Last Updated on 17/03/2024 by Jean-Paul RIVES
La méthode simple et efficace pour savoir comment organiser votre todo list.
Permettez-moi de vous présenter Sophie, la reine autoproclamée de la confusion et de la perte dans son emploi du temps. Sophie, c’est un peu comme un personnage de comédie, toujours en train de jongler avec ses horaires comme si elle était une acrobate maladroite dans un cirque.
Dès le matin, Sophie se réveille avec l’espoir d’une journée bien organisée. Mais dès qu’elle consulte son planning, c’est comme si elle regardait une carte au trésor cryptique. Elle essaie de suivre les flèches et les indications, mais se perd invariablement dans un labyrinthe de rendez-vous et de tâches à accomplir.
Sophie est le genre de personne à noter ses rendez-vous sur des bouts de papier volants, qu’elle finit par confondre avec les reçus de ses achats en ligne. Elle se retrouve donc à appeler un fleuriste pour confirmer son rendez-vous chez le dentiste, tandis que son bouquet de fleurs est envoyé à son hygiéniste dentaire déconcertée.
Elle a également une passion pour les notifications de son téléphone. Son écran est constamment rempli de messages, de rappels et d’alertes, mais elle ne sait jamais vraiment pourquoi. Elle est toujours surprise de voir des rappels pour des tâches qu’elle avait complètement oubliées et elle se demande comment son téléphone peut être aussi perspicace pour deviner ses oublis.
Sophie est tellement perdue dans son emploi du temps qu’elle pourrait se retrouver à se rendre à une réunion habillée en tenue de sport, avec ses baskets aux pieds et sa raquette de tennis à la main. Elle a un talent particulier pour se tromper d’heure et d’endroit, se retrouvant souvent dans une salle vide ou en retard pour des rendez-vous importants.
Mais ne vous méprenez pas, Sophie est pleine de bonne humeur malgré toutes ces péripéties. Elle a développé un sens de l’autodérision remarquable et fait souvent rire ses collègues avec ses histoires rocambolesques. Elle est convaincue que la vie est un cirque, et elle est fière d’être la clown de la troupe.
En fin de compte, Sophie est une femme attachante, pleine de charme et d’énergie, même si elle est constamment perdue dans les méandres de son emploi du temps.
Peut-être qu’avec l’aide de cet article, elle trouvera son chemin vers l’organisation et la clarté, mais en attendant, elle continuera à divertir tout son entourage avec ses aventures hilarantes dans le monde de la planification.
Pour réussir votre activité de freelance, de coach ou de consultant, la bonne gestion du temps est une aptitude que vous devez absolument posséder. Chaque jour, de nombreux freelances passent à côté d’opportunités intéressantes parce qu’ils n’ont pas su faire une to do list efficace et organiser leur travail en fonction de cette liste.
Pourtant, il n’est pas impossible de réaliser plusieurs tâches même lorsque l’on a un planning chargé. Pour ce faire, il suffit de faire une to do list efficace et de bien l’organiser. En plus de booster votre productivité, réaliser une liste de tâches efficiente offre plusieurs avantages.
Vous souhaitez tirer au maximum profit de vos activités freelances ? Vous êtes à la recherche de stratégies innovantes pour planifier au mieux vos tâches ?
Voici quelques astuces sur comment organiser votre todo list qui ne manqueront pas de vous aider à prévenir l’acculement et à atteindre tous les objectifs que vous vous êtes fixés.
Pour faire une to do list efficace, commencez par répertorier toutes les tâches à exécuter.
La première étape pour gérer plus efficacement et mieux organiser sa to-do list consiste à répertorier toutes les tâches que vous devez accomplir. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, il ne s’agit pas d’une opération sans intérêt. Cette dernière revêt une importance capitale si vous souhaitez mieux gérer votre temps et gagner en productivité.
En effet, sans une idée précise et claire de ce qu’il y a à faire, il s’avère très difficile de bien organiser son emploi du temps.
Si vous vous posez la question de savoir comment organiser votre todo list, commencez donc par créer une liste de vos activités. Oubliez les tâches futiles comme par exemple vous connecter sur facebook. Autrement, vous risquez d’être débordé de travail et de voir votre planning totalement perturbé.
Dans votre to-do list, classez les activités par priorité.
Une fois la liste de vos tâches dressée, vous devez prendre le temps de les classer. Cela permet de savoir quelles activités il faut prioriser dans le lot et organiser sa to-do list de la journée au mieux. Pour ce faire, vous pouvez choisir un code et marquer chaque opération d’un signe indiquant son ordre de priorité.
