Last Updated on 09/04/2024 by Jean-Paul RIVES
Gestion de projet : 18 conseils pour réussir ses projets !
La gestion de projet, ce n’est pas uniquement pour les responsables de projets dans les entreprises. On nourrit tous des projets plus ou moins importants : acheter une maison, créer une entreprise, écrire un livre, monter un site internet de formation en ligne ou même construire simplement une cabane dans son jardin…
Mais dans le cas de grands projets, arriver à atteindre les objectifs que l’on s’est fixés, c’est parfois très difficile.
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certains projets semblent destinés à l’échec, tandis que d’autres prospèrent et atteignent des sommets de succès inégalés ? Vous cherchez désespérément des réponses pour mener vos projets à la réussite, mais les conseils que vous trouvez manquent de profondeur et de véritable expertise ?
Au départ, peu importe la situation, vous apparaissez confiant, tranquille, vous êtes sûr(e) d’y arriver.
Cependant, la réalité elle est souvent bien différente, n’avez vous jamais eu le sentiment d’avancer sur un projet et de ne pas arriver à voir le bout du tunnel ?
Et plus le temps passe, plus on a tendance à se décourager et l’on finit parfois par abandonner.
Comment se sent-on après cela ?
On se donne des excuses « Oh ! ce n’était pas fait pour moi… ».
Mais le sentiment profond, c’est la frustration.
Si vous vous reconnaissez dans cela et que vous voulez avoir les meilleures chances de faire aboutir votre projet, je vais vous donner plusieurs clés.
Basé sur ma propre expérience dans le management de projet, j’ai identifié les éléments clés indispensables pour la réussite de vos objectifs.
Ces conseils pour réussir ses projets, pratiques et percutants vous donneront l’élan nécessaire pour transformer vos projets en succès.
Vous découvrirez des stratégies éprouvées qui feront naître en vous un sentiment de confiance renforcée, car vous saurez exactement par où commencer et comment avancer pour concrétiser vos rêves.
Que vous cherchiez à lancer une entreprise prospère, à cartonner dans votre activité de freelance, à réaliser un projet artistique qui vous tient à cœur, ou simplement à construire une pergola dans votre jardin, ces précieux conseils seront votre boussole. Et, ils vous permettront de gérer vos projets de manière efficace et de les mener à la réussite.
Alors, quelles sont les principales conditions de réussite d’un projet ?
Vous êtes prêt ? Alors, allons-y, c’est parti… !
1— Le point le plus important de la gestion de projet : réfléchissez au pourquoi du projet.
C’est crucial de s’interroger préalablement sur la réelle utilité du projet.
Qu’est-ce que cela va apporter dans ma vie ?
Quel est le résultat que j’escompte obtenir ?
Si je me lance dans cette gestion de projet, est-ce que ma santé, ma famille… n’en souffriront pas ?
Est-ce qu’il n’y a pas un objectif plus important à réaliser ?
Est-ce que cet objectif est en phase avec ma vision à long terme ?
Les réponses à ces questions nous amènent parfois à abandonner le projet et donc à gagner beaucoup de temps.
On est l’objet consciemment ou inconsciemment de multiples influences. Nos proches, nos amis, les médias, la société. Vos objectifs peuvent être influencés par des expériences, des actes, vos compétences, votre santé, vos croyances, vos finances et vos relations.
Pour réussir cette gestion de projet, il est crucial de s’assurer qu’ils correspondent réellement à nos désirs profonds et ne sont pas uniquement basés sur les souhaits d’une autre personne ou des influences extérieures.
J’ai été responsable de projet pendant 10 ans, puis directeur d’un service informatique et ensuite patron de ma propre entreprise et pourtant il y a 5 ans je suis tombé dans ce piège.
Il y a 5 ans, un partenaire m’a demandé de s’associer avec lui pour créer un logiciel de gestion de parc spécifique aux gros engins de travaux publics. Il avait plusieurs contacts intéressés par ce type de logiciel et un premier gros client au Cameroun qui lui avait (soi-disant) passé une commande.
Comme cette connaissance avait déjà une société qui se portait bien et plusieurs salariés, j’étais en confiance. Les délais étant limités pour ce client du Cameroun, j’ai mis toute mon énergie sur ce logiciel pendant 6 mois et au bout du compte, il n’y a pas eu de commande ni d’autres clients.
Compte tenu de l’acompte reçu (environ 4000 €) et du temps que j’y ai passé, j’ai évalué mon prix de revient horaire pour ce projet à 4 € (j’aurais mieux fait de faire des ménages).
Donc sans compter les autres opportunités que j’ai pu louper durant ces 6 mois, si je n’avais pas eu une bonne trésorerie, j’aurais certainement dû déposer le bilan.
Nous avons parfois peur de dire non, de rejeter de nouvelles affaires parce que nous ne voulons pas nous retrouver sans boulot. Nous allons en conséquence accepter un travail pas très bien rémunéré et qui va nous prendre beaucoup de temps.
Si nous avions refusé, nous aurions eu le temps et les moyens d’accéder à d’autres opportunités sans doute beaucoup plus intéressantes.
Par peur de manquer, on va parfois accepter de multiples projets qui vont nous donner un travail de dingue tous les jours. Cela va créer du stress, nous empêcher de dormir sereinement et donc finalement d’être moins productif.
Le pire, c’est que le travail réalisé ne sera sûrement pas d’une qualité excellente, parce que vous vous serez précipité par manque de temps ou d’argent.
Lorsque vous sentez que vous n’avez pas la compétence et que vous craignez de ne pas arriver à accomplir la prestation demandée, dite tout bonnement à votre client que d’autres que vous feront un meilleur ouvrage pour moins cher au lieu de vous tuer à essayer d’apprendre une nouvelle compétence.
