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Last Updated on 15/06/2024 by Jean-Paul RIVES

47 (+1) astuces efficaces pour optimiser la productivité au travail

Vous avez monté votre entreprise et vous bossez dur.

Entre l’administratif, le commercial et la production les Week-Ends c’est fini, presque plus de temps pour votre famille.

Ça fait mal et j’ai connu ça à mes débuts.

Marre d’être débordé par votre travail ?

Vous recherchez des moyens concrets pour être plus efficace ?

Ne cherchez plus !
Dans cet article, je vous révèle un résumé de tous les secrets pour devenir un pro de la productivité.

Imaginez une vie où vous maîtrisez votre emploi du temps, où vous faites le boulot de deux en une journée. Vous pourrez enfin dégager du temps pour vos passions, passer plus de moments avec vos proches, voire même vous offrir des vacances bien méritées.

Avec ces 47 astuces permettant d’optimiser la productivité au travail plus mon ultime conseil essentiel, vous allez découvrir des méthodes pour être plus concentré(e), gérer vos tâches efficacement, optimiser votre gestion du temps, et bien plus encore.

Dans cet article, je vous accompagne et vous trouverez des stratégies que vous pourrez mettre en action dès aujourd’hui. Fini le temps perdu, les projets qui s’accumulent et le stress qui monte.

Mais bon…
Encore faut-il les comprendre et les appliquer… ?

« Beaucoup de gens reçoivent des conseils. Seuls les sages en profitent. »

La productivité au travail ça commence par : La santé et l’énergie

La fatigue nuit à la productivité, car elle affecte notre capacité à nous concentrer, à prendre des décisions efficaces et à maintenir notre motivation.

Lorsque nous sommes fatigués, notre énergie diminue et notre performance en souffre. Nous sommes plus susceptibles de commettre des erreurs, de prendre plus de temps pour accomplir nos tâches et de manquer de clarté mentale.

Donc pour être productif, les 5 premiers conseils et sans doute les plus importants concernent votre santé et votre énergie.

1— Une bonne alimentation : Adoptez une nourriture équilibrée pour maintenir votre énergie tout au long de la journée.

2— Sport et exercices : Faites de l’exercice régulièrement pour stimuler votre productivité mentale et physique.

3— Gestion du stress : Appliquez des principes de gestion du stress comme la respiration profonde ou la pratique du yoga.
Prenez quelques minutes chaque jour pour vous détendre, vous recentrer et réduire le stress accumulé.

Cela vous aidera à rester calme, à maintenir votre concentration et à gérer efficacement les pressions liées au travail.

4— Le repos : Faites preuve de compassion envers vous-même et accordez-vous des moments de repos lorsque vous en avez besoin.

Une sieste de 20 ou 30 minutes (pas plus) après le déjeuner permet de rebooster votre énergie et donc d’être plus productif après le repas.

Pour être productif, il faut du repos

Donc, prenez le temps de vous reposer et de vous ressourcer. Cela permettra de renouveler votre énergie, d’améliorer votre concentration et de favoriser la productivité au travail.

5— Le sommeil :
Pour régénérer votre énergie, respectez un rythme de sommeil régulier et dormez suffisamment chaque nuit. Suivant les personnes, il est conseillé d’avoir au minimum 6 heures de sommeil et au maximum 9 heures.

Pour être productif, le mental est essentiel

6— La visualisation : Utilisez des techniques de visualisation pour vous aider à performer dans la productivité au travail.

Par exemple, imaginez-vous accomplissant vos tâches avec facilité, ressentant une satisfaction et une fierté immense à chaque réussite. Visualisez-vous en train de gérer efficacement votre emploi du temps, de rester concentré et de maintenir une productivité constante tout au long de la journée.

Cette pratique mentale basée sur la loi de l’attraction renforce votre motivation, vous aide à surmonter les obstacles et crée une mentalité positive qui vous pousse à réaliser vos objectifs de productivité.

7— Célébrez vos réussites :

Célébrez les réussites

Célébrez vos réussites et vos accomplissements pour garder votre motivation à long terme.

Par exemple, après avoir terminé un projet important, prenez le temps de fêter votre réussite en vous offrant une petite récompense ou en partageant votre satisfaction avec vos collègues.

