La méthode Time blocking : Mieux organiser son temps et booster sa productivité avec la technique des blocs de temps.

L’autre jour, il m’est venu à l’esprit d’expliquer une méthode efficace de gestion du temps que je pratique depuis plus de 20 ans.

C’est une stratégie de gestion du temps adoptée par de grands entrepreneurs de ce monde (Elon Musk, Jack Dorsey…) : la méthode Time blocking.

Avant de rédiger quelque chose sur ce truc, j’ai voulu consulter les idées des autres blogs sur le même sujet.

Horreur !
La plupart se plantent !
Pourquoi ?

Parce qu’ils mélangent la notion de gestion du temps et le concept de gestion de projet.

Mais je vous expliquerais cela en détail un peu plus bas dans ce post.

C’est le drame d’internet, un jour, un mec ou une nana écrit un article. Puis d’autres blogueurs pompent les idées de cet article et réécrivent à leur façon.

Ils n’ont jamais appliqué les solutions qu’ils proposent et comme il existe des erreurs dans le post initial, on se retrouve avec un tas d’articles qui émettent des notions fausses.

Et le pire, c’est que des tas de gens vont essayer d’appliquer ces conseils !

Mais revenons à nos moutons…

Le souci de notre époque, c’est que l’on est fréquemment débordé par le flot d’informations que l’on reçoit.

On a beaucoup de choses à gérer en même temps, les projets professionnels, les tâches familiales…
Souvent, on a tendance à agir dans l’urgence, à être hyper réactif aux demandes, à consulter ses emails, avec une demi-heure par-ci par-là et l’on se retrouve parfois avec des emplois du temps totalement éclatés et improductifs.

Bref, les méthodes classiques qui consistent à détailler les tâches dans un agenda, ça ne marche pas ou mal !

Le meilleur système pour moi a toujours été celui qui est le plus simple. Et la méthode du Time blocking si elle est bien mise en place est très facile à appliquer.

Elle est incroyablement simple et elle peut énormément booster votre productivité.

Le Time blocking c’est quoi ?

Comment ça fonctionne ?

Quels sont les avantages ?

Donc, si vous êtes prêt(e) allons-y !

La méthode Time blocking c’est quoi ?

Le concept du Times blocking, c’est de découper son agenda en gros blocs de temps et de s’occuper des tâches une par une plutôt que de s’éparpiller et de faire les tâches un petit peu à la volée.

Ça repose sur des règles de productivité comme la loi de Parkinson et la loi de Carlson.

La loi de Parkinson.

« Le travail s’étend de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement. La connaissance générale de ce fait est illustrée par la phrase proverbiale suivante : c’est l’homme le plus occupé qui a du temps à perdre. »

En résumé : « Le travail s’étend au temps disponible »

Cette règle peut avoir un impact énorme sur votre temps. Surtout quand elle est appliquée sur les tâches simples.

Par exemple pour gérer vos emails :
Aujourd’hui, vous avez programmé 1 heure et vous y avez passé 1 h 15.
Le lendemain, vous avez prévu 30 minutes et vous finissez cette tâche en 30 ou 35 minutes.

Le résultat ?

C’est le même, et vous n’avez pas reçu plus de demandes que la veille !

Oups !!

Quand je dirigeais une équipe d’informaticiens, on avait une réunion par semaine. Au début, je passais 1 heure à préparer cette réunion. Puis 2 ou 3 fois, en retard sur mes plannings, j’ai préparé la réunion en 20 minutes.

Et même si c’était moins parfait, le bilan était équivalent.

Par contre concernant les tâches créatives, je ne vous conseille pas l’application de cette loi.

Pourquoi ?

Parce que, si par exemple vous décidez de coucher sur le papier un article en 2 heures, c’est possible, mais alors, votre texte ressemblera à des dizaines d’autres sur l’océan de Google.

Et ainsi, il ne sera jamais regardé sauf peut-être par votre mère ou votre petite sœur.

Donc au final pour cet article, vous aurez perdu 2 heures de votre temps.
Et, si vous fonctionnez de la même manière pour tous les écrits de votre blog…

D’après vous, qu’est-ce qui risque de se passer ?

C’est l’évidence même : au bout de quelques mois, vous constaterez qu’il n’y a que votre mère qui par amour le feuillette encore de temps en temps.