Il est donc important de suivre ces conseils pour réussir ses projets et d’apprendre à refuser les projets qui ne sont pas en accord avec nos compétences ou nos aspirations.Expliquez précisément ce que vous faites et faites-le très bien. Vous serez plus heureux, vous vous simplifierez la vie et vous obtiendrez de meilleurs résultats.
Maintenant, si vous êtes sûr(e) de votre « pourquoi », il est temps de s’attaquer à notre projet !
2— Définissez clairement vos objectifs pour réussir vos projets.
La deuxième étape consiste à déterminer avec précision quels sont vos objectifs. Réfléchissez à ce que vous essayez de réaliser et à la portée générale de votre projet.
Pour cela, imaginez que vous possédez une carte au trésor. Vos objectifs correspondent à ces précieux trésors que vous recherchez.
Conseils pour réussir ses projets : avant de vous lancer tête baissée dans le projet, posez-vous ces questions essentielles :
Quel est le résultat que je veux atteindre ?
Quels sont les délais raisonnables à respecter ?
Quels sont les moyens nécessaires pour y parvenir ?
Quelles sont les ressources dont je dispose ?
Quelles sont les contraintes budgétaires ?
Mon conseil : Pour clarifier tout cela, rédigez un document d’avant-projet qui décrit tous ces éléments et indique les objectifs concrets. Mais, attention, même si cela a pour but de clarifier au maximum vos objectifs, n’y passez pas trop de temps, pas besoin de faire un roman.
Mais si l’on a plusieurs projets en cours, comment prioriser ses projets ?
Si vous avez plusieurs projets en tête, ces notes d’avant-projet vous aideront dans vos choix pour prioriser vos projets. Cependant, gardez toujours à l’esprit que « courir plusieurs lièvres à la fois » c’est le meilleur moyen d’en attraper aucun.
Donc, évitez de disperser votre énergie dans plusieurs objectifs c’est ainsi que vous allez vous perdre dans les méandres et vous démotiver.
Listez tous vos projets en fonction de leur degré d’importance ! Ensuite, priorisez un projet et un seul, puis quand vous l’aurez terminé, vous pourrez vous attaquer au suivant.
Ainsi, en ayant une définition et une vision précise de votre gestion de projet, vous serez en mesure de vous concentrer sur les actions nécessaires pour atteindre vos objectifs et cela vous permettra de garder le cap tout au long du projet.
OK, vous avez choisi votre projet et vous avez rédigé un document d’avant-projet.
Donc maintenant, je vais vous donner plusieurs techniques pour analyser et organiser votre projet.
3— Le plan d’action : Prendre le temps de décrire, de découper et de réaliser un plan de projet.
Pour élaborer un projet, dans un premier temps, il faut commencer par clarifier et planifier votre projet le plus simplement possible.
Décomposez votre projet en 2 ou 3 niveaux « étapes » — « Tâches » – « Sous-tâches »
Une ÉTAPE correspond à une avancée majeure de votre projet.
Une ÉTAPE sera détaillée en plusieurs Tâches
et chaque Tâche pourra être décomposée en sous-tâches.
Pour le dernier niveau (tâche ou sous-tache), cette action devra être spécifique, mesurable, atteignable et limitée dans le temps.
Mon conseil : Vérifiez toujours que le temps de réalisation de cette action ne dépasse pas 4 heures de temps car elle doit pouvoir être réalisée dans la journée.
Comment faire un plan projet ?
Pour mettre en place de bonnes fondations, je vous conseille fortement de rédiger un plan projet efficace.
Un plan de projet, c’est comme une recette de cuisine avec divers ingrédients.
Un projet est composé d’une date de début, d’un but final, d’un calendrier, d’un ensemble de tâches à réaliser avec des échéances ainsi que des ressources nécessaires. Malheureusement, dans plus de la moitié des cas, il manque un ou plusieurs de ces composants !
Dans un premier temps, votre plan de projet initial devra lister toutes les étapes du projet (et éventuellement, des sous-étapes). Ensuite, il vous faudra établir une chronologie dans ces étapes et des échéances.
Exemple de projet simple : Vous planifiez vos vacances pour un voyage au sud de l’Italie.
Qu’est-ce que vous faites ?
Lucie Babacool : « Je prends quelques vêtements dans mon sac à dos et je me dirige vers le Sud en espérant arriver en Italie »
OK vive la liberté, faites une bonne route Lucie et arrêtez de perdre votre temps à lire ce qui suit.
Alain : « Je réserve une location ou un hôtel, je prépare mon trajet et je prévois certains loisirs ou activités à faire pendant mes vacances. »
Important : La planification et la description du plan de projet vous permettent de clarifier vos objectifs.
Ainsi si l’on prend le projet d’Alain on pourra définir le plan d’action suivant :
Exemple de plan d’action : Vacances en Italie.
Plan de projet : Étapes du projet
Réserver Location ou Hôtel
Préparer le trajet.
Prévoir les activités.
Plan d’action ou tâches du projet
|
Définir mon budget pour les vacances |
Récolter des informations sur les prix et prestations au moins 8 hôtels ou appartement |
Comparer les différentes offres et voir si cela correspond à mon budget. |
Faire mon choix et réserver. |
Prendre RENDEZ-VOUS pour effectuer la révision de la voiture. |
Révision de la voiture |
Étude par internet pour faire un plan des routes à prendre. |
Préparer les valises |
Se documenter sur les activités culturelles, les loisirs… Possibles à effectuer sur place ou aux alentours.
|
Choisir avec ma famille et en fonction de mon budget les activités prévues. |
Réserver certaines activités choisies (dont la réservation est nécessaire) |
Dans ce plan d’action, pour chaque action, on va établir un temps prévu. Cela permettra de calculer le temps total prévu pour le projet.
