Last Updated on 11/07/2024 by Jean-Paul RIVES
Comment faire un planning hebdomadaire efficace et bien organiser sa semaine ? (Méthode et outils).
Bienvenue dans l’univers merveilleusement chaotique de la gestion du temps ! Si vous avez déjà l’impression de courir après vos minutes perdues, de jongler avec vos heures ou de danser une valse désordonnée avec votre emploi du temps, rassurez-vous, nous avons le guide ultime pour vous aider à faire un planning hebdomadaire efficace.
Vous êtes parfois dans un océan de procrastination, de réunions interminables, de todo lists à rallonge et de moments gaspillés à regarder des vidéos de chats sur Internet. Oui, nous avons tous été là, mais il est temps de prendre les choses en main et de mettre un peu de piment dans votre routine hebdomadaire.
Qui n’a jamais été submergé par une multitude de tâches à accomplir chaque semaine ? Que ce soit pour un projet professionnel ou personnel, il est fondamental de planifier sa semaine de travail temps avec précision afin d’être le plus efficace possible.
Mais comment faire ?
Je vous livre ici les 7 étapes essentielles pour organiser sa semaine facilement et sans stress.
Préparez-vous à apprendre et à vous libérer des griffes du temps qui passe trop vite.
Dans cet article, vous obtiendrez des conseils pertinents sur la façon de répartir les tâches entre les différents moments de vos journées pour atteindre vos objectifs et être plus productif.
C’est parti, commençons par la définition.
Qu’est-ce qu’un planning hebdomadaire ?
Alors c’est quoi un planning hebdomadaire ?
Ah, le planning hebdomadaire ! C’est comme une carte au trésor pour naviguer à travers les jours de la semaine, un guide qui vous dit quoi faire, quand le faire et comment ne pas finir en position fœtale sous votre bureau.
Imaginez que vous êtes un chef d’orchestre, et votre planning hebdomadaire est votre partition. C’est là que vous organisez toutes vos tâches, vos réunions et vos rendez-vous comme des notes de musique.
Faire un planning hebdomadaire, c’est comme réaliser un menu gastronomique pour votre temps. Vous avez une variété de plats délicieux à choisir : des rencontres juteuses, des tâches savoureuses à accomplir, et peut-être même des occasions de détente croustillantes.
Mais attention, organiser sa semaine, ce n’est pas seulement établir une liste de choses à faire, c’est une opportunité de mettre en place une symphonie épique de productivité et de plaisir. C’est le moment où vous décidez de réserver du temps pour vos passions et vos projets.
Mais est-ce que c’est vraiment important ?
« Moi ce que j’ai à faire, je m’en souviens ! » vous allez me dire ?
Alors, pourquoi est-il essentiel d’organiser sa semaine de travail ?
Eh bien, c’est ce que nous allons étudier maintenant.
Pourquoi est-ce important de faire un planning hebdomadaire ?
Ah, faire un planning hebdomadaire, c’est comme avoir une baguette magique pour transformer le chaos en ordre et la confusion en clarté. C’est l’arme secrète pour prendre le contrôle de votre temps et de votre vie.
« Clarity is Power » Tony Robbins (la clarté c’est la puissance).
Il est essentiel de se poser, de réfléchir et de clarifier, car le brouillard c’est l’impuissance.
Éviter le chaos façon « poulet sans tête » : imaginez-vous sans planification, errant dans les méandres de la semaine comme une poule sans tête. Les tâches s’accumulent, les priorités se bousculent et vous vous retrouvez soudain en train de crier « À l’aide ! » dans un océan de désordre.
Faire un planning hebdomadaire vous permet de garder le cap, de donner un sens à votre emploi du temps et d’éviter de devenir une poule comique en pleine crise existentielle.
En planifiant la semaine, vous réduisez votre stress. En effet quand on planifie au jour le jour on se met dans un stress inutile, car il y a des jours où cela ne se passe pas toujours comme on l’aurait souhaité.
