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Last Updated on 15/06/2024 by Jean-Paul RIVES

Faire un planning prévisionnel efficace et réussir votre projet.

Vous gérez un maximum de choses avec vos agendas.

Mais, il y a souvent des urgences et vous perdez énormément de temps à reclasser vos agendas.

Donc, ensuite, vous vous êtes mis aux « todo list ».

Le problème c’est que le mardi vous n’avez toujours pas fini ce que vous aviez prévu le lundi et le mercredi vous n’avez pas réalisé la moitié de ce qui était planifié le mardi…

Et ainsi de suite…

Les tâches s’accumulent, encore et encore.

Ainsi, vous vous retrouvez avec tellement de choses à faire que vous commencez à déprimer pour finalement décrocher.

Alors, vous partez sur Google ou sur Facebook pour soi-disant faire de la recherche et développement. En fait, vous vous donnez bonne conscience, et vous procrastinez.

Je sais, vous êtes conscient de tout cela.

Alors, vous vous ressaisissez et parfois vous êtes même très productif.

Rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul.

C’est le lot de beaucoup de Freelances qui courent après le temps.

J’ai également vécu tout ça.

Alors je me suis posé les questions.

  • Comment faire un planning prévisionnel efficace ?
  • Comment identifier les tâches qui sortent du lot ?
  • Quelles sont les actions les plus efficaces, celles qui apportent des résultats ?

Je me suis dès lors rendu compte qu’il y a une énorme différence entre être productif et être efficace.

J’ai cherché longtemps des solutions.

Jusqu’à ce que je définisse une nouvelle stratégie que j’ai appelée « Le planning prévisionnel spécial ».

Dans cet article, vous découvrirez les secrets d’une bonne  planification  et comment les appliquer à votre projet.

Cette stratégie a changé ma vie et a sans doute contribué à la réussite de mon entreprise.

« Tu es né pour gagner, mais pour être un gagnant, vous devez planifier gagner, vous préparer à gagner et vous attendre à gagner. »

écrire un planning prévisionnel efficace

C’est quoi un planning prévisionnel ?

Le planning prévisionnel, parfois appelé calendrier prévisionnel, est un document permettant de visualiser la durée du projet ainsi que son cadencement dans le temps. Il permet à l’équipe projet de savoir comment s’organiser et d’identifier les différentes étapes à suivre pour réaliser le projet.

Ce type de planning est réalisé assez tôt dans le projet, lors de la phase d’initialisation ou la phase de préparation, afin de s’assurer que le travail à effectuer (que l’on nomme périmètre) est réalisable dans les délais communiqués. Il indique pour chaque phase de projet, chaque groupe de tâches et chaque tâche les échéances à respecter pour tenir la date de fin du projet.

Le planning prévisionnel peut prendre la forme d’un macro-planning, d’un rétroplanning ou encore d’un diagramme de Gantt. Ce document est communiqué à l’équipe projet ainsi qu’aux principales parties prenantes du projet et est souvent présenté lors de la réunion de lancement du projet.

Pour faire un planning prévisionnel, voici quelques étapes clés :

  1.  Clarifiez les limites du périmètre : Définissez précisément ce qui fait partie du projet et ce qui n’en fait pas partie.
  2.  Découpez votre projet en phases : Identifiez les grandes étapes du projet.
  3.  Ajoutez des jalons : Marquez les moments clés du projet.
  4.  Listez et hiérarchisez les tâches : Identifiez toutes les tâches nécessaires et organisez-les par ordre d’importance.
  5.  Estimez la durée de réalisation de chaque tâche : Évaluez le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche.
  6.  Classez chronologiquement vos tâches en fonction des dépendances : Identifiez les tâches qui doivent être accomplies avant d’autres.
  7.  Affectez chaque tâche : Attribuez des ressources (personnes, matériel) à chaque tâche.
  8.  Vérifiez les dépendances entre projets : Assurez-vous que les tâches sont bien coordonnées entre elles.
  9.  Déterminez les dates de début et de fin de chaque tâche : Fixez des échéances réalistes.
  10.  Renseignez votre planning : Remplissez toutes les informations nécessaires pour chaque tâche.

En améliorant votre planning prévisionnel, vous pouvez mieux anticiper les défis et gérer efficacement votre projet.