Remarque : Les adeptes de la méthode SMART diront que les tâches ne sont pas assez spécifiques et mesurables, mais personnellement pour certains projets je préfère adopter une méthode agile, car la stratégie SMART implique de détailler au maximum les actions et ainsi cela peut être parfois plus une perte de temps qu’un gain. Toutefois pour les projets professionnels, je vous conseille d’être très clair et précis sur les actions à effectuer.
Pour réaliser le projet, vous voulez généralement aller le plus rapidement possible.
Je comprends, c’est humain…
Et, c’est une erreur que la majorité des gens font.
Car souvent pour cela on néglige certaines étapes dans la gestion de projet et le résultat n’est pas forcément en adéquation avec nos attentes du départ et au pire on est parfois obligé de tout refaire et là on aura peut-être tendance à se décourager.
Si vous vous reconnaissez dans cela et que vous voulez avoir les meilleures chances de réussir votre projet, suivez les recommandations ci-dessous.
Exemple simple dans un plan de projet :
« Aménagements extérieurs de votre maison ».
Vous avez acheté une villa, mais la réalisation des clôtures et l’entrée du jardin ne sont pas prévues dans l’acte de vente. Donc, vous devez effectuer ces travaux vous-même.
Plan de projet : « Aménagements extérieurs de votre maison »
ÉTAPES de la gestion du projet :
- Clôture du jardin côté nord (grillage).
Clôture du jardin côté ouest (grillage).
Clôture du jardin côté est (grillage).
Clôture du jardin côté sud (Murs).
Construire le portail d’entrée du jardin (côté sud).
Dans ce plan de projet, vous avez créé une étape : « Construire le portail d’entrée du jardin ».
1— Plan d’action pour cette étape de votre plan de projet.
Ici, vous allez détailler cette ÉTAPE et réaliser une liste des tâches et leur durées prévues.
Dans un premier temps, commencez à lister toutes les tâches le plus simplement possible.
Tâches de la gestion de projet à réaliser :
– Définir et mesurer l’emplacement prévu.
– Calculer les emplacements des piliers du portail.
– Achat du portail.
– Construire les piliers.
– Placer le portail.
2— Plan d’action :
Décomposez certaines tâches et rendez vos tâches spécifiques.
3— Dans votre plan d’action, vérifiez l’ordonnancement, la chronologie et l'enchaînement des tâches.
Beaucoup de travaux peuvent être effectués en parallèle. Cependant, il est essentiel de bien mettre en place une chronologie des tâches surtout lorsque l’on travaille en équipe, car certaines étapes peuvent être bloquantes.
Ainsi si vous avez loué un camion pour amener des matériaux, mais qu’il n’y a pas encore de chemin pour accéder au chantier, il y aura un blocage.
Par exemple dans notre liste des actions énoncée ci-dessus, la tâche <Mesure et prévoir les points d’ancrage du portail> est mal placé. Il est préférable de la mettre avant le montage des piliers. Il y a sûrement aussi des tâches manquantes ou d’autres éléments mal placés, mais je ne suis pas expert en maçonnerie (en fait, dans mon cas, la première tâche à réaliser serait « Acquérir les compétences nécessaires »).
Une fois les tâches listées, décomposées et ordonnées, le travail apparaît beaucoup plus simple et réalisable.
Donc : Prenez le temps de définir clairement ce que vous voulez accomplir. Mettez en place un plan d’action et chaque jour menez une action qui va dans ce sens.
En décomposant votre projet, cela crée une certaine fluidité dans votre cerveau, car vous lui indiquez exactement quoi faire et quand le faire.
4— Enfin, pour chaque élément de votre plan d’action indiquez une durée prévue et une date d’échéance prévue.
Indiquer les délais et les échéances pour chaque action de votre plan. Cette fonction est nécessaire pour le bilan et le suivi périodique de votre projet.
4— Dans la gestion de projet, il est essentiel de clarifier les descriptifs des tâches du plan d’action.
Concernant le plan de projet et le détail des actions à effectuer, si ce n’est pas très clair dans votre esprit ou que la tâche n’est pas facilement quantifiable, il vaut mieux appliquer une autre technique plus proche de la méthode SMART, car chaque tâche de la gestion de projet doit pouvoir être exécutée au maximum dans une journée et doit donc être mesurable. Ainsi cela permet de clarifier beaucoup plus chaque tâche.
Et aussi, si une tâche prévue ne peut être faite que sur plusieurs jours il faut la décomposer en sous-tâches.
Conseils pour réussir ses projets : Lors de la définition de vos tâches, faites attention aux mots et verbes que vous utilisez et n’employez pas de termes trop vagues.
Par exemple : Si comme moi vous êtes un peu allergique aux tâches administratives, si j’écris, « Gérer l’administratif », je n’ai pas du tout envie de le faire, et il y a de fortes chances que mon cerveau va trouver une autre chose bien plus intéressante à faire.
Au lieu de mettre « Gérer l’administratif », décomposez cette activité et écrivez par exemple.
Traiter dans le courrier les factures fournisseurs à régler.
Établir les factures clients.
Faire le point sur la trésorerie, etc.
Super !
Vous avez décortiqué et mis en place votre plan de projet et votre plan d’action.
Maintenant, on va voir en détail tous les éléments importants pour améliorer les chances de réussite de votre projet.
5— Identifiez les ressources nécessaires pour réussir vos projets.
Pour la réalisation d’un projet, identifier les ressources nécessaires pour réussir sa gestion de projet est une tâche complexe, mais fondamentale. Une approche méthodique et rigoureuse est essentielle pour organiser et piloter un projet efficacement.
Ainsi, les ressources matérielles, humaines, financières et informationnelles doivent être soigneusement évaluées et gérées tout au long du projet pour maximiser les chances de réussite.
Les ressources informationnelles.