Il ne restera plus qu’à réorganiser les tâches en regroupant celles possédant le même degré d’importance entre elles et le tour sera joué. Suivez cette liste de choses à faire le long de votre journée de travail lors de l’exécution de vos travaux. Vous ne pourrez qu’être plus productif.
Triez les tâches de votre to-do list par date d’échéance.
Si vous trouvez la stratégie qui consiste à réaliser les tâches prioritaires en premier un peu trop contraignante, sachez que vous pouvez opter pour des méthodes d’organisation plus traditionnelles. C’est le cas du tri des tâches par date d’échéance. Cette fois-ci, il faudra réaliser ses tâches les plus urgentes en premier. Cela permet de gérer les priorités urgentes de façon optimale et d’éviter les mauvaises surprises.
Bien que cette méthode soit pratique, elle a tendance à favoriser la procrastination lorsque les tâches à accomplir ne sont pas imminentes. La plupart des freelances qui adoptent cette alternative en viennent à acculer les travaux surtout ceux possédant les mêmes échéances. Si vous ne prenez aucune disposition supplémentaire, attendez-vous donc à des reports délibérés dans la gestion de projet.
Pour ne pas perdre du temps et rencontrer des retards, sachez néanmoins que vous pouvez faire pression sur vous-même et réorganiser le travail en de petites tâches. De nombreuses applications todo list vous permettent de planifier le travail et d’attribuer des dates d’échéances aux diverses tâches.
Vous ne devriez donc pas avoir du mal à tenir dans les temps.
Maintenant, nous allons voir comment organiser votre todo list avec l’aide des posts it.
Pour faire une to do list efficace, optez pour les posts it.
Les posts it sont des outils de gestion de vie professionnelle très utiles. Ces derniers interviennent régulièrement dans la réalisation de planning ou d’emploi du temps. En réalité, ils permettent de gagner considérablement en productivité. Commencez par énumérer les tâches de la journée et les actions les plus importantes.
Utilisez des verbes d’action pour créer des listes. Vous pourriez par exemple mettre « rédiger le procès-verbal de la réunion du 20 avril 2014 » ou encore « prendre rendez-vous avec tel fournisseur ». Pour optimiser votre organisation personnelle, sachez que vous pouvez aussi mettre à profit les posts it.
Avec ces derniers, il devient plus facile de prioriser les tâches que vous planifiez. Si vous finissez par considérer un grand nombre de travaux comme prioritaires, pensez à les classer. Ce faisant, vous pourrez les programmer sur des créneaux plus adéquats.
Par ailleurs, sachez que les posts it vous offrent la possibilité d’établir un code couleur. Celui-ci vous permet de repérer plus aisément les importantes tâches.
Faites un planning hebdomadaire ou mensuel.
Organiser sa to-do list et gérer son temps efficacement nécessite la mise en place d’une meilleure organisation du travail. A ce propos, vous pouvez diviser votre gestionnaire de tâche en 7 ou 30 parties suivant un planificateur hebdomadaire ou mensuel. Vous assurez ainsi une bonne gestion de vos listes de tâches sur le long terme.
L’appli Google Agenda vous sera bien évidemment très utile dans l’accomplissement de votre emploi du temps. En effet, elle vous propose des rappels pour les tâches urgentes ou importantes. Vous n’avez donc plus besoin de hiérarchiser les priorités et de veiller à leur respect avant d’être productif et efficace.
L’application se charge de vous rappeler automatiquement ce que vous devez à faire à tel ou tel autre créneau. Cela est moins stressant et plus commode.
Pour bien organiser sa to-do list, déléguez certaines tâches.
Pour un travailleur indépendant, déléguer certaines tâches à d’autres freelances ou à des collaborateurs peut également être une bonne solution pour être plus efficace dans votre travail.
Ne cherchez donc pas à tout faire seul.
Vous risquez de vous exténuer. Si vous avez une équipe ou des collègues qui peuvent vous aider, préférez leur confier quelques-unes des activités.
Cela ne manquera pas de vous faciliter la tâche et de prévenir les retards répétitifs.
Répartissez et planifiez les missions de vos collaborateurs.
En tant que chef d’une équipe, vous ne devez pas vous contenter de déléguer certaines missions à vos collaborateurs. Il est aussi essentiel que vous pensiez à répartir et à classer les tâches si vous ne souhaitez pas que la confusion s’installe et que l’avancement de votre projet soit impacté.
N’oubliez pas, c’est vous le leader. Et, votre rôle consiste également à savoir maximiser le temps de travail et le potentiel de vos troupes.