Cela renforce votre confiance en vous, vous motive à continuer à accomplir de grandes choses et crée un environnement positif propice à une productivité soutenue et gratifiante.

La productivité au travail nécessite une bonne organisation de ses journées

« Si vous ne faites pas aujourd’hui ce que vous avez dans la tête, demain vous l’aurez dans le cul. »

8— La routine du matin : Développez une routine matinale positive pour commencer la journée du bon pied.

Pratiquez des activités qui vous mettent de bonne humeur et vous inspirent, comme lire, méditer ou faire de l’exercice. Cela vous aide à vous sentir énergisé et motivé dès le début de la journée, et cela favorise la productivité au travail.

9— Définissez des objectifs clairs :

 

la productivité au travail

Planifiez votre journée et établissez des objectifs clairs et spécifiques pour chaque tâche à réaliser.

Par exemple, visez à terminer deux tâches de taille moyenne ou à consacrer deux ou trois heures à une tâche complexe. Cette démarche vous permettra de rester concentré et motivé tout au long de la journée, en sachant précisément ce que vous devez accomplir. En fixant des objectifs clairs, vous vous donnez les moyens de mesurer votre progression et d’atteindre efficacement vos résultats.

Si vous avez bien planifié votre semaine, l’objectif principal de votre journée devrait correspondre à un de vos objectifs de la semaine.

10— Découpez votre journée en blocs de temps :
Pour booster la productivité au travail, utilisez une méthode de gestion en blocs de temps comme la technique Timeboxing. Cette technique permet de rester concentré et d’éviter la procrastination.

11— S’isoler pour la réalisation des tâches importantes : Éliminez les distractions en désactivant les notifications sur votre téléphone et votre ordinateur.

Si vous travaillez chez vous, prévoyez une plage de temps d’au moins 3 heures pendant laquelle vous demandez à vos enfants, votre compagne (ou compagnon), de ne pas vous déranger.

se concentrer pour créer

12— Les courtes pauses : Planifiez de courtes pauses régulières pour recharger votre énergie.
Cela peut paraître paradoxal, mais les pauses permettent d’améliorer la productivité au travail.
Par exemple, entre deux tâches, vous pouvez faire un peu de gymnastique ou de la méditation. Pour cela, vous pouvez utiliser la stratégie du Pomodoro.

13— Priorisez vos tâches :
Priorisez vos tâches en identifiant les plus importantes et les plus urgentes. Classez les tâches en fonction de leur impact sur vos objectifs et de leur délai de réalisation. Concentrez-vous d’abord sur celles qui vont affecter vos objectifs mensuels ou hebdomadaires. L’objectif étant de faire au moins un pas supplémentaire pour progresser dans votre projet. Ensuite, priorisez les tâches qui nécessitent votre attention immédiate afin de maximiser la productivité au travail et d’éviter les retards.

14— Apprenez à dire non : Identifiez les demandes qui ne vous apportent pas de valeur ajoutée et qui ne contribuent pas à vos objectifs et soyez capable de les refuser poliment. Cela vous permettra de consacrer votre temps et votre énergie aux activités prioritaires et de maintenir votre focus sur vos objectifs clés.

15— Communication : Évitez la surcharge d’informations en limitant votre temps sur les réseaux sociaux et en filtrant vos e-mails.

Fixez des plages horaires dédiées pour consulter vos notifications et prenez le temps de trier vos e-mails en utilisant des filtres ou des catégories.

Par exemple, vous pouvez désactiver les notifications sur votre téléphone ou employer une minuterie ou alarme pour limiter votre temps passé sur les réseaux sociaux. Cela vous permet de réduire les distractions et de vous concentrer sur les tâches importantes.

16— Focus : Pratiquez la méditation pour diminuer le stress et améliorer votre focus.

Prenez quelques minutes chaque jour pour vous asseoir confortablement, fermer les yeux et vous concentrer sur votre respiration. Cela vous permettra de calmer votre esprit, de vous détendre et d’accroître votre capacité à vous concentrer sur vos tâches, augmentant ainsi la productivité au travail.

17— Organisation Journée et vie personnelle : Établissez des limites claires entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle pour éviter le burnout.

La productivité au travail et la vie personnelle

Ce point est très important et pour illustrer mes propos, je vais vous raconter ce qui est arrivé à ma copine Sophie.