Les ressources informationnelles sont les données, les informations et les connaissances nécessaires pour prendre des décisions éclairées et guider le projet vers le succès. La collecte, l’analyse et la gestion appropriées des ressources informationnelles peuvent contribuer à améliorer la qualité des décisions prises tout au long de la gestion de projet.
Par exemple, si vous avez comme projet de monter un site internet, il vous faudra préalablement acquérir les compétences indispensables.
Les ressources matérielles.
Les ressources matérielles sont les biens physiques nécessaires pour réussir un projet. Elles comprennent généralement des équipements, des infrastructures, des machines, des outils et tout autre outillage essentiel au bon déroulement des activités du projet. L’identification précise de ces ressources est cruciale pour assurer une planification adéquate et éviter les retards ou les interruptions de travail.
Élaborez une liste complète des équipements et des matériels nécessaires pour chaque étape de la gestion de projet. Cela peut inclure des appareils spécifiques, des ordinateurs, des logiciels, des véhicules, etc.
Donc si l’on reprend l’exemple précédent « monter site internet », il vous faudra posséder obligatoirement un ordinateur, payer un abonnement chez un hébergeur et peut-être acheter les logiciels (ou plugins) nécessaires à la gestion de projet.
Les ressources humaines.
Les ressources humaines sont les personnes impliquées dans l’exécution du projet. Elles jouent un rôle fondamental dans la réalisation des objectifs fixés et peuvent influencer significativement la qualité du travail accompli.
Le point fondamental, c’est de s’assurer que les personnes qui vont vous aider ont suffisamment de ressources à apporter concernant les missions que vous leur aurez données. Notamment, vérifiez bien si elles peuvent dégager du temps pour votre projet.
Les ressources financières.
Les finances sont essentielles pour financer l’ensemble du projet, couvrir les coûts opérationnels et s’assurer que les dépenses restent sous contrôle. Une gestion rigoureuse des ressources financières est cruciale pour éviter les dépassements de budget et garantir la viabilité économique du projet.
Établissez un budget détaillé : analysez toutes les dépenses prévues, y compris les coûts des ressources matérielles, des ressources humaines, des services externes et autres. Élaborez un budget réaliste et documenté pour le projet.
Contrôler les coûts : surveillez régulièrement les frais réels par rapport au budget établi dans la gestion de projet. Réagissez rapidement en cas de dérapage financier et ajustez vos plans en conséquence.
Une gestion rigoureuse de vos finances et de toutes les ressources pour réaliser vos projets est cruciale pour éviter les dépassements de budget et garantir la viabilité économique du projet.
6— Dans les conseils pour réussir ses projets, un des points importants, c’est de travailler par étapes.
Si vous avez suivi mes conseils, vous avez découpé votre gestion de projet en étapes et ensuite décomposé et ordonnancé chaque étape en différentes tâches. Maintenant, mettez votre focus sur la prochaine tâche à effectuer et sur rien d’autre. Ainsi, petit à petit, vous évoluerez dans votre projet. Il y aura sans doute des obstacles à franchir, mais si votre plan est bien fait, si vous restez déterminé sans vous décourager vous atteindrez votre objectif.
À l’âge de 12 ans, j’ai participé à une course de natation (1 km en mer) et c’est grâce à cette expérience que j’ai compris que pour réussir l’essentiel est de se focaliser sur les étapes et non sur le résultat final.
La course était délimitée par des bouées. Ces bouées étaient placées avec des intervalles de 50 mètres. Dans ma catégorie, j’ai gagné cette course, car mon but n’était pas d’atteindre la digue, mais d’arriver à passer la prochaine bouée.
Remarque : Si vous désirez connaître le détail complet de l’histoire, allez faire un petit tour vers mon article sur les objectifs.
Dans votre plan de projet, faites en sorte que le temps nécessaire pour finaliser chaque étape de votre projet ne soit pas supérieur à une semaine.
Pourquoi cela ?
Imaginez votre grand projet comme une longue échelle. Et, chaque barreau de l’échelle correspond à une étape de votre projet. Ainsi, en fin de semaine, si l’étape est réalisée, vous avez réussi à franchir un barreau supplémentaire.
Votre projet avance, vous progressez…
Cette stratégie permet de maintenir votre motivation et votre confiance.
Donc, en début de semaine, posez-vous la question déterminante suivante :
Quelle est la tâche essentielle que je dois effectuer cette semaine et qui me rapprochera de mon objectif ?
7— Identifiez et gérez les risques.
Tout projet comporte des risques, qu’il s’agisse de retards, d’augmentation des coûts ou de difficultés techniques.
La prise en compte et l’analyse des risques s’intègre à la planification et à la gestion de projet.
Prenez le temps de cerner les risques spécifiques liés à votre projet et développez des stratégies pour les gérer.
Anticiper les problèmes vous permettra de mettre en place des mesures préventives et de réduire l’impact des risques sur votre projet.
En suivant ces conseils pour réussir ses projets et afin de minimiser les dangers, vous pouvez élaborer un plan d’action de secours pour certaines étapes essentielles du projet.
Par exemple, si sur un projet un client exige des pénalités de retard, vous pouvez vous assurer que vous disposez d’alternatives en cas d’imprévus.
Donc, n’oubliez pas de surveiller en permanence les risques tout au long du cycle de vie du projet.
8— Constituez une équipe compétente et motivée pour la réussite de vos projets.
Un freelance travaille souvent seul. Mais parfois, pour de gros projets ou des projets très limités en temps (par exemple, les salons dans l’événementiel) on a besoin de monter une équipe.
C’est pour cela que je vous conseille d’avoir et d’entretenir un réseau relationnel avec d’autres freelances.
Dans ce cas, le succès d’un projet repose souvent sur une équipe solide et cohérente et sur la qualité du travail effectué par l’équipe.