Bien organiser sa semaine, c’est anticiper les défis à venir, les échéances imminentes et les montagnes de travail qui vous attendent. Cela vous permet de vous préparer mentalement, de répartir les tâches de manière réaliste et d’éviter les crises de dernière minute. Vous pouvez ainsi dire adieu aux nuits blanches, aux cheveux arrachés et aux crises existentielles à base de « Pourquoi ai-je attendu la dernière minute pour tout faire ? ».
La planification de la semaine, c’est votre armure contre le stress et les drames inutiles.
Le week-end, le fait d’écrire vos objectifs (clairs, mesurables et spécifiques), cela s’enregistre dans votre subconscient, votre cerveau devient créateur. Alors, vous demeurez au contrôle de votre mental.
Le fait de faire un planning hebdomadaire vous tranquillise l’esprit. Chaque jour, vous chargez votre outil de planning ou votre calendrier de contenu et vous savez exactement ce que vous devez réaliser. Si des événements non prévus surviennent, il suffit de réajuster votre calendrier hebdomadaire en déplaçant certaines tâches.
Remarque : avec le logiciel AURELIS, un module de décalage temporel cybernétique permet d’ajuster automatiquement les tâches dans le temps.
Mais, comment faire un planning hebdomadaire fonctionnel ? Hé bien, vous êtes au bon endroit, car je vous montre ici 7 marches à escalader pour orchestrer et organiser sa semaine efficacement.
7 étapes pour faire un planning hebdomadaire efficace.
Le temps est une denrée précieuse, et c’est pourquoi, faire un planning hebdomadaire bien élaboré va vous aider à mieux gérer vos journées et à atteindre vos objectifs. Suivez les étapes suivantes pour être organisé et planifier efficacement votre semaine.
Étape 1 : Se poser, prendre le temps et faire le bilan de la semaine passée.
À quoi ça sert de faire un bilan de la semaine puisqu’elle est terminée ?
Je vais vous le dire.
Pour bien organiser sa semaine, il est essentiel d’analyser les résultats de la semaine écoulée. En effet, prendre le temps de faire le bilan sur la semaine passée, c’est comme ouvrir une boîte remplie de leçons, de succès et de petits échecs.
C’est l’opportunité de s’arrêter un instant, de mettre sa casquette de détective et d’examiner chaque jour, chaque tâche, chaque interaction avec un regard curieux et amusé.
Et pour cela, on peut se poser des questions du genre : « Qu’ai-je accompli ? Où ai-je trébuché et comment puis-je faire pour améliorer mon organisation ? ».
Faire le bilan sur la semaine passée, c’est une invitation à la réflexion ludique, à la célébration des petites victoires et à l’occasion de s’améliorer en s’amusant. Alors, prenez une tasse de café (ou une cuillère de glace, si c’est votre truc) et plongez-vous dans votre bilan hebdomadaire.
Je vous conseille d’établir ce bilan au calme le week-end (idéalement le dimanche).
Dans le même temps, révisez votre planning mensuel et regardez où vous en êtes.
Cela permet de clarifier votre esprit et de savoir exactement vers où vous voulez aller.
Réfléchissez également à la meilleure méthode pour avancer le plus rapidement possible sur le parcours que vous vous êtes fixé.
Se poser les questions :
— Qu’est-ce que j’ai accompli ?
— Qu’est-ce que je n’ai pas fait et qui était important ?
— Pourquoi ai-je passé autant de temps sur cette tâche ?
— Que dois-je reporter, déléguer ou abandonner ?
Remarque : si vous utilisez le logiciel AURELIS le module « Analyse des temps –> Détail des travaux effectués dans la semaine » Permets de voir en détail tout ce qui a été réalisé dans la semaine.
Ensuite, identifier ce qu’il vous reste à faire pour progresser vers vos objectifs mensuels.
Vous pourrez ainsi faire le point et dégager une vue d’ensemble.
Cette étape peut garantir qu’aucune tâche importante n’est oubliée et que votre planning est encore pertinent pour les jours à venir.