Et, vous vous apercevrez avec tristesse que même votre petite sœur a abandonnée…

Résultat des courses : vous serez anéanti, et peut-être alors vous déciderez de capituler.

En résumé de cette loi, on peut passer sa journée à paraître très occupé en travaillant sur des tâches simples qui nous plaisent comme les emails, les réunions, les réseaux sociaux, les communications diverses…
Notre cerveau est très friand de cela.

Mais à la fin de la journée si l’on analyse notre productivité sur le projet en cours…

c’est quoi ?

C’est un zéro barré !

En résumé de cette loi : Pour les tâches pas trop complexes, le fait de limiter vos blocs de temps par la technique du Time blocking vous permettra de gagner un temps faramineux.

La loi de Carlson.

« Un travail réalisé en contenu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois »

Carlson recommande de classifier vos tâches de la journée en regroupant celles qui se rejoignent.
Cette technique s’appelle le « Batching ». En l’appliquant, vous gagnerez énormément de temps et ainsi vous boosterez votre efficacité.

La méthode Time blocking est le résultat d’une synthèse entre la règle de Parkinson et la loi de Carlson.

En quoi ça consiste ?

Cette technique va vous aider à être beaucoup plus efficace en vous permettant de vous concentrer sur une seule chose à la fois, sans être distrait par des notifications ou des interruptions.

Voici quelques conseils pour bien utiliser le Time blocking :

  • 1. Définissez clairement chaque bloc de temps.
  • 2. Utilisez un calendrier ou une application de gestion du temps pour planifier vos blocs de temps (Google agenda par exemple).
  • 3. Établissez des limites claires pour chaque bloc de temps. Par exemple, vous décidez de ne pas regarder vos emails et de mettre votre mobile en mode avion pendant vos blocs de temps affectés à la production.
  • 4. Essayez de maintenir une routine quotidienne en organisant des blocs de temps similaires chaque jour.
  • 5. Soyez flexible et modifiez votre planning si nécessaire.

C’est cool non ?
Mais pourquoi faire ça ?

C’est ce que nous allons voir maintenant.

Pourquoi vouloir mieux organiser son temps avec le Time blocking ?

Les modifications de contextes.

Quand vous lancez une nouvelle application sur votre ordinateur, il y a un temps de chargement et d’initialisation du logiciel.
Votre cerveau fonctionne un peu de la même manière.
Et donc, à chaque fois que vous changez de tâche, votre cerveau recherche dans votre mémoire les informations concernant ce travail.

Ainsi, quand vous passez d’une tâche à une autre, même si vous ne vous en rendez pas compte, vous perdez un peu de temps et un peu d’énergie.

Le coût en temps de ces multiples variations de contextes est démentiel.

Selon une étude de Américan Psychological Association  pour une personne qui change souvent de tâche (par exemple, consulter ses emails toutes les 30 minutes) ce coût correspondrait à 40 % de perte de productivité.

C’est clair ?

OK, mais comment en finir avec ce drame ?

Hey, la solution c’est « le Batching » !!

Oups ?

C’est quoi ce truc : « le Batching » ?

Le batching , c’est une méthode qui consiste à regrouper les tâches similaires de courte durée dans un même bloc de temps afin de les effectuer en une seule fois.

Une chose indispensable à rassembler, c’est le traitement des emails.
Car ouvrir vos boîtes mail, visualiser les nouveaux messages, supprimer ce qui ne vous intéresse pas… Tout cela va vous prendre au moins 10 minutes.

Donc l’idée, c’est de gérer l’ensemble de ses courriels dans un seul bloc de temps.

Et surtout, évitez d’aller voir vos emails puis de revenir sur la tâche en cours, car en plus du temps gaspillé à consulter vos emails vous ajoutez le temps et l’énergie perdue concernant le changement de contexte.

De plus, si vous savez que vous avez réservé un moment dans la journée où vous allez traiter vos emails, vous serez nettement moins tenté d’aller les regarder toutes les 30 minutes.

Idem pour tous les appels téléphoniques que vous devez passer, regroupez-les dans un seul espace-temps.

Et la méthode pour mieux organiser son temps avec le Time blocking est basée sur cette technique de Batching.

Les Interruptions.

