet, dans une journée, il y a toujours des événements imprévus. Le comptable qui vous appelle pour vous demander un nouveau document urgent, un client qui vous envoie un e-mail pour un renseignement urgent, votre compagne ou compagnon qui vous demande de l’aider pour une bricole, votre enfant qui n’arrive pas à faire un exercice… Ces actions imprévues chamboulent votre planning.

Pour cela je vous conseille de suivre les règles suivantes :
— Si l’action à effectuer ne prend pas plus de 5 minutes, faites là de suite sans la noter dans votre planning. Cela vous évitera d’encombrer votre cerveau.

— Si le travail demandé est important, planifiez-le en fin de journée s’il vous reste du temps ou pour le lendemain matin (c’est pour cela qu’il est nécessaire de prévoir une tranche de temps 1 ou 2 heures suivant votre activité pour les imprévus). L’erreur la plus fréquente est de vouloir s’en occuper de suite. La majorité des actions que l’on pense urgentes peuvent attendre quelques heures.

— Si cette tâche imprévue semble importante, mais moins urgente, planifiez là dans la semaine en décalant dans votre agenda certaines tâches moins importantes.

— Si la demande n’est ni urgente ni importante, sachez dire NON. Savoir dire NON est une des sciences les plus importantes à acquérir pour bien gérer un emploi du temps.

Attention à bien réfléchir au fait que les priorités des autres ne sont pas vos priorités. Donc, même s’il faut essayer d’aider dans la mesure du possible, faites attention à ne pas remettre en cause trop souvent votre planning pour faire plaisir.

Conseil 11 : Organisez votre journée productive avec des blocs de temps.

organiser sa journée de travail

La stratégie « Time Blocking » est une méthode ultra efficace pour booster votre productivité. Elle consiste à organiser sa journée de travail en blocs de temps.

Les blocs « Prioritaires » dans lesquels vous réalisez les tâches essentielles que vous avez définies en début de journée (pour les zappeurs voir le conseil N°3).
Les blocs « Secondaires » pendant lesquels vous réalisez les autres tâches.
Les blocs « Libres » pour gérer les imprévus.

On peut également définir d’autres blocs spécifiques.
Exemple, en définissant un bloc « Emails » à un certain moment de la journée, vous savez que vous avez défini un bloc spécial pour cette activité et donc cela vous évite d’ouvrir votre boîte de couriels à chaque notification.

Concrètement, cela permet de se donner des limites de temps pour réaliser telle ou telle tâche.
Ainsi, si votre temps de travail est limité en blocs de temps, vous accomplirez vos tâches plus efficacement que si vous vous donnez la journée pour les faire.

C’est vraiment une stratégie que je vous recommande. Pour en savoir plus sur cette méthode, j’ai écrit un article très complet sur la technique « Time Blocking » .

Conseil 12 : Luttez contre la procrastination.

La procrastination est un obstacle majeur qui ralentit votre progression vers vos objectifs et peut même causer du stress supplémentaire. Si vous avez tendance à procrastiner, il est essentiel de trouver une motivation positive et d’utiliser des techniques spécifiques pour surmonter votre manque de productivité.

Personellement j’utilise la règle magique TBP (Time Blocking Procrastination). Dans mon planning hebdomadaire je prévois dans la semaine (généralement le dimanche matin) un bloc de temps de temps spécifique pour la procrastination.

Ainsi quand je pense qu’un email pourra être intéressant je le classe dans un dossier spécial et le Dimanche matin pendant mon bloc de temps spécifique procrastination, je consulte ces différents messages.

Grace à cette méthode, avec un peu de discipline et une volonté à rester organisé je gagne 3 ou 4 heures par semaine.
Si vous voulez une méthode complète anti-procrastination, allez jeter un œil sur cet article.

Conseil 13 : Fuyez le multi-tâches.

Vous essayez de jongler avec plusieurs tâches à la fois ? Préparez-vous à ce que votre cerveau devienne un numéro de cirque total!

En agissant ainsi vous altérez vos capacités cognitives. En fait, vous enseignez à votre cerveau à rester peu concentré.

Faire plusieurs tâches à la fois n’est pas bénéfique, c’est même contre-productif. Cela est dû au fait que vous finissez par utiliser plus de temps à passer d’une activité à une autre, ainsi qu’à un risque plus élevé de faire des erreurs dans votre travail.

Alors, ne laissez pas votre attention vagabonder comme une abeille volant de fleur en fleur – au lieu de cela, restez focus sur une seule tâche à la fois!

Conseil 14 : Ne négligez pas votre santé.

Obsession Travail

Si vous voulez vraiment atteindre vos objectifs, n’oubliez pas que prendre soin de vous est primordial.
Si vous voulez atteindre le sommet, il faudra de l’huile de coude; Cependant, ne laissez pas votre bien-être souffrir du succès.

Il y a quelques années je travaillais 60 à 70 heures par semaine.
J’étais stupide de penser que se bousculer dur signifiait succès et bonheur; Maintenant, je me rends compte à quel point ce type de mentalité est dangereux. Le nombre d’heures que l’on travaille n’est pas corrélé avec la joie ou la réalisation d’objectifs dans la vie – cela peut même être contre-productif et engendrer de graves problèmes comme un burn out par exemple!

Lorsque votre esprit est vif et votre niveau d’énergie élevé, il est beaucoup plus facile de rester concentré sur ce qui compte le plus pour l’avancement de votre projet.

Et aussi, c’est seulement quand vous êtes en bonne santé physique et mentale, que vous pouvez être pleinement présent pour votre famille et les personnes qui comptent le plus pour vous.

Conseil 15 : Gérez le chaos.