Prendre le temps de réfléchir aux progrès accomplis pendant la semaine peut également donner un sentiment de satisfaction et augmenter votre motivation pour continuer à avancer.
Étape 2 : Identifiez vos rendez-vous importants.
Comment faire pour que d’un seul coup d’œil je visualise mes rendez-vous importants de la semaine ?
Hé bien, je vais encore vous le dire…
Prenez votre petit agenda papier et regardez ce que vous avez noté.
Votre agenda ne devrait servir qu’à ça, les autres tâches seront notifiées dans votre gestionnaire de tâche ou dans votre logiciel de planning dynamique ou dans vos checks listes du Bullet Journal.
Et, pour analyser les rendez-vous importants de la semaine, imaginez-vous dans un jeu de détective où vous devez traquer les moments clés et les réunions inutiles.
Ainsi, lorsque vous commencez à organiser votre semaine de travail, essayez de repartir chaque jour en tenant compte des principales obligations. Recherchez les réunions cruciales où vous devez briller, les rendez-vous avec des clients importants où vous devez impressionner, et les événements sociaux qui vous permettent de réseauter avec style.
Listez également les impératifs personnels non négociables (Aller chercher les enfants à l’école – Préparer valise pour un déplacement ou voyage…).
Maintenant, prenez votre cahier de notes ou votre application préférée.
Armez-vous de votre plume créative (ou de votre clavier virtuel).
Car pour bien faire un planning hebdomadaire vous allez maintenant dresser l’inventaire de toutes ces tâches qui vous attendent.
Étape 3 : Définissez, listez et classez toutes les tâches à réaliser dans la semaine.
Prenez une grande inspiration, enfilez votre tenue de super-organisateur et plongez dans la semaine avec la liste de vos activités clairement définies et prêtes à être cochées avec enthousiasme.
La méthode à appliquer pour bien définir les tâches de votre semaine
Définir de manière précise les tâches de votre planning hebdomadaire, c’est d’une importance vitale pour bien organiser sa semaine.
Et c’est ce qui influencera le plus la réussite ou la non-réussite de votre semaine.
Pour les tâches récurrentes qui sont à effectuer chaque semaine, vous avez l’habitude, donc vous savez exactement ce que vous devez faire, et comment le réaliser.
Certains logiciels (agendas ou plannings digitaux) permettent d’automatiser les tâches récurrentes. Donc pour faire un planning hebdomadaire, l’utilisation d’une application vous aide à gagner beaucoup de temps.
Exemple de tâches récurrentes dans votre activité professionnelle :
- Créer ou gérer vos factures le vendredi matin.
- Vérifier les encours et règlements clients tous les vendredis.
- Générer les lettres de relance pour les impayés.
- Faire une sauvegarde de vos données.
- Gérer le courrier et emails professionnels.
- Établir le bilan de la semaine.
- Faire un planning hebdomadaire le dimanche.
- Faire un planning mensuel le premier lundi du mois.
- …
Exemple de tâches récurrentes dans votre activité personnelle :
- Préparer le petit déjeuner.
- Amener les enfants à l’école.
- Faire 10 minutes de gymnastique.
- Gérer le courrier.
- Préparer le déjeuner.
- Aller chercher les enfants à l’école.
- Vérifier le compte bancaire chaque semaine.
- Arroser les plantes.
- …
Personnellement, j’utilise le logiciel AURELIS et en quelques secondes, grâce aux tâches automatiques paramétrées mon planning de la semaine est prérempli.
Donc faire un planning hebdomadaire avec un bon logiciel cela vous fait gagner un temps énorme.
Ensuite, pour les activités ponctuelles, je vous conseille d’écrire une description précise du travail à accomplir.
je ne suis pas un fan de la méthode SMART (Spécifique — Mesurable — Atteignable — Réaliste — Temporellement [ limitée dans le temps ])
Cependant dans cette méthode des éléments indispensables sont à prendre en compte.
Spécifique.
Votre objectif doit être clair et précis.