Sophie est une personne passionnée par son travail. Absorbée par ses responsabilités professionnelles, elle travaille souvent de longues heures. Son patron m’a confié que la productivité au travail de Sophie était extraordinaire.

Malheureusement, cette obsession pour son travail a eu des conséquences néfastes sur sa vie de famille. Sophie était constamment plongée dans les dossiers et les réunions, laissant peu de temps pour ses proches.

Ses enfants se sentaient négligés, son conjoint était frustré de ne pas avoir d’attention et de soutien de sa part. Petit à petit, les liens familiaux se distendaient et la communication s’effritait.

Les disputes et les tensions au sein de la famille ne faisaient que s’accroître. Le ressentiment grandissait, jusqu’à ce que tout cela aboutisse à une triste réalité : Sophie et son conjoint se sont retrouvés à envisager le divorce, victimes de cette spirale de négligence et d’absence de connexion émotionnelle.

Cette prise de conscience brutale secoua Sophie. Elle réalisa que son obsession pour le travail avait eu un impact dévastateur sur sa vie personnelle. Elle avait sacrifié des moments précieux avec sa famille au profit de sa carrière.

Cet événement douloureux marqua un tournant dans la vie de Sophie. Elle prit la décision de rétablir l’équilibre entre son travail et sa vie familiale. Elle commença à dédier du temps de qualité à sa famille, à s’investir dans les activités et les discussions avec ses enfants et son conjoint.

La route de la réconciliation fut semée d’efforts et de remises en question. Mais au fil du temps, Sophie réussit à restaurer les liens familiaux et à reconstruire une relation solide avec son conjoint.

Cette expérience l’enseigna sur une leçon inestimable : la productivité au travail est importante, mais pas au détriment de sa vie personnelle. Sophie apprit l’importance d’une gestion équilibrée entre le travail et la famille, trouvant le moyen de s’épanouir dans les deux aspects de sa vie.

18— Apprenez tous les jours : Formez-vous et continuez à apprendre de nouvelles compétences pour rester compétitif.

Investissez dans votre développement professionnel en suivant des formations, en lisant des livres ou en rejoignant des communautés d’apprentissage. Cela vous permettra de rester à jour, d’améliorer vos connaissances et compétences, et de continuer à évoluer dans votre carrière.

19-. Avaler le crapaud : Utilisez la technique « Avaler le crapaud ».

Cette technique est en fait très simple ! L’idée, c’est de commencer par les tâches ennuyeuses ou difficiles en premier. Vous savez, ces tâches que vous avez tendance à reporter parce qu’elles vous soulent. Mais en les faisant tout de suite, ça vous libère l’esprit et vous n’avez plus à vous inquiéter de les faire plus tard. Cela vous permet ensuite de vous concentrer sur des tâches plus agréables.

Pour en apprendre plus sur cette stratégie, voici le livre de Brian Tracy.

20— Évitez le multitâche : Enlevez de votre cerveau la notion qu’en faisant plusieurs choses en même temps, vous allez être plus productif.

Sandra, une entrepreneure pleine d’énergie, n’était pas d’accord avec moi sur le fait que le multitâche est improductif.

Mais quelques semaines plus tard, elle m’a raconté qu’un jour, elle jonglait entre la lecture de ses e-mails, un appel téléphonique avec sa copine Josie et la réalisation de ses virements pour les règlements des factures fournisseurs.

Prise par l’effervescence, elle n’a pas remarqué qu’elle avait fait des erreurs dans les virements. Les chiffres se sont mélangés, ce qui a conduit ensuite à de graves problèmes financiers pour son entreprise. Elle m’a confié alors que mon point de vue était le bon et que sa volonté de tout faire en même temps avait eu des conséquences très néfastes.

Remarque, l’autre jour je l’ai encore aperçu le téléphone coincé sur son épaule et en train de tapoter frénétiquement sur son clavier.

21— Des plages horaires spécifiques :
Bloquez des plages horaires spécifiques dans votre emploi du temps pour travailler sur des tâches importantes.

Par exemple, imaginez que vous avez un rapport détaillé à préparer pour un de vos clients. Plutôt que de le faire en dernière minute, vous décidez de bloquer chaque jour une heure après le déjeuner pour vous concentrer uniquement sur votre rapport.

