Last Updated on 13/04/2024 by Jean-Paul RIVES
Gestion des priorités : Les meilleures stratégies pour être plus efficace
La vie d’un freelance est une course effrénée, un tourbillon incessant de tâches et d’objectifs. Entre nos responsabilités professionnelles, notre vie personnelle et nos aspirations les plus ardentes, définir ses priorités avec clarté et atteindre nos rêves peut sembler être un défi insurmontable.
Mais détrompez-vous !
Dans cet article, je vais partager avec vous les stratégies incontournables pour prioriser de manière éclairée et vous rapprocher de vos buts.
Imaginez un instant la vie de Lucas, un entrepreneur ambitieux. Il se sentait souvent submergé par les multiples demandes et décisions auxquelles il devait faire face. Mais grâce à ces stratégies inspirantes de gestion des priorités, il a pu reprendre le contrôle de sa vie et avancer vers son rêve entrepreneurial.
Aujourd’hui, c’est à vous de jouer.
Comprendre l’importance de la gestion des priorités
Tout d’abord, comprenez l’importance cruciale de la gestion des priorités dans votre vie professionnelle et personnelle. En effet, la capacité à établir des priorités claires et à les respecter vous permettra d’accomplir vos tâches de manière plus efficace et de maximiser votre productivité.
Le fait de savoir prioriser ses actions est essentiel pour éviter le sentiment d’être débordé et submergé par les nombreuses demandes de votre quotidien. En définissant vos objectifs clés, vous pouvez hiérarchiser et organiser vos tâches de manière à consacrer le temps et l’énergie nécessaires à ce qui compte le plus dans votre vie.
Rappelez-vous constamment la question clé du livre « The One thing » : « Quelle est la tâche essentielle que je peux faire maintenant et qui me rapprochera le plus de mon but »
Définir ses priorités sans un cap clair est comme naviguer sans boussole. Identifiez donc vos objectifs à moyen et long terme dans plusieurs domaines de votre vie.
Que souhaitez-vous accomplir dans votre vie sur le plan professionnel, personnel ou financier ? En ayant tous les jours cette question à l’esprit, vous pourrez évaluer chaque tâche selon son potentiel à vous rapprocher de vos aspirations.
Les avantages d’une bonne gestion des priorités
Premièrement, une bonne gestion des priorités vous permet de gagner en productivité. En identifiant les tâches les plus importantes et en les traitant en priorité, vous optimisez votre temps et vos ressources, ce qui vous permet de réaliser plus de choses en moins de temps.
Deuxièmement, cela diminue considérablement votre niveau de stress. En sachant exactement ce que vous devez faire et en ayant une vision claire de l’ordre des priorités, vous évitez de vous sentir débordé et vous pouvez aborder vos tâches de manière plus sereine.
Ensuite, mieux prioriser vous aide à atteindre vos objectifs plus rapidement. En vous concentrant sur les tâches clés qui vous rapprochent de vos aspirations, vous progressez plus rapidement dans votre carrière et vous réalisez vos ambitions.
Une bonne gestion des priorités favorise également un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et personnelle. En sachant comment hiérarchiser et prioriser vos tâches, vous pouvez allouer du temps pour vos loisirs, votre famille et vos proches, ce qui contribue à votre bien-être global.
Enfin, cela vous permet de prendre de meilleures décisions. En évaluant les différentes priorités et en prenant en compte les conséquences de vos choix, vous pouvez faire des décisions éclairées, ce qui vous rend plus efficace et plus fiable.
En somme, une bonne gestion des priorités a de nombreux avantages, allant de l’amélioration de la productivité à la réduction du stress en passant par l’atteinte de vos objectifs et un meilleur équilibre de vie. Prenez le temps de définir vos priorités et vous récolterez les fruits de cette compétence précieuse.
Comment faire pour gérer les Priorités
1— Commencez par lister toutes vos tâches
Dresser une liste de toutes vos tâches est un point de départ crucial pour une gestion efficace des priorités. C’est une étape fondamentale qui vous permettra d’avoir une vue d’ensemble claire de ce que vous devez accomplir.
Je vous conseille de lister toutes les tâches sur le même document. Aussi bien les tâches personnelles que les tâches professionnelles.
En listant toutes vos tâches, vous créez un inventaire détaillé, ce qui évite de laisser des tâches importantes vous échapper. Prenez le temps de noter chaque tâche, qu’elle soit grande ou petite, afin de ne rien oublier.