Exemple : Ne marquez pas : « Travailler au jardin pendant 1 heure »
Notez par exemple : « Tailler les peupliers pendant 1 heure ».
Cela permet de clarifier votre esprit et quand l’heure est venue, vous savez exactement ce que vous devez réaliser.
Atteignable et Réaliste.
Quand je crée une tâche : « Tailler les peupliers pendant 1 heure », je sais que c’est atteignable,
car je me suis fixé une limite de temps. Si je n’ai pas fini de tailler tous mes peupliers, je ne suis pas frustré, car j’ai effectué le travail pendant le temps que je m’étais imparti.
Autre exemple :
« Écrire mon livre de 90 pages cette semaine »
C’est spécifique, mais c’est très difficilement atteignable et donc peu réaliste. Cette tâche ne va pas plaire à mon cerveau, car même si j’aime écrire, il y a trop de contraintes et en conséquence de la souffrance. Mon cerveau va refuser inconsciemment et je vais avoir tendance à procrastiner.
Par contre, « Écrire minimum 2000 mots chaque jour pour mon livre cette semaine. », c’est atteignable et réalisable sans trop de pressions.
Si vous voulez approfondir et voir le détail de cette méthode, j’ai écrit un article très complet sur le sujet : Intérêts et inconvénients de la méthode SMART c’est par là.
Classez les tâches par catégories.
Dans la semaine, vous avez sans doute énormément de trucs à garder en tête.
Donc, pour bien organiser sa semaine et éclaircir le paysage, insérez chaque tâche dans des cases bien distinctes.
Pour faire un planning hebdomadaire précis, commencez par différencier deux grands ensembles : les travaux professionnels et les tâches personnelles.
Ensuite, découpez chaque ensemble en catégories :
Par exemple, pour les tâches professionnelles, si vous avez une activité de freelance vous pourriez définir les catégories suivantes :
- – Travail de Production.
- – Travail Commercial.
- – Travail administratif.
Dans votre calendrier, regroupez vos tâches pour travailler en flux continu.
« Un travail réalisé en contenu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois »
Organiser sa semaine avec le « batching » ou le travail en flux continu est la manière la plus efficace d’accroître fortement votre productivité. Cependant, ce n’est pas facile à mettre en place et parfois difficilement réalisable, notamment quand on a des interruptions (Téléphone ou émails de clients ou fournisseurs, appel pour une intervention urgente chez un client…).
Ainsi, regrouper vos tâches permet de ne pas vous éparpiller et d’être beaucoup plus efficace et productif. Cela évite également la tendance à la procrastination.
Exemple pour les tâches administratives : au fur et à mesure, classez les demandes par courrier dans un bac sans les traiter. Classez les emails dans un dossier « Administratifs à traiter » puis le vendredi matin, consacrez votre temps à régler les affaires administratives en cours et urgentes.
Là, c’était l’échauffement. Maintenant, passons aux choses sérieuses.
Étape 4 : Définir 3 objectifs prioritaires de la semaine.
Pour faire un planning hebdomadaire efficace, il est primordial de définir clairement les objectifs prioritaires à atteindre dans la semaine.
Dans cette étape, vous allez simplement définir les 3 tâches les plus importantes à réaliser dans la semaine.
Prenez un instant pour réfléchir à ce que vous souhaitez accomplir cette semaine : quels objectifs ultimes vont vous propulser vers la réussite de vos projets et votre succès ?
Commencez par écrire tous les objectifs possibles en utilisant des mots qui vous inspirent.
Comment définir les objectifs de la semaine ?
Pour établir vos objectifs de la semaine, priorisez les tâches importantes plutôt que les tâches urgentes. Donc, dans un premier temps fixez un niveau d’importance de chaque tâche.
Une fois que vous avez établi l’importance de chaque objectif, classez-les selon leur priorité. Utilisez des étoiles, des flèches ou des emojis rigolos pour les distinguer les uns des autres.
Soyez réaliste et tenez compte de vos contraintes de temps et de ressources.