Des études scientifiques ont montré que sur une tâche complexe (écriture, programmation, graphisme, architecture…) une interruption peut vous faire perdre jusqu’à 25 minutes. Car comme pour un ordinateur, pour retomber dans l’élan que vous aviez avant la coupure, votre cerveau doit réinitialiser le contexte précédent.

Donc, le fait de réserver des périodes de temps de productivité en supprimant toutes les notifications diverses et interruptions accroîtra drastiquement votre efficacité.

Super et quels sont les avantages ?

Allez , un peu de patience, c’est un peu long mais ça peu rapporter gros !

Quels sont les avantages de la méthode Time blocking ?

Attention ! Car le Time blocking risque de vous apporter de grands bénéfices au quotidien en matière d’organisation et de productivité.
Donc c’est à déconseiller fortement aux personnes qui ont peur de la réussite.

Augmenter son efficacité.

Le principal avantage qu’on va retrouver avec cette méthode, c’est que vous allez délimiter votre temps et ainsi, vous allez plus facilement réaliser des tâches prioritaires.

Vous serez moins distrait par votre environnement et tout ce qui tourne autour.

Pendant le bloc de temps, vous êtes focalisé sur le job en cours et donc, vous n’avez plus de temps pour procrastiner ou pour répondre aux interruptions.

C’est super efficace, car ça vous oblige d’aller à l’essentiel.

C’est un gain de temps phénoménal.

Simplifier le planning de sa journée.

Autre avantage : c’est aussi, une manière de moins se prendre la tête.

Une fois votre calendrier établi, il ne vous reste plus qu’à le suivre.

Par exemple, quand on commence un bloc de temps prioritaire, on met son cerveau en veille, on ferme sa boîte email, on met son mobile en mode avion et l’on travaille à fond sur le bloc de temps.

Les blocs de temps permettent de travailler sereinement et sans trop de stress.

La méthode Time blocking permet également de planifier ses activités de manière à respecter ses limites et à éviter de se surmener.

Quand vous vous fixez des règles de temps et que vous les respectez, votre estime personnelle augmente, car même si vous n’avez pas terminé ce que vous vouliez réaliser dans la journée, vous savez que vous avez avancé et que vous avez fait de votre mieux.

Par opposition, le mec (ou la nana) adepte du multitâche qu’est-ce qu’il fait ?

Il est réactif à chaque notification…
Il se démène comme un malade,
Il rédige des messages, en même temps il répond à des commentaires,
il consulte des articles intéressants…

En bref, il a dépensé énormément d’énergie et il a le sentiment d’avoir beaucoup bossé.

Mais hélas… Ce n’est qu’une impression.
En fin de journée, quand il analyse le travail effectué, il se rend compte que dans son projet en cours, il a très peu avancé.

Et là, il culpabilise, sa confiance en prend un coup, son stress augmente.

En fait, il est quand même intelligent, car il prend conscience que finalement sa journée elle est merdique.

Car hélas…

Dans le monde actuel de surinformation, des milliers de personnes agissent comme un poisson rouge qui tourne dans son bocal et ne se rendent même pas compte du gaspillage de leur temps.

Le calendrier en blocs de temps favorise la persévérance.

Comme une tortue qui sans s’arrêter trace son chemin, vos blocs de temps prioritaires font que vous avancez calmement et sereinement sur votre projet, sans trop vous poser de questions.

Et ainsi, étape après étape, jour après jour, votre objectif final se rapproche.

Le lièvre et la tortue Jean de la Fontaine

« Rien ne sert de courir ; il faut partir à point. »

Pour ceux qui ne connaissent pas dans cette fable, le lièvre et la tortue font le pari d’arriver le premier en un certain lieu.
Paradoxalement, c’est la tortue qui gagne, car le lièvre s’est souvent arrêté en cheminant (Réseaux sociaux, emails, notifications…)

« La morale de la fable le lièvre et la tortue “ Rien ne sert de courir ; il faut partir à point ” prend ton son sens.
Peu importe la vitesse et les habiletés, afin de réussir quelque chose, mieux vaut temps et persévérance (comme la tortue) que la prétention en ses capacités innées (lièvre). »
(Extrait du blog https://education.toutcomment.com/)

Comment utiliser la méthode Time blocking en pratique ?