Choisissez soigneusement les membres de votre équipe en fonction de leurs compétences et de leur motivation. Bosser avec les bonnes personnes facilitera la réalisation du projet et renforcera les chances de réussite.
Une fois votre équipe en place, vous devez vous assurer que chacun comprend parfaitement son rôle et ses responsabilités. Vous devez vérifier également que chaque collaborateur possède tous les outils nécessaires pour accomplir son travail.
Mon conseil : Impliquez votre équipe dans le processus de décision !
Dans la gestion de projet, faire participer votre équipe dans le processus de prise de décision confortera leur engagement et leur motivation. Associez-les dans l’élaboration des stratégies, l’identification des problèmes et la recherche de solutions. Cela créera un sentiment d’appartenance et une dynamique positive au sein du groupe.
En bref, créez pour votre équipe un environnement positif et productif.
9— Adoptez des méthodes de communication efficaces pour réussir vos projets.
La communication est un élément clé dans l’accomplissement d’un projet. Assurez-vous de garder une communication ouverte et transparente avec toutes les parties prenantes externes (clients, fournisseurs, partenaires). Tenez-les informées des avancées, des éventuels problèmes et des décisions prises.
Laissez tomber la langue de bois et privilégiez la communication sincère et chaleureuse. Vous serez surpris(e) des résultats magiques que cela peut apporter !
N’hésitez pas à partager vos plans et vos objectifs avec votre entourage, mais ne vous arrêtez pas là. Prenez l’initiative et cherchez des personnes qui ont des objectifs et des problématiques similaires aux vôtres.
Soyez assez courageux pour faire savoir aux autres ce que vous essayez d’accomplir; Cela peut vous aider à accélérer les progrès.
Si vous travaillez avec une équipe, la communication est la clé pour maintenir l’harmonie et la collaboration au sein de votre équipe. Organisez des réunions régulières pour discuter des progrès, des obstacles et des ajustements nécessaires.
Soyez ouvert aux suggestions et encouragez les membres du groupe à exprimer leurs idées. Une bonne communication renforcera la motivation et l’engagement de chacun(e).
Et surtout n’oubliez pas, une communication efficace facilitera la résolution des problèmes.
10— Utilisez des outils et des technologies adaptés pour réussir vos projets.
Aujourd’hui, de nombreux outils de gestion de projet sont disponibles pour faciliter votre travail.
Utilisez des plateformes en ligne, des tableaux de suivi, des applications de gestion de tâches, des outils de pilotage, etc. Ces outils vous serviront à structurer vos idées, à suivre vos avancées et à collaborer efficacement avec votre équipe. Choisissez ceux qui conviennent le mieux à votre organisation et aux besoins spécifiques de votre projet.
Cependant, attention : certains outils peuvent avoir l’effet inverse et devenir des freins bloquants.
Dans le livre « les conseils pour réussir ses projets en tant que freelance », j’aime à vous mettre en garde sur certains outils qui non seulement ne vont pas vous aider, mais vont être des freins dans votre activité.
Ainsi, si vous bossez seul, vous n’avez pas besoin de la méthode PERT, du diagramme de GANTT… et de tous ces logiciels de suivi de projets ou de plannings basé sur le travail collaboratif en équipe. Tout cela sera un frein et vous fera perdre du temps.
Donc, supprimez de votre environnement de travail tous les dispositifs qui sont inutiles ou pire qui vous freinent.
Par contre, si vous travaillez avec une équipe, les logiciels collaboratifs tels que Notion, Trello, Asana, ou Monday peuvent vous aider à suivre l’avancement des tâches, gérer les ressources et faciliter la communication entre les membres de l’équipe.
Étudié et réalisé spécialement pour les freelances travaillant en solo, l’outil AURELIS, avec son plan d’action, ses plannings dynamiques et ses outils d’automatisation des processus permettront de suivre facilement l’avancement de vos objectifs et de gagner du temps dans le gestion de votre projet.
11— Dans les conseils pour réussir ses projets un des points essentiels est de bien gérer votre temps.
Si vous ne pouvez pas réserver une partie de votre temps pour réaliser votre projet autant arrêter là et passer à autre chose.
Mais avant posez-vous cette question « Combien de temps passez-vous par semaine à procrastiner sur internet, à consulter des courriels sans importance ou à regarder des conneries à la télévision ? »
La gestion du temps est primordiale dans la gestion de projet et contrairement à une idée perçue, c’est une notion assez complexe que je ne vais pas décrire en détail ici.
Cependant, il y a des éléments déterminants à retenir.
Écrire sur un agenda ou un planning (papier ou électronique, peu importe), car si votre tâche n’apparaît pas dans votre emploi du temps, il y a de fortes chances qu’elle ne sera jamais réalisée.
Même s’il est nécessaire d’avoir un agenda en détaillant les journées, je préconise de gérer son planning à la semaine, ainsi si l’on n’a pas effectué une tâche la veille on se dit que l’on pourra la rattraper dans les jours qui viennent et cela évite le sentiment de frustration.
En fin de semaine, revoyez les actions de la semaine et comparez avec les prévisions de votre agenda.
Célébrez ce que vous avez réalisé, car même si tout n’a pas été fait, vous avez fait quelques pas de plus vers la réussite de votre projet.
Surtout, ne vous abandonnez pas au sentiment de frustration.
Car on est souvent un peu trop ambitieux dans ses objectifs, et bien sûr, tout n’est pas concrétisé. Ce n’est pas bien grave, mais c’est bien d’analyser pourquoi on n’a pas pu le faire (on a pensé que c’était plus simple ? On a perdu du temps à des conneries ? On s’est laissé embarquer dans des choses non prévues ? On a repoussé l’action à faire, car ça nous soule ? Etc.)