Le classement devrait s’établir dans l’ordre suivant (matrice d’Eisenhower) :
- – 1 les actions à faire en priorité rapidement qui sont IMPORTANTES ET URGENTES.
- – 2 les taches que vous devez traiter qui sont IMPORTANTES, mais NON URGENTES.
- – 3 les travaux à effectuer (déléguer ou reporter) qui sont URGENTS, mais PEU IMPORTANTS.
- – 4 les choses que vous devez supprimer (ou éventuellement reporter plus tard) qui ne sont PAS IMPORTANTES et PAS URGENTES.
« Cela est bien joli, mais comment déterminer le niveau d’urgence et le niveau d’importance d’une tâche ? » m’a demandé Chantal avec ses grands yeux de biche effarée.
En effet, la théorie est facile, mais l’application n’est pas toujours évidente.
Remarque : Dans l’application AURELIS quand vous créez ou modifiez une tâche, un système d’aide à la décision vous permet d’établir ces niveaux.
La majorité des gens agissent dans l’urgence en mode réactif (par peur ou pour décharger leur cerveau des petits problèmes, qui leur prennent la tête) et cela est souvent peu efficace.
Regardez ça :
Au lancement de mon activité, il y avait des tonnes de choses urgentes à réaliser (Banque, statuts, comptable, Urssaf, Les relances des fournisseurs pour le paiement…).
J’avais un tas d’actions urgentes à accomplir.
Cependant, J’ai mis la priorité sur l’objectif d’obtenir l’agrément organisme de formation. Et, c’est cette activité de formateur qui m’a rapporté le plus d’argent dans les 3 premières années. Pourtant cette tâche n’était pas urgente.
Donc, Chantal, écoutez-moi, c’est primordial : recherchez et planifiez vos priorités de la semaine.
Voilà, maintenant, vous êtes prêt(e) à prendre votre arc enchanté et à viser les buts prioritaires de la semaine. Visualisez votre réussite et préparez-vous à décocher vos flèches vers les cibles mouvantes de la semaine.
Cependant parmi ces trois tâches, il y en a une et une seule qui vous permettra de monter d’un barreau sur l’échelle de la réussite de votre projet.
Maintenant, pour faire un planning hebdomadaire réussi, c’est cette tâche essentielle que l’on va rechercher…
Étape 5 : parmi les 3 tâches prioritaires, Définissez la tâche essentielle à réaliser dans la semaine.
Quel est l’objectif primordial que vous voulez accomplir cette semaine ?
J’aimerais que cet objectif il soit parfaitement clair pour vous.
Comme le conseille Gary Keller dans son bouquin « THE ONE THING », Posez-vous la question déterminante :
« Quelle est la tâche ESSENTIELLE à faire cette semaine de telle sorte qu’en la faisant, tout le reste deviendra beaucoup plus facile? »
Cette tâche essentielle, c’est un domino qui tombe et votre projet progresse.
Peut être, avance-t-il trop lentement à votre goût, mais il avance, et c’est ça qui importe.
Visualisez cet objectif et une fois cet objectif bien en tête, projetez-vous en fin de semaine et imaginez ce travail complètement accompli. Super ! vous l’avez effectué, c’était un grand objectif, mais vous l’avez atteint.
Imaginez …
Vous vous êtes boosté, sublimé pour l’accomplir.
Vous avez surpassé certaines peurs et franchi les obstacles.
Et c’est réalisé …
Imaginez …
Comment vous sentez-vous ?
Qu’est-ce que vous ressentez comme émotion ?
Visualiser cette émotion dynamisante, car cela permet de vous motiver pour le travail de cette semaine.
Et à présent, je vous donne la meilleure technique pour bien organiser sa semaine.
Étape 6 : Bien organiser sa semaine avec les blocs de temps.
Le Time Blocking consiste à structurer votre journée, de sorte que vous pouvez consacrer des blocs de temps séparés à l’accomplissement de diverses tâches.
La gestion du temps avec la méthode « Time Blocking », c’est comme construire votre propre forteresse de productivité. Vous devenez le roi ou la reine de votre emploi du temps, prêt(e) à combattre les ennemis de la procrastination et de la désorganisation.