Après avoir estimé la charge de travail de chacun, mettez en place un emploi du temps professionnel. Faites aussi de temps en temps une sensibilisation sur les priorités professionnelles.
Ces stratégies facilitent non seulement le contrôle, mais également le suivi des tâches.
Pour ce faire, tous les supports sont bienvenus. Qu’il s’agisse de listes de tâches sur papier, de tableaux de tâches numériques ou de post-it, ne lésinez donc pas à les utiliser. Être efficace revient tout simplement à élaborer une organisation du travail et à mettre en œuvre des voies et moyens pour optimiser le travail d’équipe.
Identifiez et mettez à profit vos heures de bonne productivité.
Si vous vous demandez comment organiser votre todo list, sachez que vous pouvez également mettre à profit vos heures de bonne productivité. Comme vous l’avez sans doute remarqué, votre performance matinale n’est pas la même que celle en fin de journée. Pour accroître votre productivité, pensez donc à identifier les moments auxquels vous vous trouvez dans un état de concentration idéal.
Une fois cela fait, il ne restera plus qu’à programmer vos tâches les plus délicates à ces heures.
Organisez votre emploi du temps en tenant compte de vos heures les plus profitables et évitez les distractions inutiles comme les notifications de votre téléphone portable.
Éliminez les tâches désagréables en premier.
Dans certains cas, il peut arriver que la réalisation d’une to-do list ne s’avère pas aussi efficace que prévue. Le plus souvent, cela est dû à des activités jugées désagréables. L’individu finit donc par repousser ses tâches et ne respecte plus son planning. Comment s’y prendre donc pour mieux organiser sa to-do list et optimiser son temps ?
Il existe une méthode que vous pouvez adopter. Bien que cette dernière soit désagréable, elle est probablement la plus efficace. En absence d’urgences, placez au sommet de votre liste les tâches les plus désagréables et les plus difficiles.
Dans son livre « Avalez le crapaud », Brian Tracy nous explique que pour atteindre un haut niveau de performance l’essentiel est de commencer votre journée par une tâche importante qui vous semble difficile. Vous savez, celle ou Totoche dans votre cerveau vous dit « Oh, c’est compliqué, on verra ça demain… ».
Cette astuce est excellente pour lutter contre la procrastination. En réalité, elle vous permet de rester concentré et de travailler de façon efficace.
Dans votre todo list prévoyez les interruptions et les imprévus.
Pour faire une to do list efficace, sachez que vous devez également prendre en considération les interruptions et imprévus. Dans le déroulement de votre journée de travail, il est normal que des urgences surgissent. Malheureusement, vous ne pourrez pas toujours vous y dérober.
Toutefois, vous pouvez minimiser leur impact en évitant les interruptions et en vous concentrant sur les tâches prioritaires.
Pour cela, je vous conseille deux stratégies qui fonctionnent :
- Utilisez la technique Pomodoro. Cette dernière préconise de bosser par périodes de 25 minutes suivies de courtes pauses.
- Dans votre planning journalier, organisez votre to-do list en vous servant de la méthode « Time Blocking » qui consiste à découper votre journée en blocs de temps. Par exemple, vous pouvez définir 3 blocs de temps « Prioritaires » d’une durée d’une heure où vous vous concentrez sur les travaux les plus importants, 2 blocs de temps « Secondaires » dans lesquels vous vous consacrez aux tâches annexes et 2 blocs de temps « Libres » pour les imprévus.
Si vous suivez ces conseils, vous ne manquerez pas de constater une nette amélioration au niveau de vos plannings.
Ceci représente ma méthode personnelle Timeboxing que j’utilise au quotidien et que je conseille pour les freelances.
Pour bien organiser sa todo list, c’est essentiel de supprimer les activités non importantes.
Une autre astuce pour être plus organisé consiste à dire non aux tâches chronophages qui ne sont pas importantes ou qui ne vous aideront pas à atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés. Prenez le temps d’évaluer les demandes des autres et de faire la part des choses. Si cela n’est vraiment pas important pour vous, n’hésitez pas à leur dire non de façon respectueuse et polie.
Dans le cas contraire, il vous faudra quand même prendre quelques minutes pour vous y adapter. Replanifiez votre journée rapidement, réorganisez votre travail si nécessaire et utilisez des rappels pour vous aider à ne pas oublier ce que vous faisiez.
Enfin, pour être plus efficace dans votre travail, vous devez apprendre à éviter la procrastination. En effet avec tous les moyens de communication actuels, on vit une guerre du « Focus ». Que ce soit par des emails ou des correspondances SMS, Messengers, Whatsapp ou autres, les gens essayent d’attirer votre attention sur ce qu’eux veulent !