N’oubliez pas que le planning prévisionnel n’est pas gravé dans le marbre et peut être ajusté au fur et à mesure que le projet avance.

Pourquoi faire un planning prévisionnel ?

Faire un planning prévisionnel est indispensable pour la réussite d’un projet. Cela permet une planification précise et solide des tâches, en définissant clairement la chronologie, les délais et l’ordonnancement des activités. 

Un tel planning aide à identifier le chemin critique, à prioriser les tâches et à gérer efficacement les ressources humaines et matérielles. Il offre une vue d’ensemble, facilitant le contrôle du progrès et la gestion des imprévus.

Avec une bonne planification de projet, vous pouvez identifier les difficultés et intervenir rapidement avant que le travail ne s’accumule et cause des retards qui peuvent être coûteux.

Utiliser des outils comme AURELIS, Notion ou simplement faire un planning prévisionnel sous Excel améliore la collaboration entre les membres de l’équipe, rendant l’information accessible en temps réel. 

Ainsi, faire un planning prévisionnel vous donnera une vue d’ensemble simplifiée des principaux événements ou étapes d’un projet dans un ordre séquentiel. Cela mettra en évidence les dates importantes, les objectifs et les tâches à accomplir avant de pouvoir passer à une autre étape. En tant que chef de projet, vous disposez ainsi d’un plan de référence qui vous sert de boussole pour garder le cap.

Un planning prévisionnel permet également d’identifier les ressources nécessaires et de prévoir les risques associés à chaque étape du projet. En effet, des événements et des imprévus peuvent entraîner des retards, il est donc important de toujours prévoir des marges d’erreur dans votre planification.

En somme, faire un planning prévisionnel bien conçu, c’est mettre en place un outil puissant pour optimiser votre productivité, maîtriser vos coûts et garantir l’efficacité de la réalisation du projet.

Quelles sont les étapes clés pour faire un planning prévisionnel efficace ?

Pour faire un planning prévisionnel efficace, il est essentiel de suivre plusieurs étapes clés.
Tout d’abord, classez vos tâches par catégorie.
Dans AURELIS, j’utilise par défaut les catégories suivantes :

  • Travail Professionnel : Production
  • Travail Professionnel : Commercial
  • Travail Professionnel : Formation interne
  • Travail Professionnel : gestion administrative
  • Personnel : Famille — relations
  • Personnel : Santé
  • Personnel : Loisirs
  • Personnel : Maison — jardin – Bricolage
  • Personnel : Administratif

Dans chacune de ces catégories, on peut gérer différents projets pour lesquels des tâches devront être réalisées.

Dans votre calendrier réalisé avec je vous conseille de bien différencier les actions de ces catégories avec des couleurs différentes. Cela est possible avec des outils comme l’agenda Google Calendar ou le planning dynamique AURELIS.

Ensuite, définissez des objectifs pour chaque catégorie et chaque projet. Ceci est primordial, car ça oriente toute votre planification. Puis, identifiez les tâches nécessaires à la réalisation de vos objectifs, car cela permet de décomposer le projet en activités gérables.

La détermination de l’ordonnancement et des dépendances entre tâches est une autre étape critique, car elle révèle le chemin critique et aide à prioriser les actions. Pour cela, vous pouvez utiliser le diagramme de Gantt. Ce diagramme détaille l’ordonnancement des tâches, leur état d’avancement et leur interdépendance entre elles.

L’affectation des ressources, qu’elles soient humaines ou matérielles, doit être faite avec précision pour éviter les surcharges et optimiser la productivité. Ainsi, pour chaque tâche essayez d’estimer le temps nécessaire et ajuster ce temps avec une bonne marge pour prendre en compte les imprévus.

La création d’un calendrier projet, en utilisant des outils comme Beesbusy ou un simple planning Excel, offre une vue chronologique et visuelle de l’avancement prévu.

Enfin, faire un planning prévisionnel et l’ajuster régulièrement en fonction des imprévus et du progrès réel est indispensable pour maintenir le cap vers la réussite du projet.

Ces étapes, bien exécutées, assurent une planification solide et un contrôle efficace du projet, augmentant significativement les chances d’atteindre les objectifs dans les délais impartis. 

Comment faire un planning prévisionnel de projet efficace ?