En utilisant la méthode des blocs de temps de manière régulière, vous serez en mesure d’optimiser votre temps, de vous concentrer sur les tâches essentielles et d’améliorer votre efficacité globale dans votre planning de la semaine.
Toutefois, cette stratégie sera efficace si vous n’oubliez pas de lutter contre les ennemis de la concentration. Éloignez-vous de votre téléphone, car il est le méchant roi des distractions. Mettez-le en mode silencieux, cachez-le sous une pile de chaussettes sales ou même enfermez-le dans un coffre-fort (oui, c’est une option drastique, mais parfois nécessaire).
Une fois que vous avez trié vos périodes de temps, c’est l’heure du jeu ! Il est temps de faire avancer les choses : Alors, imaginez-vous comme un acteur sur une scène, enchaînant les performances dans chaque bloc de temps.
Soyez flexible dans la planification de la semaine : bien que le Time Blocking vous aide à mieux organiser sa semaine de travail, il est crucial d’être flexible et adaptable. Il peut arriver que certaines tâches prennent plus de temps que prévu ou que des urgences surviennent. Dans de tels cas, ajustez votre emploi du temps en conséquence, déplacez les blocs de temps et réorganisez vos tâches en fonction des nouvelles priorités.
Enfin, évaluez vos exploits, faites un petit rituel de célébration chaque fois que vous terminez une séquence de blocs de temps. Applaudissez-vous, faites une danse de la victoire ou offrez-vous une friandise. Après tout, vous êtes un superhéros de la productivité, et chaque tâche accomplie est une étape vers l’accomplissement de vos objectifs.
Organiser sa semaine de travail avec les blocs de temps et utiliser pendant ces blocs de temps la technique Pomodoro, c’est ça le must en efficacité !
C’est clair ?
Si vous désirez approfondir en détail cette méthode, j’ai écrit un article très complet sur la stratégie des blocs de temps.
Et maintenant, pour rester organisé, je vous propose de pénétrer dans l’antre secret du planificateur…
Étape 7 : Planifiez votre emploi du temps de la semaine en évitant le stress.
Remarque : Que ce soit en voiture (GPS) ou en organisation du temps, certains outils produisent plus de stress qu’autre chose.
Faire un planning hebdomadaire qui tient la route, c’est également éviter de le surcharger.
Si vous prévoyez trop de temps dans votre planning de la semaine, compte tenu des événements non prévisibles qui se produisent inévitablement, il est probable qu’en fin de semaine vous ressentiez un sentiment de frustration et de culpabilisation parce que vous n’avez pas accompli la moitié de ce que vous aviez planifié.
Pour éviter cela, premièrement dites-vous que ce sont des choses que vous mettrez en priorité dans la planification de la semaine suivante. Ensuite, analysez les temps passés sur le planning de la semaine en cours et réajustez les temps à prévoir dans votre planning de la semaine suivante.
De plus si votre travail est réparti sur 5 jours, je vous conseille fortement de laisser le vendredi complètement libre.
Pourquoi cela ?
Car vous constaterez que l’on a fréquemment les yeux plus gros que le ventre et donc que le temps passé à réaliser une tâche est souvent beaucoup plus important que ce que vous aviez prévu.
Ainsi, laisser libre le vendredi, cela vous permet de terminer les travaux en cours et de vous débarrasser de toutes les petites tâches non urgentes, mais qui vous encombrent le cerveau.
Et si par chance vous avez tout terminé le jeudi soir, cela vous donne une journée complète pour vous consacrer à vos loisirs, votre famille ou votre bien-être.
Dans votre planning hebdomadaire, n’oubliez pas d’inclure des pauses régulières pour recharger vos batteries et ajouter une dose de plaisir à votre emploi du temps. Réservez du temps pour vos loisirs, vos passions et les moments de détente, car la vie n’est pas seulement une question de travail acharné, mais aussi de moments de joie et de rire.