Cela vous permet également de clarifier vos objectifs et d’identifier dans la liste les tâches les plus importantes. Pour cela, sur votre document, passez au stabilo les tâches qui vous semblent essentielles pour l’avancement de vos projets.
En identifiant ces tâches clés, vous pourrez ensuite concentrer votre énergie sur les actions qui feront réellement avancer votre carrière et votre vie.
N’oubliez pas de mettre à jour régulièrement votre todo liste en fonction de l’évolution de vos projets. La vie professionnelle est dynamique, et il est important de rester flexible et adaptable dans votre gestion des priorités.
2— Pour bien prioriser, définissez préalablement vos objectifs principaux et secondaires
Si vous souhaitez prioriser de manière efficace, il est essentiel de commencer par définir clairement vos objectifs principaux et secondaires. Cette étape vous aidera à mieux organiser vos priorités et à atteindre vos cibles avec succès.
Tout d’abord, identifiez vos objectifs principaux. Ce sont les objectifs fondamentaux que vous souhaitez atteindre à long terme, tant sur le plan professionnel que personnel. Prenez le temps de réfléchir à ces objectifs et assurez-vous qu’ils sont alignés avec vos aspirations les plus profondes.
« prévoir, c’est amener le futur dans le présent, pour pouvoir s’en occuper dès maintenant. »
Une fois que vos objectifs principaux sont définis, passez à l’étape suivante : déterminer vos objectifs secondaires. Ces derniers sont souvent plus spécifiques et liés à des tâches plus courantes. Ils sont les étapes intermédiaires qui vous aideront à progresser vers vos buts principaux.
En hiérarchisant les objectifs principaux et secondaires, vous établissez une structure claire pour vos priorités. Concentrez-vous sur les objectifs qui ont le plus d’impact sur votre vie et votre carrière, puis déterminez les étapes intermédiaires nécessaires pour les atteindre.
Lorsque vous avez défini vos objectifs principaux et secondaires, il est essentiel de garder ces objectifs à l’esprit lors de la planification hebdomadaire et quotidienne. Assurez-vous que chaque tâche que vous entreprenez correspond à l’un de vos objectifs prédéfinis.
Prioriser en fonction de vos buts, vous évite de vous disperser et vous vous concentrez sur ce qui est vraiment important. Cela vous permet de travailler de manière plus ciblée et de progresser de manière constante vers vos aspirations.
Par exemple, imaginez que l’un de votre but principal est de créer votre propre entreprise en tant que freelance. C’est un objectif ambitieux, mais réalisable. Maintenant, il est temps de définir vos objectifs secondaires pour y parvenir.
Parmi vos objectifs secondaires, vous pourriez inclure des étapes telles que la création d’un site web professionnel, l’établissement d’un réseau de contacts dans votre domaine, le développement de compétences spécifiques liées à votre activité, et la recherche de clients potentiels.
En listant ces objectifs secondaires, vous pouvez les classer par ordre de priorité.
Par exemple, vous pourriez décider de vous concentrer initialement sur la création de votre site web, car cela est essentiel pour présenter vos services et attirer des clients potentiels.
Ensuite, vous pourriez vous concentrer sur le développement de vos compétences spécifiques, comme le perfectionnement de vos techniques de travail ou l’apprentissage de nouvelles technologies pertinentes pour votre secteur. Cela facilitera votre positionnement sur le marché et vous rendra plus attractif pour les futurs clients.
En parallèle, vous pourriez commencer à vous connecter avec d’autres professionnels de votre domaine, en participant à des événements ou en rejoignant des groupes en ligne pertinents. Ce networking vous permettra d’établir des contacts précieux et de vous faire connaître dans votre secteur.
En suivant cette approche de priorisation basée sur vos objectifs principaux et secondaires, vous pouvez progresser de manière structurée vers le lancement de votre activité de freelance. Cela vous offre une vision claire de vos priorités et vous permet d’investir votre temps et votre énergie de manière ciblée et efficace.
En résumé, la définition préalable de vos objectifs principaux et secondaires est cruciale pour la gestion des priorités.
En définissant clairement vos objectifs principaux et secondaires, vous avez une feuille de route solide pour réaliser vos aspirations. En les intégrant dans votre processus de priorisation, vous vous assurez de travailler de manière stratégique vers vos objectifs. Prenez le temps d’établir vos objectifs dès maintenant et vous aurez une base solide pour une gestion efficace des priorités.
En établissant une hiérarchie claire, vous pouvez orienter vos actions vers ce qui compte vraiment.