Pendant cette heure, trouvez un endroit calme, sans distraction, et consacrez-vous sérieusement à votre travail. En réservant ce temps spécifique dans votre emploi du temps, vous pouvez vous consacrer pleinement à cette tâche et produire un travail de meilleure qualité, sans le stress de dernière minute.

22— Supprimez : Identifiez et éliminez les tâches non essentielles qui ne contribuent pas à vos objectifs.

Priorisez les activités qui ont un impact significatif et éliminez celles qui vous font perdre du temps sans réel bénéfice. Cela vous permet de se concentrer sur les tâches importantes et d’optimiser la productivité au travail.

23— Limitez l’utilisation de votre agenda :

Calendrier du bonheur

Ne mémorisez pas les tâches dans votre agenda. Utilisez votre agenda uniquement pour noter vos rendez-vous et les dates importantes.

L’agenda est un outil peu flexible, et nous savons tous que les imprévus font partie du quotidien.
Ainsi, en utilisant votre calendrier pour mémoriser toutes vos tâches, vous allez surcharger votre emploi du temps, ce qui va rendre difficile la gestion des imprévus ou des tâches urgentes.

De plus, l’agenda ne permet pas de hiérarchiser les tâches ou de les organiser par ordre d’importance, ce qui peut rendre difficiles la gestion des priorités et l’optimisation de la productivité au travail.

Pour gérer vos tâches, utilisez plutôt un système de gestion des tâches dédié. Par exemple, utilisez un outil (comme AURELIS Gestion du temps ) permettant une planification dynamique.

En cas d’imprévus et d’urgences, une planification dynamique permet de déplacer et reprogrammer automatiquement certaines tâches de votre journée vers une date ultérieure. Pour cela, dans le logiciel on établit des règles. Par exemple si l’on paramètre le fait que les tâches administratives ne sont autorisées que le vendredi matin ; quand on déplace une tâche de gestion administrative, elle sera toujours affectée à un vendredi matin.

Pour un Freelance qui gère du SAV client, un planning dynamique est un outil indispensable pour la productivité au travail.

24— Switchez : Gardez votre esprit frais et créatif en prenant dans la journée, une pause pour pratiquer une activité qui vous passionne.

Par exemple, si vous aimez dessiner, accordez-vous une pause pour laisser libre cours à votre créativité. Cela vous permet de vous détendre, de vous ressourcer et de revenir à votre travail avec une perspective nouvelle.

Ces pauses vous aident à maintenir votre motivation et à stimuler votre productivité au travail.

25— Les Rappels : Mettez en place des rappels et des alertes pour ne pas oublier les tâches importantes.
Programmez des notifications sur votre téléphone ou votre ordinateur pour être informé des échéances, des réunions ou des tâches spécifiques à accomplir.

Organisation générale

L’environnement

26— L’espace de travail : Pour favoriser la productivité au travail, la concentration et la clarté d’esprit, optimisez et organisez votre espace de travail.

Par exemple, débarrassez votre bureau de tout encombrement inutile, rangez les fournitures dans des espaces spécifiques et créez des zones dédiées à chaque catégorie de tâche (Administratif, commercial, production…). Avoir un espace de travail bien organisé facilite la recherche des documents nécessaires, réduit les distractions visuelles et crée une atmosphère propice à la productivité.

27— Un endroit agréable : Créez un environnement de travail agréable avec des éléments qui vous inspirent et vous motivent.

Par exemple, personnalisez votre espace avec des photos de vos proches, des citations inspirantes ou des objets qui reflètent vos passions. Ces éléments visuels peuvent vous remonter le moral, renforcer votre motivation et créer une atmosphère positive qui favorise la productivité et le bien-être au travail.

28— Changez et sortez : Changez de temps en temps d’environnement de travail pour stimuler votre créativité et votre productivité au travail.

Par exemple, si vous travaillez généralement dans un bureau, essayez de travailler de temps en temps dans un café animé ou dans un parc tranquille. Le nouvel environnement peut vous apporter une nouvelle perspective et une dose d’inspiration supplémentaire. En sortant de votre routine habituelle, vous stimulez votre cerveau, ce qui peut augmenter votre créativité et améliorer votre concentration.