Enfin, soyez flexible et prêt(e) à ajuster votre emploi du temps au fur et à mesure que la semaine évolue. La vie est souvent pleine de surprises et d’imprévus, alors restez ouvert(e) au changement et prêt(e) à improviser si nécessaire.
Votre planning hebdomadaire ne doit pas être figé. Ainsi je vous conseille de programmer dans votre planning journalier un bloc de temps « LIBRE » de deux ou trois heures.
Et maintenant, je vais vous donner les erreurs les plus courantes que j’ai constatées en coaching chez mes clients.
Étape 8 : Utilisez un modèle.
Utilisez un modèle de planning hebdomadaire pour structurer efficacement votre semaine. Que ce soit sous forme physique ou digital, un modèle bien conçu vous aide à visualiser clairement vos tâches, vos échéances et vos priorités. Vous pouvez choisir parmi une variété de modèles disponibles en ligne, certains gratuits et d’autres payants, adaptés à différents secteurs et besoins.
Des applications comme Excel, Google Calendar ou Trello offrent des fonctionnalités avancées pour personnaliser votre planning. Opter pour un modèle imprimable ou interactif peut transformer la gestion du temps en un processus plus intuitif et moins stressant. En utilisant un modèle, vous assurez une meilleure répartition des charges de travail et optimisez votre productivité tout au long de la semaine.
Et maintenant, je vais vous donner les erreurs les plus courantes que j’ai constatées en coaching chez mes clients.
Les erreurs courantes à éviter dans votre planning de la semaine.
Ne pas analyser les temps passés durant la semaine.
Dans l’organisation de votre semaine, l’analyse des travaux effectués vous permet d’identifier les moyens de vous améliorer.
Si par exemple vous vous apercevez que vous avez passé plus de 7 heures dans la semaine à consulter vos e-mails ou à regarder des informations sur internet, c’est qu’il y a quelque chose qui ne va pas.
C’est clair Chantal ? Je vous sens fébrile sur ce point-là ?
Faire un planning hebdomadaire sans appliquer les améliorations que vous avez identifiées.
Suite à l’exemple précédent, vous avez décidé de limiter à 30 minutes par jour votre accès à votre boîte e-mail. Cependant à la fin de la semaine vous constatez que vous perdez toujours autant de temps.
La solution : Analysez vos temps tous les jours, mettez-vous une gifle si vous avez dépassé les 30 minutes et mangez 2 barres de chocolat si vous êtes dans les temps prévus (au début, j’avais les joues rouges maintenant, je grossis).
Perdre du temps à organiser sa semaine, car vous redéfinissez vos tâches récurrentes.
Dans le logiciel AURELIS, le module « Tâches automatiques » vous permet de fixer une fois pour toutes vos tâches récurrentes.
Avec l’application Notion dans la base de données « Task » vous pouvez créer vos tâches récurrentes.
Dans Google Agenda, ou dans le calendrier d’Outlook, vous pouvez également configurer ce type d’actions.
Si, pour faire un planning hebdomadaire, vous prenez le temps de bien paramétrer les tâches automatiques, votre planification devrait être réalisée en moins de 15 minutes.
Et, ces 15 minutes servent surtout à établir vos objectifs hebdomadaires.
Et, si vous avez déterminé préalablement et en détail vos buts mensuels et trimestriels, vos tâches prioritaires de la semaine sont faciles à définir.
Mettre trop de choses dans votre planning de la semaine.
Surplanifier votre semaine est une erreur que font beaucoup de gens et comme ils n’ont pas réussi à réaliser la moitié des activités qu’ils avaient prévues cela crée de l’insatisfaction et du stress.
Faire un planning hebdomadaire et le découper en une multitude de microtâches, cela robotise et rigidifie votre vie. De plus, vous aurez tellement de choses dans votre planning que vous aurez une impression de lourdeur et d’insatisfaction.
Donc je me répète, pour bien organiser sa semaine, laissez-vous une bonne marge de manœuvre pour pouvoir ensuite effectuer des tâches de détente (musique, lecture, sieste…).