Le Time blocking consiste à planifier son temps en dédiant des plages horaires précises à chaque activité de la journée.

Pour un freelance, voici comment employer le Time blocking en pratique.

Bien comprendre et définir les 5 types de blocs de temps.

La première, étape, c’est la préparation. Vous allez devoir lister 5 types de blocs :

Les blocs de temps « Obligations », les blocs « prioritaires », les blocs « secondaires », le bloc « foure tout » et le bloc « Imprévus ».

Les blocs de temps « obligations » correspondent aux tâches sur lesquelles vous avez peu de contrôle.
Par exemple, une réunion avec votre patron, un rendez-vous avec un client ou un fournisseur…

Les blocs de temps « prioritaires » sont les plus importants.
Ça va avoir un impact énorme sur votre journée. Ce sont les parties de temps qui vont permettre la progression de votre projet.
Donc si elles ne sont pas accomplies, dur dur, car c’est votre projet qui prend du retard.

Les blocs de temps « Secondaires » contiennent les actions que vous aimeriez exécuter en plus. Si elles ne sont pas réalisées, c’est moins problématique, elles seront reportées le lendemain.

Le bloc de temps « fourre tout », c’est là où vous allez gérer vos emails, votre courrier, votre administratif, les messages divers (téléphone, réseaux sociaux….).
Ce bloc contiendra les actions les moins importantes concernant l’avancement de votre projet.

Le bloc de temps « Imprévus » va servir de tampon pour gérer les aléas et les urgences…

Dans votre planning, mettez-vous des limites sinon vous risquez d’être surchargé et ce n’est pas le but.

Dans votre agenda en mode professionnel, je vous conseille de ne pas dépasser un maximum de 9 blocs de temps.

Par exemple, personnellement je pose 2 blocs de temps de 2 heures pour les tâches prioritaires, un bloc de temps d’une heure pour les travaux secondaires, un bloc de temps d’une heure pour les activités « Fourre tout » et un bloc de temps de 2 heures pour m’occuper des aléas.

Bien sûr s’il y a des rendez-vous ou des réunions dans le planning journalier je dois enlever des blocs de temps et évidemment je priorise la suppression du bloc « Imprévus » et du bloc « fourre tout ».

Le planning hebdomadaire : Organisez vos blocs de temps en début de semaine.

Commencez par placer dans votre agenda les Blocs de temps obligatoires (Rendez-Vous, Réunion…)

Ensuite, placez vos autres blocs de temps, mais sans préciser les tâches à exécuter.

Vous pouvez les nommer par thèmes. Ainsi, personnellement pour le libellé des blocs de temps « Prioritaires » j’utilise le mot « PRODUCTION ».

Sur un cahier, un logiciel , un tableur ou autre, établissez une To-do list des travaux à réaliser dans la semaine pour chaque bloc de temps (Voir mon exemple de Time blocking personnel plus bas dans cet article).

Pour vos estimations, il est fortement utile de découper votre projet et de mesurer votre temps.

Concernant les projets importants, pour inclure une tâche de ce projet dans un bloc de temps, il sera nécessaire de le segmenter.

Exemple : Vous avez décidé d’écrire un livre.
Pour cela, vous avez réservé un bloc de temps de 2 heures chaque jour.
Qu’allez-vous placer dans cet ensemble de temps ?

Si vous planifiez à la journée, la solution est de se dire, je vais rédiger minimum 2000 mots par jour.
Si vous planifiez à la semaine, vous pouvez dire « Je vais écrire un chapitre par semaine ».

Pour respecter vos ensembles de temps et affiner vos estimations au fil du temps, il est essentiel de mesurer la durée passée sur chaque tâche.

En effet, si l’on reprend l’exemple précédent, au début vous pouvez fixer dans votre calendrier :
« je vais écrire 3000 mots par jour ».
Ensuite, vous analysez le temps écoulé : 3 heures.
Vous constatez ainsi que vous avez débordé l’ensemble de temps prévu et c’est mal barré pour le reste de votre plan journalier.

Ainsi dans le prochain Bloc de temps, vous ajustez votre estimation et vous décidez de rédiger 2000 mots.