La découverte de nouveaux espaces peut également favoriser votre bien-être mental et votre motivation.

29— Isolez-vous des bruits : Utilisez des écouteurs antibruit ou écoutez de la musique pour vous isoler des distractions sonores.

Cela favorise la concentration en bloquant les bruits environnants et crée une ambiance propice à la productivité.

Optimisation de la productivité au travail

30— Planification mensuelle : Chaque mois, faites le point sur votre travail et redéfinissez ou ajustez vos objectifs.

31— Planification hebdomadaire : En début de semaine, établissez un planning prévisionnel de la semaine à venir en indiquant au moins un objectif principal permettant une progression vers un de vos objectifs mensuels.

32— Les rituels de préparation : Mettez en place des rituels pour automatiser certaines tâches et économiser du temps.

Par exemple, créez un rituel de préparation avant de commencer une tâche récurrente, comme vérifier une check liste que vous avez établie préalablement ou préparer votre matériel. Cela vous permet d’éviter de perdre du temps et de rester concentré sur votre travail principal.

33— Le mind mapping : Utilisez une technique de mind mapping pour visualiser les idées et améliorer votre créativité.

Commencez par écrire le concept central, puis reliez-le à des branches représentant des idées secondaires ou des sous-catégories.

Par exemple, si vous travaillez sur un projet de marketing, vous pouvez avoir des branches pour le branding, la recherche de marché, les stratégies de promotion, etc. Cette visualisation vous permet d’explorer différentes perspectives, de découvrir de nouvelles connexions et de générer des idées innovantes.

C’est un outil puissant pour organiser vos pensées et maximiser votre créativité dans votre travail.

34— Déléguez : Déléguez les tâches qui ne nécessitent pas votre expertise ou qui peuvent être effectuées par d’autres.

Identifiez les activités que vous pouvez déléguer à des collègues, sous-traitants ou outils automatisés.

Par exemple, si vous êtes un gestionnaire de projet, vous pouvez déléguer la recherche d’informations à un assistant. Cela vous permet de vous concentrer sur les aspects de votre travail qui nécessitent votre expertise et d’alléger votre charge de travail, vous permettant ainsi d’être plus efficace dans vos responsabilités principales.

35— Privilégiez la qualité : Adoptez une approche de qualité plutôt que quantité en vous concentrant sur les résultats et non sur les heures travaillées.

Plutôt que de vous focaliser uniquement sur le temps passé sur une tâche, privilégiez les résultats concrets que vous produisez.

Par exemple, si vous travaillez sur un projet créatif, concentrez-vous sur la qualité du résultat final plutôt que de vous préoccuper du nombre d’heures investies. Ainsi, cela permet de maximiser la productivité au travail et d’obtenir de meilleurs résultats, indépendamment du temps alloué.

Par exemple, imaginez que vous vous fixez uniquement 2 heures pour écrire un article de blog. Cependant plus tard vous vous apercevez que personne n’est intéressé par votre article. En conclusion, c’est de la productivité négative : vous avez perdu 2 heures.

Cependant, faites attention, la qualité, ça ne veut pas dire aller vers la perfection. On peut toujours mieux faire, et l’on est souvent tenté de corriger et d’améliorer sans cesse. Mais attention, ce surcroit de perfectionnisme peut provoquer l’échec de votre activité. Si vous passez 40 heures pour écrire votre article de blog vous n’êtes plus du tout productif.

L’important c’est d’arriver à trouver un équilibre pour faire de la qualité tout en optimisant son temps.

36— Respectez les délais :
Il est crucial dans votre activité de respecter les délais que vous vous fixez.

Planifiez et organisez votre travail de manière à respecter les échéances, ce qui vous permettra d’éviter le stress de dernière minute et de garantir une meilleure qualité de travail.

37— Le bilan journée : Faites régulièrement le point sur votre progression et ajustez vos méthodes si nécessaire. Tous les soirs, réalisez le bilan de votre journée et analysez ce qui a marché et notez en détail le temps perdu en procrastination ou diverses activités pas vraiment utiles.

38— Le bilan de la semaine : Si vous travaillez sur un projet complexe, prenez aussi le temps de faire un bilan hebdomadaire pour évaluer les progrès réalisés, identifier les obstacles et ajuster votre approche si besoin. Cela vous permet de rester sur la bonne voie, d’optimiser votre productivité et d’améliorer continuellement votre façon de travailler pour atteindre vos objectifs.