Les objectifs principaux du planning prévisionnel ...

faire un planning prévisionnel

La construction d’un calendrier de projet commence toujours par la définition claire du résultat que l’on veut obtenir. Si le projet est à long terme, on va ensuite établir des objectifs principaux trimestriels, mensuels et hebdomadaires.

Ainsi, à chaque début de semaine, on posera la question suivante :
Quelles sont les actions principales à réaliser cette semaine qui me permettront de faciliter l’atteinte de mon objectif mensuel ?

C’est un des concepts du livre « One thing » de Gary Keller et Jay Papasan.

Un bouquin que je vous conseille fortement.

Un objectif clé correspond au but le plus important à atteindre pour réussir votre semaine.

Bien qu’il y ait des tâches associées à ces objectifs, on résonne en objectif semaine et non pas en tâches journalières.

En début de semaine, posez-vous la question :
Quel est l’objectif primordial que je veux accomplir pour réussir ma semaine ?

Quels sont les deux objectifs secondaires que je pourrais accomplir en plus pour que ma semaine soit parfaite ?

Comment faire un planning prévisionnel hebdomadaire efficace ?

Pour faire un planning prévisionnel hebdomadaire, je note en début de chaque semaine mes objectifs principaux.

Le matin,  je lance le logiciel AURELIS.

Le système affiche en priorité les objectifs principaux de la semaine et toutes les tâches nécessaires pour la réalisation de ces objectifs.

Ça apparaît sous mes yeux, cela titille mon cerveau et ainsi, je reste focalisé sur mon objectif.

Si vous n’avez pas de logiciel permettant cela, voici ce que je vous conseille :

En début de semaine, notez sur un cahier ou dans un tableur votre objectif clé et trois ou quatre objectifs secondaires à atteindre cette semaine.

Laissez votre cahier ouvert sur votre bureau de telle manière d’avoir constamment ces informations sous les yeux.

Remarque : Il ne faut pas confondre un objectif avec une tâche.
Un objectif clé sera associé à un jalon de votre projet (et cette étape sera découpée en plusieurs tâches).

Exemple simple : faire un planning prévisionnel pour l'écriture d’un livre.

Si vous avez le projet d’écrire un livre, dans votre planning prévisionnel, un de vos objectifs clés de la semaine pourra être « Écrire le chapitre 3 de mon livre ».

Ensuite, vous associez quelques tâches à cet objectif (une tâche par jour).

Exemple :
Lundi – Écrire 3 pages de mon livre xxx pendant 2 Heures.
Mardi – Écrire 3 pages de mon livre xxx pendant 2 Heures.
Mercredi – Écrire 4 pages de mon livre xxx pendant 3 Heures.
Jeudi – Écrire 4 pages de mon livre xxx pendant 3 Heures.
Vendredi – relecture et corrections Temps prévu 4 heures.

Remarque : n’affectez pas de prévisions de durée à vos objectifs principaux de la semaine.

Les temps doivent être étudiés sur chacune des tâches composant l’objectif.

Exemples d’objectifs clés hebdomadaires :
– Écrire 30 pages de mon nouveau livre.
– Établir le devis pour X.
– Construire un muret de jardin.
– Effectuer un bilan prévisionnel de ma société.
– Préparer les cartons et démonter les meubles pour mon déménagement.
– Écrire 4 articles sur mon site internet.
– Mise en place et formation d’un logiciel complet chez le client X.

Autre exemple : faire un planning prévisionnel mensuel pour un Blogueur.

L’image ci-dessous représente un planning prévisionnel mensuel que j’utilise personnellement.

 
planning prévisionnel mensuel pour blogueur

Vous pouvez observer que ce planning est divisé en catégories. Dans chaque catégorie, on détaille les actions principales à réaliser.
Pour chaque action planifiée, on définit les colonnes suivantes:

  • Unité : Corresponds au nombre prévu de réalisations (Nb) ou au nombre d’heures de chaque bloc de temps (exemple 3 H pour 3 heures)
  • Niveau de priorité : Pour indiquer le niveau d’importance, de l’action à réaliser.
  • Nb Prévus : On indique le Nombre d’entités ou le nombre de blocs de temps (suivant l’unité) prévus.
  • Nombre réalisé : manuellement, chaque trait correspond à un bloc de temps réalisé.