Si vous avez opté pour le logiciel AURELIS, c’est l’idéal pour la mesure du temps passé sur une tâche. Cependant, il ne fonctionne que sous Windows, donc si vous travaillez sur un Mac je vous conseille d’utiliser le logiciel en ligne « Toggl ».

Bon, maintenant c’est le moment de passer au coup de fusil à pompe.

Pourquoi la plupart des gens se plantent quand ils vous expliquent le Time blocking ?

Essentiellement parce qu’ils mélangent la gestion du temps et la gestion de projets.

Souvent, ils inscrivent le détail des tâches dans l’agenda et ce n’est pas le but de cette méthode.

La méthode Time blocking expliquée par la plupart (et qui n’est pas top).

Stratégie par blocs de temps

Qu’est-ce qui est bien ?

Il y a bien plusieurs blocs et il y a un bloc tampon pour les imprévus.

Pourquoi n’est-ce pas efficace ?

1– Les blocs sont détaillés (Écrire un article – Développement formation – Emails)
. Ça ne sert à rien ! (je vous explique plus loin avec la technique que je préconise).

2– Plusieurs couleurs pour séparer les blocs.
OK, mais on ne peut pas différencier les types de blocs.

Quels sont les blocs prioritaires et les blocs de temps secondaires ?
Je vous conseille de n’utiliser que 3 couleurs.
1 couleur pour les blocs de temps prioritaires
1 couleur pour les blocs de temps secondaires
1 couleur pour les blocs « Fourre tout » et « Imprévus »

3– Il n’y a pas de zones tampons entre les blocs.
Programmez toujours une petite zone tampon entre les blocs de temps (10 à 15 minutes) pour la flexibilité et éventuellement pour faire une pause.

Ma méthode Time blocking que j’utilise au quotidien et que je conseille pour les freelances.

Réaliser un plan journalier simple et efficace.

La méthode Time blocking

Remarque : dans la réalité, je prévois une marge de 10 min entre chaque bloc.

Je pense que vous avez deviné d’un seul coup d’œil la signification des blocs !

Pour les malvoyants, je décris :
En rouge – Les blocs de temps prioritaires
En vert : Les blocs de temps secondaires
En jaune : Les blocs pour les imprévus et l’administratif.

Vous allez me dire « Mais on ne sait pas quoi faire ! Il n’y a pas de descriptifs ! »
Oui, mais c’est une gestion du temps !
Ce n’est pas une gestion de mon projet ou une To-do list où je décris les tâches à réaliser.
Comment connaître les tâches à réaliser alors ?

C’est incroyablement simple, je vous explique !

Définir et prioriser les tâches pour chaque bloc.

En début de semaine, je définis les différentes listes des travaux.

Voilà ce que je fais :

  • 1– Pour les blocs de temps prioritaires :
    Je détermine les tâches essentielles à réaliser dans la semaine pour l’avancement de mon projet en cours.
    En me posant la question :
    « Quelles sont les actions essentielles que je peux entreprendre cette semaine pour que mon projet avance d’une étape ? »
    Ainsi, j’établis une check liste des actions à réaliser pour mes de Blocs de temps prioritaires.
  • 2– Pour les blocs de temps secondaires
    De la même manière, j’établis une liste des actions à effectuer sur mes de blocs de temps secondaires.
  • 3– Pour le bloc « Fourre tout »
    En début de semaine, je fais une liste des tâches administratives à réaliser.
    Et c’est également dans ce groupe que je gère les courriers, les emails…

Si l’on reprend l’exemple précédent où les tâches sont détaillées dans le planning.

Ma liste pour les blocs prioritaires sera :

1– Écrire un article sur la méthode Time blocking (6 blocs de temps prioritaires).

2– Commencer Le développement d’une formation sur la gestion du temps (4 blocs de temps prioritaires).

Remarque : Ceci est pour s’accorder à l’exemple, personnellement, en bloc prioritaire j’aurais mis uniquement le développement de la formation.

Ma todo Liste des blocs secondaires sera :

1– Prospection : une Pub Facebook et emails newletters.

2– Marketing  : 2 ou 3 posts sur LinkedIn et Pinterest.

Ma liste pour le bloc « Fourre tout » sera :

1– Préparer le courrier pour le comptable.
2– Règlement des factures fournisseurs
3– emails et courriers

Au fur et à mesure et à chaque bloc de temps, dans ma gestion de projets AURELIS, je lance les tâches correspondantes, et cela met à jour les temps passés et les étapes de mon projet.