39— Optimisez vos réunions de travail : Si vous bossez avec une équipe, évitez les réunions inutiles en privilégiant les échanges par e-mail ou les appels rapides.

Réservez les réunions pour les discussions essentielles qui nécessitent une interaction en direct. Cela permet de gagner du temps et de rester concentré sur les tâches principales, améliorant ainsi la productivité globale.

40— Brainstorming : Prévoyez des moments de réflexion et de brainstorming pour favoriser l’innovation et la créativité.

Accordez-vous du temps pour explorer de nouvelles idées, noter vos réflexions et laisser libre cours à votre imagination. Cela permet de stimuler votre esprit, de générer des idées innovantes et d’apporter un nouvel élan à votre travail.

41— Le Batching : Utilisez des techniques de « batching » pour regrouper les tâches similaires et optimiser votre efficacité.

Par exemple, si vous avez plusieurs e-mails à envoyer, bloquez une période de temps dédiée pour les rédiger et les envoyer tous en une seule séance. Cela évite les interruptions constantes et vous permet de vous concentrer sur une seule activité à la fois, ce qui maximise votre productivité au travail en minimisant les transitions entre les tâches.

Les outils pour optimiser la productivité au travail

« Si l’on me donnait six heures pour abattre un arbre, je passerais la première à affûter la hache. »

Aujourd’hui, la clé pour réussir, c’est la performance. Et, dans votre activité, si vous n’avez pas les bons outils, vous allez échouer.

Par exemple, si vous avez un grand jardin, au printemps vous pouvez enlever les herbes à la main ou avec une bêche et cela vous prendra quelques heures. Avec une tondeuse performante, vous divisez votre temps par 10.

Tous les jours, on est assailli par des publicités. Pour un service demandé, des outils ou applications vous en trouverez des tonnes.
Alors, lequel choisir ?

C’est difficile, et je n’ai pas toujours la réponse.
Les outils que je préconise sur mon Blog, je les utilise au quotidien ou je les ai préalablement testés. Comme certains de mes partenaires, je ne dis pas que c’est les meilleurs, car il est impossible de tester toutes les applications sur un sujet donné.

Par exemple, j’ai travaillé pendant 25 ans en tant que responsable de projets sur des logiciels de gestion d’entreprise. J’ai créé un ERP (KV8) et j’ai été consultant sur des logiciels de gestion commerciale et ERP comme SAGE 1000, SAGE 100, Intégrale 500. J’ai testé plusieurs autres logiciels comme EBP, SAGE 30, CIEL… Et, je suis incapable de dire quel est le meilleur.

Pourquoi ?

Certains de ces logiciels possèdent des fonctionnalités que d’autres n’ont pas, et réciproquement.

De plus, il y a des tas d’applications de gestion commerciale que je ne connais pas (SAP, SaleForce, Axonaut, Pipedrive …)

En tant que consultant, c’est en communicant sur les besoins précis d’une entreprise ou d’une personne que je peux suggérer des outils qui me semble bien adaptés.

Donc, arrêter de croire ou de lire « Les 10 meilleurs trucs… », « Les 10 meilleures applications… », « Les 10 meilleurs plugins… »

C’est que des mensonges !

42— Utilisez des outils de gestion de tâches :
Des applications comme Aurelis, Todoist, ou Notion vous permettent de créer des listes de tâches, d’assigner des échéances, et de définir des priorités.

Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour un projet client, ajouter des sous-tâches et définir des dates limites pour chacune d’entre elles. Cela vous permettra d’avoir une vision claire de ce qui doit être accompli et de suivre votre progression étape par étape. Ces outils facilitent la coordination et l’organisation, vous aidant ainsi à travailler efficacement et à atteindre vos objectifs de manière structurée.

43— Les Outils de blocage : Utilisez des applications de blocage de sites web pour éviter de perdre du temps sur des sites non productifs.

Ces applications vous permettent de bloquer temporairement l’accès à des sites comme les réseaux sociaux, les jeux en ligne ou les sites de divertissement pendant les heures de travail.