Dans le planning, cela permet de comparer les prévisions et les réalisations et ainsi d’ajuster le planning pour le mois suivant.

The One Thing.

Les objectifs principaux de la semaine, c’est l’essentiel, car cela correspond à une marche que vous franchissez et qui vous rapproche du résultat final.

Le fait de le noter sur un cahier ou dans un logiciel et de le percevoir chaque matin permet d’avoir constamment sous les yeux et en mémoire la future étape du planning pour la réalisation de votre projet.

C’est la prochaine bouée pour atteindre la digue.

Remarque : Si vous ne comprenez pas cette dernière phrase, cela fait référence à une petite histoire personnelle dans l’article « Comment faire pour concrétiser ses objectifs »

Le concept du livre « The One Thing » de Garry Keller et Jay Papasan est basé sur la stratégie des dominos.

Chaque semaine, un domino tombe et en enclenche un autre en série.

Ainsi, domino après domino, votre projet progresse jusqu’à l’atteinte de l’objectif final.

Chaque jour, chaque semaine, chaque mois, quand vous revoyez vos objectifs, posez-vous les questions :

« QUELLE EST LA CHOSE ESSENTIELLE QUE JE PEUX FAIRE IMMÉDIATEMENT,
CE QUI ME RAPPROCHERA DE MON BUT QUOTIDIEN et qui me permettrait de rendre tout le reste plus facile ou inutile ?

QUELLE EST LA CHOSE ESSENTIELLE QUE JE PEUX FAIRE CE JOUR
QUI ME RAPPROCHERA DE MON BUT HEBDOMADAIRE et qui me permettrait de rendre tout le reste plus facile ou inutile ?

QUELLE EST LA CHOSE ESSENTIELLE QUE JE PEUX FAIRE CETTE SEMAINE
QUI ME RAPPROCHERA DE MON BUT MENSUEL et qui me permettrait de rendre tout le reste plus facile ou inutile ?

QUELLE EST LA CHOSE ESSENTIELLE QUE JE PEUX FAIRE CE MOIS-CI
QUI ME RAPPROCHERA DE MON OBJECTIF DU TRIMESTRE et qui me permettrait de rendre tout le reste plus facile ou inutile ? »

Et ainsi de suite… 

Comment définir ses objectifs principaux dans le planning prévisionnel de votre semaine ?

En premier lieu : réfléchissez au « Pourquoi »

La magie des mots

Est-ce que ce que je veux atteindre est en phase avec mes valeurs ?

Qu’est-ce que cela va m’apporter ?

Quelles seront éventuellement les conséquences négatives ?

C’est un élément très important, mais qui est plus au niveau du projet lui-même que des objectifs principaux de la semaine.

Cependant, je fais ici une parenthèse avec une petite histoire qui illustre l’importance du « Pourquoi ».

Un peu avant l’an 2000, il y avait une crainte dans toutes les grandes sociétés « LE BUG DE L’AN 2000 ».

Comme vous savez (si vous ne le savez pas, je vous le dis), je suis informaticien et je travaille près de Montpellier.

Donc avant l’an 2000 plusieurs sociétés m’ont sollicité pour changer d’emploi.

Je pouvais doubler mon salaire en partant à PARIS et Quadrupler mon salaire si j’acceptais un poste à LOS ANGELES.

Bien sûr au départ, j’étais aux anges.

La reconnaissance, ça fait toujours plaisir.

Et je me disais qu’à Los Angeles avec ce salaire j’aurais une vie de rêve.

Pour PARIS, je n’ai pas hésité, ayant passé quelques semaines là-bas en stage (métro-boulot-dodo) je n’ai pas eu envie d’être robotisé et donc j’ai refusé de suite.

Puis j’ai réfléchi, je venais de divorcer et mes enfants étaient encore petits.

En partant à Los Angeles au mieux je les verrais 2 ou 3 fois par an.

Je risquais de perdre beaucoup dans ma relation familiale.

J’ai donc refusé ces emplois.

Bien m’en a pris, car peu de temps après, j’ai été nommé directeur du service logiciel dans la société où je travaillais.

Remarque : Plus tard, j’ai appris qu’un ami informaticien parti à New York (pour également le Bug de l’An 2000) a été licencié 2 ans plus tard (les bugs étant résolus).