Prévoir des pauses. Par exemple 1 heure de travail et 10 minutes de pause. Il est prouvé scientifiquement que notre efficacité est accrue avec ce mode de fonctionnement.
Pour gagner en efficacité avec un système de pauses, je vous conseille d’aller jeter un œil dans cet article.
Dans notre mode de vie actuel avec un rythme de vie effréné, la gestion du temps est devenue une compétence essentielle pour réussir dans notre vie. Avec des journées à rallonge, des tâches qui s’accumulent et des notifications de tous les côtés, il est crucial de maîtriser cet art pour être efficace et épanoui. Car plus vous aurez du temps à consacrer à votre projet et plus vous augmentez vos chances de réalisation.
Donc, pour l’avancement de votre projet, il est primordial de pouvoir libérer du temps. Pour gagner du temps, il existe de nombreuses techniques, et si vous désirez approfondir le sujet, je vous invite à aller voir ce guide très complet sur les méthodes pour optimiser votre temps.
Mais même si vous avez parfaitement réfléchi, bien analysé et tout mis en place pour votre projet, il sera extrêmement difficile à réaliser si vous ne suivez pas les conseils suivants :
12— Gestion de projet : Évitez le perfectionnisme.
Attention au perfectionnisme.
Il y a quelques années, jeune informaticien, je commençais un projet et je voulais qu’il soit au point dans les moindres détails. Donc je perdais beaucoup de temps. Et, plus tard, je m’apercevais qu’au moins 50 % des fonctionnalités n’étaient jamais utilisées.
Par exemple : Vous décidez d’écrire un livre sur le sujet « Comment atteindre vos objectifs »
Il est important à comprendre que plus vous créerez de pages, plus votre livre sera gros, donc plus cela vous prendra du temps. Mais le pire, c’est que cela ne sera pas forcément plus intéressant pour vos lecteurs et cela risque même de dévaloriser votre produit.
Remarque : Si vous voulez devenir auteur à succès, je vous conseille cet excellent livre.
Les perfectionnistes passent énormément de temps à contrôler et à revérifier leur travail afin d’être certains qu’il soit parfait.
En conséquence, cela génère une énorme perte de temps, et ça freine l’avancement de votre projet.
Attention cependant à ne pas être dans l’excès inverse, si votre produit ou votre service est de qualité médiocre, vous en vendrez peut-être quelques-uns au départ, mais votre réputation sera vite établies et vous n’aurez plus qu’à changer de métier.
Donc pour réaliser plus rapidement vos objectifs, évitez le perfectionnisme et plongez dans le monde de l’imperfection.
13— Faites preuve de persévérance et de résilience.
Dans l’image ci-dessus, le bonhomme arrête ses efforts alors qu’il est à deux doigts de réussir. Hélas ! c’est souvent le lot de beaucoup de freelances.
Nous vivons dans un monde où l’instantanéité et le succès rapide sont fréquemment mis en avant. Mais la réalité est bien différente. La réussite, que ce soit dans les affaires ou dans n’importe quel projet, nécessite du temps, des efforts et surtout… de la persévérance.
La persévérance, c’est refuser d’abandonner, même lorsque les résultats tardent à venir. C’est continuer à avancer malgré les obstacles, les échecs et les doutes. Mais attention, cela ne veut pas dire foncer tête baissée sans prendre le temps d’analyser et de réajuster sa stratégie si nécessaire.
La résilience, quant à elle, c’est la capacité à rebondir après un échec ou une difficulté. C’est apprendre de ses erreurs, trouver des solutions alternatives et se redresser plus fort. Car oui, il est normal de rencontrer des obstacles sur notre chemin, mais ce qui compte vraiment, c’est la façon dont vous réagissez face à ces épreuves.
Pour illustrer mes propos, permettez-moi de vous raconter l’histoire de Joëlle, une freelance que j’ai eu la chance d’accompagner. Elle avait lancé son entreprise de coaching en ligne, mais après quelques mois, elle se retrouvait avec peu de clients et peu de revenus. À ce moment-là, beaucoup auraient abandonné, mais pas elle.
Et, suite à mes conseils, elle a choisi d’apprendre de ses erreurs, de se former davantage sur le marketing et la communication, et surtout, de rester persévérante dans ses actions.
Résultat : grâce à sa persévérance et à sa résilience, elle a fini par connaître un réel succès. Elle a gagné en visibilité, en notoriété et a multiplié ses clients par cinq en seulement une année. Aujourd’hui, elle est devenue une véritable référence dans son domaine.
Alors, faites preuve de persévérance et de résilience dans la gestion de vos projets. Ne lâchez pas lorsque les résultats tardent à venir. Apprenez de vos erreurs, ajustez votre stratégie et continuez d’avancer.
Cependant, persévérer dans le brouillard ça sert à Quedalle. C’est pour cela que le chapitre suivant qui est souvent négligé est crucial.
14— Pratiquer un suivi périodique de votre projet.
La gestion de projet nécessite un suivi et un pilotage constant.
Sans orientation, sans pilotage, de nombreux projets ont tendance à dévier de leur trajectoire et finissent par s’arrêter en raison du manque de ressources. Pour vous assurer que votre projet reste sur la bonne voie, il est essentiel de suivre régulièrement les progrès par rapport aux jalons et aux objectifs fixés.
Pour cela, chaque fin de mois, revoyez votre tableau de bord et réalisez un bilan de votre projet, comparez la situation actuelle avec vos objectifs. Vérifiez en détail si vos accomplissements correspondent à vos prévisions.
Si cela coïncide à peu près à vos estimations, c’est un bon message et vous pouvez prendre un bout de chocolat ou un jus d’orange.Dans la négative, revoyez votre plan d’action.
Pourquoi certaines étapes n’ont elles pas été terminées ou ont elles été mal effectuées ?