Par exemple, vous pouvez définir une liste de sites à bloquer pendant vos heures de concentration maximale, ce qui vous empêchera de succomber aux tentations de navigation non productive. Cela vous aide à maintenir votre attention sur vos tâches prioritaires et à améliorer la productivité au travail.

Une application populaire qui vous permet de bloquer temporairement l’accès à des sites non productifs est « StayFocusd ». Cette extension de navigateur est disponible pour Google Chrome et vous permet de définir des plages horaires spécifiques pendant lesquelles certains sites sont bloqués. Vous pouvez personnaliser la liste des sites à bloquer selon vos besoins et ainsi éviter les distractions sur Internet pendant vos heures de travail.

44— Les outils pour gérer les e-mails reçus : Organisez vos e-mails en utilisant des dossiers ou des étiquettes pour une recherche plus efficace.

Par exemple, créez un dossier pour les e-mails de travail, un autre pour les e-mails personnels et utilisez des étiquettes pour catégoriser les e-mails par projets ou priorités. Lorsque vous recherchez un e-mail spécifique, il vous suffit d’ouvrir le bon dossier ou d’appliquer la bonne étiquette pour le retrouver rapidement. Cela vous fait gagner du temps et facilite la gestion de votre boîte de réception.

De plus avec certaines applications d’emailing (thunderbird) vous pouvez créer des filtres et automatiquement lors de la réception du courriel le système envoie le message dans le bon dossier.

45— Automatisez : Automatisez les tâches répétitives à l’aide d’outils de productivité comme Zapier ou IFTTT.

Par exemple, si vous recevez des rapports hebdomadaires par e-mail, vous pouvez créer une automatisation pour les transférer automatiquement dans un dossier spécifique ou les envoyer à une personne précise. Cela vous évite de perdre du temps à effectuer cette tâche manuellement chaque semaine, vous permettant ainsi de vous concentrer sur des activités plus importantes et stimulantes.

Pour effectuer du marketing par e-mails, programmez et automatisez les envois d’e-mails avec un autorépondeur.

Automatisez les envois d'e-mails

46— outils de collaboration : Utilisez des outils de collaboration en ligne pour faciliter le travail d’équipe et la communication.

Par exemple, supposez que vous travaillez sur un projet avec des collègues dispersés géographiquement. Vous pouvez utiliser des outils comme Google Drive ou Microsoft Teams pour partager et collaborer sur des documents en temps réel, organiser des réunions virtuelles et échanger des idées.

Ces plateformes améliorent considérablement l’efficacité de la communication et permettent une collaboration fluide et productive malgré la distance physique.


47— Les indicateurs visuels : Utilisez des indicateurs visuels de progression pour vous encourager à avancer dans vos projets.

Par exemple, créez un tableau de visualisation de type Kanban où vous pouvez afficher des objectifs, des jalons ou des tâches accomplies. Chaque fois que vous atteignez un objectif, marquez-le sur le tableau pour visualiser votre progression.

Cela vous motive en vous montrant concrètement les étapes franchies et vous inspire à continuer à avancer vers l’accomplissement de vos projets.

Conclusion : Mon 48ème conseil et le plus important

« Le succès n’est pas la clé du bonheur. Le bonheur est la clé du succès. Si vous aimez ce que vous faites, vous réussirez. »

Donc dans cet article, je vous ai donné 47 conseils utiles pour optimiser la productivité au travail. Cependant l’élément le plus important pour réussir dans votre activité ( et mon 48ème conseil ) c’est : « être heureux dans son travail ! »

Donc, voici le principal point à retenir — le bon système, ce n’est pas d’optimiser ce que vous faites. La solide stratégie c’est de tirer le meilleur parti de ce que vous ressentez pendant la réalisation de vos actions.

Parce que si vous vous sentez bien quand vous adoptez un nouveau système, vous pouvez le maintenir pour toujours.

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Jean-Paul RIVES

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Organisation au travail et efficacité des freelances.
Auteur :
Jean-Paul RIVES

Passionné d’organisation, j’ai dirigé de nombreux projets pour des PME et je me suis lancé il y a plus de 16 ans maintenant en tant que travailleur indépendant.
J’ai créé ce blog pour aider les freelances, travailleurs indépendants, formateurs, auto-entrepreneurs et infopreneurs à vivre sereinement de leur propre activité.

 

 

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