Ensuite, clarifiez, précisez, vérifiez en détail vos objectifs principaux.

Qu’est-ce que vous voulez atteindre pour faire un planning prévisionnel de votre semaine au TOP?

Exemples :
« Écrire un article  »
Ce n’est pas bon, car ce n’est pas assez précis et inconsciemment votre cerveau émettra de la résistance.

« Écrire un article concernant la gestion du temps sur mon Blog. »
OK : c’est clair, précis et réaliste.

« Écrire mon livre . »
Ce n’est pas bon, car ce n’est pas précis et pas réaliste donc vous n’allez pas y arriver et en conséquence en fin de semaine vous allez avoir un sentiment de frustration.
Vous allez donc reporter cet objectif sur la semaine suivante, vous n’allez toujours pas y arriver, la frustration va s’accumuler et ainsi de suite…

« Écrire 1000 mots par jour sur mon nouveau livre . »
OK

 

Enfin, vérifiez que vous avez le contrôle et les compétences.

Par exemple, si votre objectif est d’installer un lampadaire dans une chambre, mais que vous devez attendre qu’un électricien effectue le passage des fils, vous n’avez pas le contrôle.

À la place : définissez une tâche simple : « Prendre rendez-vous avec Monsieur Machin pour mettre en place l’électricité. »

Et une fois qu’il y a le jus, vous pourrez alors planifier votre installation.

Si vous n’avez pas les compétences requises, formez-vous d’abord.

Si vous dites, « je vais créer mon site WordPress cette semaine », mais que vous n’ayez suivi aucune formation ou très peu, vous partez tout droit dans le mur.

Écrivez plutôt, « Cette semaine, je cherche un hébergeur et j’installe le logiciel WordPress ».

La semaine suivante comme objectif, vous écrirez : « Je me forme sur WordPress ».

La semaine suivante vous écrirez : « Je choisis un thème WordPress et je me forme sur cet outil ».

Et ainsi de suite, step by step, c’est comme cela que l’on arrive à un résultat.

À l’école, on vous a bien appris l’alphabet avant d’apprendre à lire (bien qu’avec les méthodes modernes je ne sais plus trop).

Remarque : Certains gourous du Net vous promettent par leur formation de créer votre site en quelques heures, cela me fait bien rigoler, mais m’attriste également, car il y a beaucoup de gens qui rentrent dans le piège.

planning prévisionnel de votre semaine

Vous voulez vraiment atteindre vos objectifs principaux et réussir votre projet ?

Basé sur la méthode « The One Thing », le logiciel AURELIS permettra cette réalisation.

Et au bout du chemin, avec foi, motivation confiance et ténacité, il y a la réussite.

Conclusion.

« Vous pouvez tout accomplir dans la vie si vous avez le courage de le rêver, l’intelligence d’en faire un plan réaliste, et la volonté de voir ce projet mené à bien. »

Alors, faire un planning prévisionnel c’est bien.

Avoir des objectifs principaux c’est OK.

Mais le plus important c’est le résultat final.

Et pour ça, avant de vous lancer dans un projet, posez-vous d’abord la question : 

Pourquoi vouloir atteindre cet objectif »

« La plupart des gens passent leur vie à gravir les échelons d’une échelle… pour réaliser, une fois en haut de l’échelle, que celle-ci n’est pas appuyée sur le bon mur. »
Stephen Covey

Combien de personnes ont réalisé de gros projets, ont gagné beaucoup d’argent et ont eu du succès pour s’apercevoir à la fin de leur vie que pour cela ils avaient sacrifié beaucoup de choses et notamment leur vie familiale et qu’en fin de compte le bonheur leur avait échappé.

Ensuite, si vous décidez d’adopter ce projet, montez les marches une par une, chaque marche correspondant à un objectif essentiel de votre semaine.

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Jean-Paul RIVES

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Organisation au travail et efficacité des freelances.
Auteur :
Jean-Paul RIVES

Passionné d’organisation, j’ai dirigé de nombreux projets pour des PME et je me suis lancé il y a plus de 16 ans maintenant en tant que travailleur indépendant.
J’ai créé ce blog pour aider les freelances, travailleurs indépendants, formateurs, auto-entrepreneurs et infopreneurs à vivre sereinement de leur propre activité.

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