Vous constaterez que quand vous planifiez 5 heures de travail dans une journée vous en passez souvent 7 pour les mêmes tâches.
Une todo-list trop importante, c’est un cauchemar et c’est la cause d’une perte de motivation, car de voir une liste énorme de choses à faire, ça donne envie de se taper la tête sur le clavier de son ordinateur.
Aller à l’essentiel et élaguer le reste est la meilleure décision pour obtenir une semaine productive et efficace.
Pour éviter cette erreur, planifiez votre semaine en étant pessimiste. Partez du principe que vos journées ne se passeront jamais comme prévu. Donc, prévoyez des zones tampons et définissez vos tâches en conséquence.
Ne pas tenir compte des imprévus.
Dans votre agenda, il est nécessaire de prévoir chaque jour au moins deux heures de battement, car il y a souvent des impondérables à régler rapidement.
En effet, dans une journée, il y a toujours des événements imprévus. Un client qui vous appelle pour un devis urgent, votre comptable qui vous envoie un e-mail pour un renseignement impératif, votre chauffage qui tombe en panne, votre enfant en pleurs, car il doit rendre un devoir qu’il n’arrive pas à faire, etc.
Si vous n’avez pas anticipé avec des temps de tampons, tous ces événements impondérables vont chambouler complètement votre planning hebdomadaire.
Et s’il n’y a pas d’imprévu ?
Super, tant mieux !
Ainsi vous obtiendrez chaque jour deux heures en plus pour avancer vers les objectifs de votre semaine.
Ne pas pouvoir visualiser les plannings de vos collaborateurs ou salariés (si vous en avez)
Si vous travaillez en équipe, utilisez des outils numériques comme Trello, Asana ou Smartsheet. Ces applications permettent une gestion collaborative et efficace du temps de travail, assurant ainsi une meilleure communication et coordination au sein de l’équipe.
En utilisant ces outils, chaque membre de l’équipe peut visualiser en temps réel les tâches attribuées et leur échéance, ce qui réduit les risques de conflits d’horaires et augmente la productivité. De plus, ces plateformes offrent des fonctionnalités pour automatiser certaines tâches répétitives, vous libérant ainsi du temps pour vous concentrer sur des activités à plus haute valeur ajoutée.
En résumé.
Pour bien organiser sa semaine de travail :
- Commencez par planifier vos principales obligations (rendez-vous, réunions…)
- Identifiez LA TÂCHE ESSENTIELLE à réaliser qui fera avancer votre projet en cours.
- Définissez au maximum 3 objectifs principaux dans la semaine.
- Optimisez le classement de vos tâches par niveaux d’importance.
- Bossez en flux continu. L’idéal étant une seule tâche prioritaire dans une journée.
- Utilisez un outil de gestion des tâches pour automatiser votre planning et intégrer automatiquement toutes les activités récurrentes de la semaine.
- Ne surchargez pas votre planning hebdomadaire et prévoyez des périodes pour les contretemps.
Et aussi, avant de commencer, assurez-vous que votre planning de la semaine inclut suffisamment de temps pour prendre soin de vous, car cela contribuera grandement à votre succès global.
Bien faire un planning hebdomadaire, la plupart des gens croient que c’est simple, mais en fait, c’est une science. Donc, armez-vous de courage, de créativité et d’un soupçon de folie, et partez à la conquête de vos objectifs prioritaires.
Et surtout, faites preuve d’humour tout au long du processus et célébrez chaque étape accomplie avec des danses de la victoire et des éclats de rire.
Alors, avec détermination et bonne humeur, vous êtes maintenant prêt(e) à faire de cette semaine de travail une aventure épique et épanouissante !
Bravo, vous êtes arrivé à la fin de cet article.
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Un grand Merci d’avance.
À votre réussite …
Jean-Paul RIVES
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Et au bout du chemin, avec foi, motivation confiance et ténacité, il y a la réussite.
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Auteur : Jean-Paul RIVES site : https://azl.mysoftcompagnon.fr/