Le chaos, ça fait partie de la vie – de l’URSSAF qui vous souffle dans le cou aux obligations familiales et à ce client qui vous appelle tous les deux jours pour des broutilles.

Si vous vous sentez dépassé par votre emploi du temps, faites une pause – cela vous aidera à vous vider la tête et à vous donner un peu d’espace pour sortir de cette situation!

Les solutions pour gérer le chaos dans votre emploi du temps:

  • 1- On l’a vu précédemment : Chaque jour, dans votre calendrier, prévoyez un espace temps assez large pour les imprévus.

  • 2- Dans la semaine prévoyez une journée « tampon ». Par exemple, réservez le vendredi pour rattraper les retards dûs aux imprévus.

  • 3- N’hésitez pas à dire « NON » . Aidez les autres, c’est bien et je vous y encourage quand vous avez le temps. Mais quand vous êtes surbooké b’oubliez pas que l’important et la priorité c’est ce que VOUS, vous voulez.

Conseil 16 : Sachez mesurer votre temps.

Si vous ne possédez pas de logiciel, une méthode simple est de noter dans la journée sur votre cahier le temps (approximatif) passé sur chaque tâche.

Si vous utilisez le programme AURELIS, vous pouvez calculer le temps avec précision. Sélectionnez la tâche dans le tableau et cliquez sur le bouton <Démarrer>.
Dès que l’on clique sur le bouton <Démarrer>, un chronomètre se met en route.

calculer le temps avec précision avec AURELIS

Une fois le travail terminé, cliquez sur le bouton <Fin>.
Cela permet d’enregistrer automatiquement le temps passé sur la tâche.

En fin de semaine, vous pourrez ainsi analyser les temps passés par catégorie ou par projet et dresser un bilan hebdomadaire.
et ainsi se poser les questions :
— Qu’est-ce que j’ai accompli ?
— Qu’est-ce que je n’ai pas réalisé et qui était important ?
— Pourquoi ai-je passé autant de temps sur cette tâche ?
— Quelles tâches dois-je reporter, déléguer ou abandonner ?

Ce système vous permet de mesurer les progrès accomplis et de comparer la situation actuelle avec celle de vos objectifs (mensuels, trimestriels ou annuels).

Conseil 17 : Déléguez quand c'est possible.

Déléguez si vous ne possédez pas la compétence :
Par exemple, si vous n’y connaissez rien en programmation, inutile de vous cogner la tête contre les murs pendant des heures, employez quelqu’un pour le faire à la place. Le travail du professionnel sera impeccable et il mettra 10 fois moins de temps que vous.

Déléguez pour économiser de l’argent : quand la valeur de votre temps est supérieur au prix que vous coûte une personne pour résoudre un problème.
Exemple : Si vous estimez que votre valeur horaire actuelle est de 15 euros
commencez par déléguer les tâches pouvant être accomplies pour moins que
cela.

Lorsque vous vous sentez débordé(e), il y a toujours quelque chose à confier à quiconque se trouve à vos côtés pour vous aider. Ou bien encore, il y a certainement des sous-activités plus adaptées aux compétences d’un partenaire ou
d’un sous-traitant.

En planifiant votre travail, soyez toujours attentif aux tâches que vous vous donnez et demandez-vous : « est-ce que quelqu’un pourrait le faire à ma place ? »

En conclusion.

Le but fondamental de votre journée productive de travail est de grimper d’un barreau l’échelle de la réussite de votre projet. Pour cela, en début de journée, définissez clairement le barreau à monter puis mettez le maximum de votre énergie pour franchir cette nouvelle marche.

Ainsi, la question essentielle à vous poser pour bien organiser sa journée de travail est :

« Quel est le travail que je veux accomplir aujourd’hui et qui me rapprochera le plus de mon objectif hebdomadaire ».

Cependant, dans la planification de la journée, ne laissez pas votre boulot manger complètement votre temps, au point de négliger certaines activités comme la famille, les amis, la santé, les loisirs…

 

« Imaginez que la vie est un jeu dans lequel vous jonglez avec cinq balles. Ces balles s’appellent travail, famille, santé, amis et intégrité. Et vous les gardez toutes en l’air. Mais un jour, vous comprenez enfin que le travail est une balle en caoutchouc. Si vous la laissez tomber, elle va rebondir.
Les quatre autres balles… sont en verre. Si vous laissez tomber l’une d’elles, elle sera irrémédiablement éraflée, entaillée, peut-être même brisée. »

Si vous êtes satisfait des progrès réalisés sur vos objectifs pendant cette journée alors, un champ de conscience se met en place et petit à petit attirera à vous tous les moyens (choses, outils, personnes) nécessaires à votre réussite.

« Un personnage n’est achevé que s’il reflète l’action en tant qu’expression d’un état d’esprit », a écrit Léonard de Vinci.

Enfin, n’essayez pas d’être Superman ou HyperWoman.
La productivité ce n’est pas travailler comme un bourrin 10 heures par jour.

Soyez conscient que l’efficacité de votre journée c’est avant tout de prendre les bonnes décisions par rapport aux choix de vos tâches puis de planifier sa journée et ensuite d’être organiséconcentré et plein d’énergie.

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Organisation au travail et efficacité des freelances.
Auteur :
Jean-Paul RIVES

Passionné d’organisation, j’ai dirigé de nombreux projets pour des PME et je me suis lancé il y a plus de 16 ans maintenant en tant que travailleur indépendant.
J’ai créé ce blog pour aider les freelances, travailleurs indépendants, formateurs, auto-entrepreneurs et infopreneurs à vivre sereinement de leur propre activité.

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