Ensuite en fin de journée, d’un claquement de doigt, AURELIS m’indique les pourcentages de temps passés par catégorie (production, commercial, administratif ?…).

Enfin, je fais le point sur les avancées et sur les tâches prévues pour le lendemain.

Voilà, c’est bête comme chou… si vous pratiquez en freelance ou si vous avez un objectif personnel, c’est une manière facile et ultra efficace pour optimiser votre temps et voir la progression de vos projets.

Les règles à suivre pour que ça marche.

  • -1 Laissez un espace entre chaque bloc de temps, cela vous permet soit de faire une pause, soit de terminer le bloc de temps en cours.
  • -2 Fixez-vous des règles pour chaque type de blocs de temps. Par exemple, pour les blocs « Prioritaires » personnellement, je ferme mon logiciel de gestion d’emails et je coupe les notifications de mon mobile.
  • -3 Le plus crucial, et le plus dur à tenir : respectez scrupuleusement vos blocs de temps. En effet quand on a commencé une tâche, on a tendance à vouloir la finir à tout prix et alors on déborde.
    Ainsi, petit à petit le planning se décale et certains blocs de temps risquent de ne pas être réalisés.
    Cela amène parfois une certaine frustration et l’envie de fournir des heures supplémentaires pour arriver au bout (ce qui n’est pas une bonne idée).
  • -4 Faites des pauses, paradoxalement cela augmente votre efficacité (Pour comprendre cela, vous pouvez aller voir mon article sur la méthode Pomodoro).

Conclusion.

Adopter la méthode Time blocking peut prendre un peu de temps.
Pour s’y habituer et trouver le rythme qui vous convient le mieux, cela nécessitera certainement quelques ajustements au fil du temps.

Toutefois, cette technique basée sur les blocs de temps permet de mieux organiser son temps et d’établir un système de productivité ultra performant.

Définissez votre plan de temps de manière réaliste et ne soyez pas trop rigide.

On a souvent tendance à avoir les yeux plus gros que le ventre, donc si vous n’avez pas accompli toutes vos prévisions…
c’est normal, cool, pas la peine de stresser…
L’essentiel c’est d’avancer, de persister et de ne pas trop butiner en chemin (le lièvre et la tortue).

Ainsi, si vous avez du mal à suivre votre planning, il peut être utile de prendre un moment pour réfléchir à ce qui vous déconcentre et de trouver des moyens de minimiser ces distractions.

Et retenez cette phrase :
Dans un garage, il est plus simple de donner ou de jeter des objets qui ne vous servent pas que de construire de la surface supplémentaire.

Dans la vie, Il est plus facile de retirer le superflu que de rajouter du temps.

Vous voulez vraiment atteindre vos objectifs et réussir votre projet ?

Basé sur la méthode « The One Thing », le logiciel AURELIS ci-dessous permettra cette réalisation.

Et au bout du chemin, avec foi, motivation confiance et ténacité, il y a la réussite.

AURELIS : l'essentiel pour organiser son temps et ses projets.
AURELIS

En cliquant sur le bouton, d’ici 2 minutes, vous recevrez directement dans votre boîte email un lien pour télécharger le logiciel AURELIS version PRO.
Vous pouvez alors utiliser gratuitement la version PRO pendant 45 jours.
Ensuite, vous utiliserez automatiquement le logiciel en version gratuite (qui suivant vos besoins, pourra être suffisante).
Et bien sûr, si vous le désirez, vous pourrez facilement basculer à nouveau vers la version PRO.

Remarque : Comme vous peut-être, j’ai horreur des spams. Votre adresse email ne sera en aucune façon délivrée à une autre personne ou société et vous pourrez vous désabonner d’un simple clic.

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Jean-Paul RIVES

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Auteur :
Jean-Paul RIVES

Passionné d’organisation, j’ai dirigé de nombreux projets pour des PME et je me suis lancé il y a plus de 16 ans maintenant en tant que travailleur indépendant.
J’ai créé ce blog pour aider les freelances, travailleurs indépendants, formateurs, auto-entrepreneurs et infopreneurs à vivre sereinement de leur propre activité.

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