Donc, soyez « aware » sur ce que vous, vous voulez et non pas sur ce que désirent les autres.
La matrice d’Eisenhower pour organiser sa to-do list.
Pour faire une to do list efficace, il est essentiel de faire la distinction entre les tâches urgentes et celles qui sont importantes. Ces deux adjectifs ne doivent pas être confondus. La raison est très simple.
Les activités à faire peuvent être urgentes et importantes, non urgentes, mais importantes, urgentes, mais non importantes ou ni urgentes ni importantes.
Si vous ne souhaitez pas être pris au dépourvu dans vos travaux de freelance, il est donc important de distinguer ces quatre types de tâches. La matrice Eisenhower vous aide justement à catégoriser et à hiérarchiser vos différentes activités. Elle contient quatre zones pour les quatre catégories. L’idée est de la reproduire et de lister les tâches selon leur importance et leur urgence au sein de la matrice.Pour faire une to do list efficace,
Alors la matrice, d’Eisenhower, c’est quoi ?
Imaginez un grand carré divisé en 4 parties.
En haut, vous avez d’un côté ce qui est important et urgent de l’autre côté ce qui est important, mais non urgent.
En bas, vous avez ce qui est urgent, mais non important et enfin en bas à droite vous avez ce qui est non important et non urgent.
Vous pouvez classer chacune de vos tâches dans un de ces quatre cadres.
Je vais vous montrer comment vous pouvez, utiliser cet outil.
Ce qui est important et urgent, c’est par exemple un devis essentiel que vous devez envoyer pour le lendemain et vous devez travailler encore parce que votre devis n’est pas tout à fait terminé.
Tout ce qui est important et urgent généralement vous savez très vite ce que c’est.
Ce qui est important, mais non urgent, ce sont les tâches qui seront très bénéfiques pour vous à long terme et c’est également toutes les tâches qui ne sont pas urgentes dans le sens où vous pouvez vous permettre de les remettre à plus tard.
Par exemple :
– Vous former pour changer de carrière,
– Vous former pour évoluer dans votre carrière,
– Vous former pour apprendre de nouvelles choses.
– Faire un plan détaillé pour un grand projet.
En fait, c’est quelque chose qui est important, pour vous, mais pas forcément urgent.
Ensuite dans la troisième partie vous trouvez donc les choses qui sont urgentes, mais non importantes.
Typiquement, c’est une alerte SMS que vous venez de recevoir.
C’est quelqu’un qui fait irruption dans votre bureau pour vous demander de faire quelque chose qui n’est pas très important pour vous, mais qui est important, pour lui.
C’est aussi, cette réunion de dernière minute qui vous est imposée alors que vous aviez prévu de faire autre chose.
Mais voilà, il vous semble que vous ne pouvez pas y échapper, c’est maintenant, ce n’est pas plus tard. La frontière entre ce qui est urgent et important et non important et urgent est très mince et beaucoup de gens ont des problèmes avec ça.
Ils confondent les deux en fait.
Donc là, ce que je vous conseille, c’est à chaque fois que vous avez un doute, demandez-vous si c’est important, pour vous aussi.
Si c’est important, pour quelqu’un d’autre, mais pas pour vous, vous pouvez soit laisser tomber soit proposer une date à l’autre personne en lui indiquant que vous n’êtes pas disponible en ce moment.
Enfin, il y a toutes les opérations qui sont à la fois non importantes et non urgentes :
– Les discussions futiles.
– Les distractions qui ne mènent nulle part.
– Errer sans buts sur les réseaux sociaux.
Tout ça, ce n’est pas important et pas urgent.
Bien entendu, avec ce type d’activité la seule chose à faire c’est de les supprimer littéralement de votre emploi du temps.
Alors à votre avis dans quel cadre en devez-vous passer le plus de temps ?
Je sais que beaucoup vont me répondre « bah évidemment, ce qui est Important et urgent ».
Effectivement par définition par essence, ce sont les activités que vous devez faire maintenant.
Mais en revanche, ce que je vous demande de considérer, ce sont les tâches qui sont importantes également, mais non urgentes.
Si vous ne les traitez pas assez rapidement, voilà ce qui va se passer :
Il y a deux cas possibles :
1– Elles vont devenir importantes et urgentes.
Exemple, un examen à réviser. Si vous attendez trop, vous allez réviser au dernier moment, vous aurez un pic de stress et finalement vous risquez de louper votre examen.
2– Elles vont finir aux oubliettes.