Peut-être avez-vous mal évalué le temps de réalisation de ce projet.
Peut-être n’avez vous pas suffisamment accompli d’efforts ?
Peut-être que vos compétences dans certains domaines demeurent insuffisantes et qu’il vous faudra participer à une formation ?
Peut-être qu’il vous faudrait déléguer des travaux qui demandent des compétences très techniques ?
Ou peut-être que vous n’utilisez pas les bons outils ? Car effectivement, si vous essayez de couper un arbre avec une petite hache, réfléchissez que vos concurrents possèdent sans doute une grosse tronçonneuse.
Ou bien, peut-être que vous vous êtes fait avoir par un gourou du web ? (Qui vous avait promis que si vous achetiez sa formation et que vous y bossiez 4 heures par semaine vous alliez gagnez au bout d’un an 2000 € par mois sans trop de soucis).
Donc ce pilotage mensuel de la gestion de projet permet de remettre à plat votre projet et éventuellement de reconsidérer vos objectifs.
Et à présent, les armes fatales qui permettront la réalisation parfaite…
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15— Garder la foi et la confiance en vous.
La confiance en soi et la foi en ce que l’on entreprend permettent et favorisent la réussite de votre projet. Tout au long de l’histoire, de nombreuses personnes ont atteint le succès en maintenant une confiance inébranlable en leurs capacités et en croyant fermement en leur vision.
Dans un monde où les obstacles sont nombreux, croire en ses talents et en ce que l’on entreprend peut faire toute la différence. L’estime de soi est la clé pour surmonter les défis et persévérer face aux difficultés. De plus, la foi en son projet permet de rester motivé et déterminé, même lorsque les résultats tardent à se concrétiser.
Imaginez-vous dans une situation où vous devez prendre une décision importante pour votre entreprise. Vous avez étudié toutes les options, analysé les avantages et les inconvénients, mais vous hésitez encore. C’est là que la confiance en soi entre en jeu. Lorsque vous avez confiance en vos capacités et en votre intuition, vous êtes plus en mesure de prendre des décisions éclairées et de les assumer pleinement.
Prenons un exemple concret. Supposons que vous envisagez de lancer un nouveau produit ou un nouveau service. Vous avez fait des recherches approfondies, vous avez une idée claire de votre public cible et vous avez même créé un plan marketing solide. Cependant, lorsque vient le moment de passer à l’action, une petite voix intérieure pleine de doutes et d’incertitudes se fait entendre.
Et si personne n’achète mon produit ?
Et si personne ne s’intéresse à mes services ?
Et comment je vais m’en sortir pour trouver le temps avec toutes mes obligations et mes devoirs ?
Ces pensées négatives peuvent rapidement saboter votre confiance en vous.
Donc, dans un premier temps, étudiez le pourquoi de ce manque de confiance.
Ensuite, connaissez vos forces : prenez le temps d’identifier vos compétences et vos talents. Ce sont ces qualités qui vous distinguent des autres. N’hésitez pas à les mettre en valeur et à les utiliser pour la réussite de votre projet.
Cultivez votre confiance en vous-même : prenez le temps de vous féliciter pour vos accomplissements, aussi petits soient-ils. Cela vous permettra de renforcer votre estime de soi et de développer une mentalité positive. N’oubliez pas que chaque petite victoire compte.
Votre environnement a un impact considérable sur votre confiance en vous. Entourez-vous de personnes qui vous soutiennent et vous encouragent. Évitez les personnes toxiques qui sapent votre confiance et votre motivation.
La confiance en soi est une ressource essentielle pour surmonter les obstacles et atteindre vos objectifs. En développant cette qualité, vous serez en mesure de prendre des décisions audacieuses, de faire face aux difficultés et de vous relever plus facilement après un échec.
16— L’amour et la motivation.
Pourquoi l’amour ?
Si je n’aime pas ce que je veux faire, je serai peu motivé, donc il y a de grandes chances que je ne fasse rien et si j’essaie de réaliser quand même dans 90 % des cas ce sera mal fait. Quand on aime ce que l’on entreprend, on est souvent heureux dans l’exécution de son travail et généralement l’amour transparaît dans notre réalisation.
La motivation est un élément crucial pour l’accomplissement de votre projet. Car si vous êtes très motivé, vous passez à l’action rapidement et vous obtenez vos premiers résultats. Ensuite, ces résultats permettent de renforcer votre confiance. Enfin, comme vous êtes plus en confiance, votre motivation augmente et ainsi de suite. En fait, vous créez ainsi une spirale positive.
La motivation, ce sont les motifs que vous vous donnez pour passer à l’acte. Donc sans une solide motivation, vous avez du mal à franchir le cap, vous procrastinez, vous vous donnez bonne conscience en effectuant des tâches non importantes pour votre activité et à terme vous échouez.
Sans motivation, donc sans action, votre désir, votre décision, votre plan de projet ça ne vaut rien.
« Conseils pour réussir ses projets : Une personne extraordinaire est une personne ordinaire qui a une motivation extraordinaire. »
Roger Lannoy
Parfois, certains challenges sont difficiles à résoudre. Alors, votre projet se dilue dans le temps et vos échéances sont largement dépassées. Dans ce cas-là, il peut arriver que vous ayez une forte baisse de motivation.
Si c’est le cas, voici ce qu’il faut faire…
17— Dépasser les peurs.
Il est normal d’avoir des peurs, surtout si c’est un projet important pour notre vie future.
Quand j’ai créé mon entreprise il y a 17 ans, j’ai longuement hésité, car j’avais des crédits à rembourser, une famille… et je me disais : « Et si je n’arrive pas à trouver des clients. », « Et si je ne suis pas assez compétent pour ce que je veux faire ? »…
Bien sûr quand on en parle autour de nous on n’a pas seulement nos craintes, mais on récolte également la peur des autres « Tu es fou, tu n’es pas assez commercial, il y a trop de charges dans une entreprise, tu devrais rester salarié… »
Quelque part la peur c’est comme un gros nuage qui est devant nous, il faut avancer et le traverser.