Par exemple, vous avez prévu de vous former pour pouvoir élaborer et vendre un programme de formation en ligne. Pris par le temps, vous décalez sans arrêt ce projet, jusqu’au jour où vous êtes passé à autre chose et vous avez abandonné l’idée.
Pourtant cette idée aurait pu changer votre vie…
Donc, si vous ne vous occupez que des tâches urgentes, l’important non urgent risque de n’être jamais réalisé, car il y aura toujours quelque chose qui deviendra urgent.
Vous aurez alors toujours le sentiment de vivre dans l’urgence et de courir après le temps.
Une bonne stratégie pour votre to-do list, c’est de prioriser avant tout ce qui est IMPORTANT.
Chaque début de semaine, passez en revue tout ce qui vous trotte dans la tête.
Pour créer votre to-do list, sur un cahier ou traitement de texte, faites 3 colonnes :
« Désignation de la tâche » – « Important » – « Urgent »
Pour chaque idée ou travail que vous avez listé, posez-vous les questions :
« Est-ce que c’est urgent » et « Est-ce que c’est important ».
Puis mettez « OUI » ou « NON » dans la colonne correspondante.
Voilà vous avez classé votre todo list.
Maintenant, ce n’est pas toujours évident de quantifier le niveau d’importance et le niveau d’urgence d’une tâche.
Est-ce que ranger et organiser mes dossiers c’est important ? Est-ce urgent ?
Est-ce que modifier ce chapitre de mon livre c’est urgent ? Est-ce important ?
Dans AURELIS, un module I.A. va plus loin, car pour une tâche importante et/ou urgente on va définir plusieurs niveaux d’importance ou d’urgence.
Et par une suite de questions, le logiciel vous aide à identifier ces niveaux et à classer vos tâches dans l’ordre correspondant à la matrice Eisenhower.
Bien évidemment, vous n’êtes pas tenu d’utiliser cette approche.
Il existe plusieurs matrices très intéressantes pour lesquelles vous pouvez opter en fonction des activités que vous avez à accomplir. Dans tous les cas, n’oubliez pas de planifier à l’avance et de prévoir une certaine marge de manœuvre pour les tâches réalisables.
Cela facilite la planification des tâches pour les terminer à temps.
Organiser et faire une to do list efficace, grâce à AURELIS.
Vous avez déjà identifié les tâches les plus importantes et urgentes que vous souhaitez réaliser ? Vous n’avez pas envie de vous mettre à reproduire manuellement des matrices et à les remplir ?
Pas de panique ! Il existe une panoplie d’applications todo list que vous pouvez utiliser pour vous faciliter la tâche.
L’une des options les plus efficaces, c’est l’application AURELIS.
Son principe est très simple. Il organise vos tâches en colonnes de façon très dynamique. Bien évidemment, vous avez la liberté de le customiser à votre guise. Vous pouvez par exemple choisir d’organiser votre emploi du temps sous la forme de différentes catégories (production, commercial, administratif, loisirs, santé…).
Votre planning quotidien pourra être classé par ordre d’importance ou d’urgence des tâches ou suivant un niveau de priorité de l’objectif.
Tout dépend de vous. Cet outil est personnalisable et compatible avec tous les profils d’utilisateurs. Que vous soyez un freelance, un consultant, un infopreneur ou un coach, ne lésinez donc pas à en tirer au maximum profit.
Il n’y a rien de mieux, et d’aussi simple, pour organiser sa to-do list journalière ou hebdomadaire.
Remarque : Concernant la gestion des tâches, la tenue des plannings, les mémos, les notes et idées, l’application AURELIS est délivrée GRATUITEMENT.
Conclusion.
L’organisation personnelle et la bonne gestion de votre temps de travail sont essentielles pour améliorer votre efficacité professionnelle. En hiérarchisant vos priorités, planifiant votre journée, évitant les distractions et les imprévus et déléguant certaines tâches, vous pouvez gagner du temps, être plus efficace et améliorer votre productivité.
Qu’attendez-vous donc pour mettre ces astuces en application ?
Grâce à celles-ci, vous ne manquerez pas d’organiser votre journée efficacement et d’atteindre vos objectifs professionnels en toute sérénité.
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Un grand Merci d’avance.
À votre réussite …
Jean-Paul RIVES
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Comment mettre en place un planning efficace ?
Les différentes méthodes pour être efficace au travail.
Vous voulez vraiment atteindre vos objectifs et réussir votre projet ?
Basé sur la méthode « The One Thing », le logiciel AURELIS permettra cette réalisation.
Et au bout du chemin, avec foi, motivation confiance et ténacité, il y a la réussite.
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