Ce que l’on appelle souvent « sortir de sa zone de confort ».
Votre zone de confort, c’est là où tout est calme, et vous vous sentez bien et en sécurité.
Alors, pourquoi changer ?
Ne vous laissez pas avoir par les clichés sur la zone de confort et par tous ces gourous qui vous disent que pour évoluer il faut se libérer des peurs et changer à tout prix. Ce sont des menteurs !
Il existe des gens (salariés ou pas) qui paraissent parfaitement heureux dans leur vie.
On peut évoluer tout en restant dans une zone de confort.
Alors, pourquoi vouloir à tout prix changer ?
Je connais aussi des personnes qui rament dans leur métier et qui ne semblent pas très heureuses dans leur vie. Vous savez, la nana qui passe 7 heures par jour les yeux rivés sur la caisse du supermarché et qui le soir s’occupe de ses enfants, prépare le repas et fait le ménage dans sa maison…
Changer cela ce n’est pas facile et ça demande un sacré courage.
Pour avoir le courage d’aller au-delà de cette zone de confort il faut tout d’abord transformer ses « Et si… »
Donc, modifier la pensée : « Et si c’est un échec, qu’est-ce qui va m’arriver »
par
« Et si je réussissais, quelle serait ma vie ? »
« Et si je ne tente pas cette aventure comment je me percevrai ? »
« Et si ce projet me permettait de me réaliser et de faire exactement ce que j’aime ? »
Ensuite il est souvent nécessaire de se simplifier la vie. C’est à dire de minimiser ou de supprimer de votre quotidien tout ce qui vous freine.
Une grande peur quand on veut lancer son entreprise c’est ce que l’on appelle « le syndrome de l’imposteur » qui nous fait dire « Je ne me sens pas assez expérimenté »
Cependant, la compétence s’acquiert avec la formation mais surtout avec l’expérience.
Et pour acquérir de l’expérience, eh bien il faut se jeter à l’eau.
Il faut d’abord faire un premier pas, changer ses habitudes et ses comportements, obtenir un premier client, travailler…
Alors, arrêtez de penser que vous n’êtes pas assez bon, accordez-vous le droit d’être imparfait, ouvrez-vous au changement, impactez vos habitudes et dépassez vos peurs.
Une petite histoire …
Dans mes jeunes années, j’étais analyste-programmeur en informatique. La société pour laquelle je bossais et dont le patron était un membre de ma famille avait à une certaine époque de grosses difficultés. Étant donné que je n’avais plus de travail de programmation à réaliser, j’ai décidé d’essayer de trouver de nouveaux clients.
J’étais alors timide, réservé et l’on peut même dire un peu timoré.
Et, je n’avais aucune compétence commerciale.
Cependant, j’ai choisi d’oser. J’ai osé appeler, j’ai osé insister pour un rendez-vous et j’ai eu l’audace de mettre en avant mes qualités et de démontrer au client les bénéfices qu’il tirerait de notre partenariat.
Mon ancien patron a conservé ce client pendant plus de 20 ans et c’est le client qui lui a rapporté le plus de chiffres d’affaires.
Bon, il est vrai que ce n’était pas pour sortir de ma zone confort, mais que c’était surtout par peur de perdre mon boulot.
18— Cultivez un désir brûlant de voir votre projet aboutir.
Pour que votre projet aboutisse pleinement, il est primordial de cultiver un désir brûlant de réussir. Ce désir ardent est comme une étincelle qui alimente votre motivation et vous pousse à persévérer même lorsque les obstacles semblent insurmontables.
Imaginez que votre projet soit une graine plantée dans le sol. Pour qu’elle grandisse et fleurisse, vous devez l’arroser régulièrement, lui apporter de la lumière et de l’énergie.
De la même manière, nourrissez constamment votre désir de voir votre projet se concrétiser. Pensez à vos motivations profondes, à ce qui vous pousse à avancer et à les garder en tête tout au long du processus. Cela vous aidera à rester focalisé(e) et déterminé(e), même face aux épreuves les plus difficiles. Ne laissez jamais votre désir s’éteindre, car c’est lui qui vous guidera vers le succès.Pour cela, dans le livre « les conseils pour réussir ses projets » je vous donne une merveilleuse technique à appliquer : la visualisation !
Cela consiste à faire « COMME SI » votre objectif est déjà réalisé. Pour accomplir cela, concentrez-vous sur votre respiration pendant deux ou trois minutes. Ensuite, visualisez votre projet parfaitement terminé et conforme à votre souhait. Enfin, imaginez vos émotions, percevez votre satisfaction et la fierté qui est en vous suite à cette réalisation.Cette méthode permet de se ressourcer et de se remettre en phase cosmique avec vos objectifs.
Conclusion.
Réussir dans vos projets nécessite une combinaison de planification minutieuse, de communication efficace, de flexibilité et de collaboration.
La clé principale de la gestion de projet est d’avoir une vision claire, de réaliser un plan de projet et un plan d’action, de communiquer ouvertement, de s’adapter aux obstacles et de rester persévérant.
Voilà, vous avez désormais entre vos mains le guide complet des conseils pour réussir ses projets. Et, ce dont je suis sûr, c’est que si vous appliquez toutes ces recommandations, vous augmenterez considérablement vos chances de réussite.
Et, n’oubliez pas que chaque projet est une opportunité d’apprendre et de grandir. Alors, lancez-vous avec enthousiasme et confiance dans l’aventure de la réalisation de vos rêves.
À votre réussite …
Jean-Paul RIVES
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