Si vous avez du mal à hiérarchiser ou à choisir l’objectif à réaliser en premier, je vous conseille d’utiliser une matrice de décision.
Notre vie est façonnée par les objectifs que nous leur donnons. Mais ces objectifs n’ont de pouvoirs qu’à la hauteur des priorités que nous leur accordons. Et, c’est ce je vais développer maintenant.
3— Dans ma liste de tâches, comment arriver à bien identifier les priorités ?
Vous vous demandez peut-être comment bien identifier les priorités dans votre liste de tâches. Il est vrai que cela peut parfois être un défi, mais avec quelques étapes simples, vous pouvez y parvenir avec succès.
Tout d’abord, prenez le temps de considérer l’importance et l’urgence de chaque tâche. Demandez-vous si une tâche contribue directement à la réalisation de vos objectifs ou s’il y a des conséquences négatives si elle n’est pas accomplie rapidement. Ce processus vous aidera à distinguer les tâches prioritaires des moins pressantes.
Ensuite, tenez compte des délais associés à chaque tâche. Identifiez celles qui ont des échéances proches et nécessitent une attention immédiate. Cela vous permettra de hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de vous assurer que vous respectez les délais nécessaires.
De plus, prenez en considération les ressources disponibles pour chaque tâche. Demandez-vous si vous avez les compétences, les informations ou les outils nécessaires pour réaliser chaque tâche. Cela vous permettra de prioriser les tâches pour lesquelles vous êtes prêt et capable de fournir un travail de qualité.
Enfin, gardez à l’esprit vos objectifs principaux et vos aspirations à long terme. Identifiez les tâches qui ont un impact direct sur la réalisation de ces objectifs. En vous concentrant sur ces tâches, vous assurez que vous investissez votre temps et votre énergie de manière stratégique.
En utilisant ces stratégies, vous serez en mesure d’identifier avec précision les priorités dans votre liste de tâches. Plus vous pratiquez ce processus, plus vous deviendrez compétent dans la gestion de vos priorités, et cela vous aidera à maximiser votre productivité et à atteindre vos objectifs plus rapidement.
Par exemple, votre objectif à long terme est de gagner votre vie avec votre Blog et aujourd’hui, vous avez une liste comprenant des tâches suivantes :
- A – Traiter votre courrier et vos emails.
- B – Réaliser une sauvegarde de votre site web.
- C – Préparer une présentation pour le lendemain.
- D – Consulter les notifications sur votre réseau LinkedIn.
- E – Créer un nouvel article sur votre site.
La tâche « C » est importante, car cela peut vous permettre d’obtenir de nouveaux clients et elle est très urgente, car c’est prévu pour le lendemain.
La tâche « B » est très importante, car elle concerne la sécurité de votre site, cependant elle n’est pas très urgente.
La tâche « E » est importante, car en augmentant le SEO de votre site, cela peut vous amener de nouveaux prospects, mais, elle n’est pas urgente.
La tâche « A » est un peu urgente, car il peut y avoir des messages importants à traiter, mais elle n’est pas importante.
La tâche « D » n’est pas urgente et même s’il est nécessaire d’entretenir des relations sur vos réseaux elle n’est pas essentielle.
Dans cette liste, d’après vous, quelle est la priorité essentielle ?
La priorité essentielle correspond à la tâche que vous pouvez faire maintenant et qui vous rapprochera de ce qui compte le plus pour vous.
Donc par exemple, si ce qui compte le plus pour vous c’est votre projet qui consiste à réussir dans votre travail de Blogueur, la tâche essentielle est la tâche « E » (même si elle n’est pas urgente).
Cependant, si vous n’avez pas de « FROG » (explications plus bas) commencez par les actions importantes et urgentes.
Donc voici comment prioriser ces tâches :
- 1— Préparer une présentation pour le lendemain.
Car cette tâche est importante et elle a un délai imminent. - 2— Créer un nouvel article sur votre site.
Même si elle n’est pas urgente et ne semble pas primordiale, cette tâche est la plus essentielle, car vous ajoutez un domino supplémentaire à votre projet. - 3— Réaliser une sauvegarde de votre site web : Car cette tâche est urgente et importante pour la sécurité de votre site.
Une fois que vous avez effectué vos priorités de la journée, vous pouvez vous consacrer au reste. - 4— Ensuite, vous pourriez consacrer un peu de temps à traiter vos e-mails.
- 5— Enfin, s’il vous reste assez de temps allez faire un tour sur votre réseau préféré.
En utilisant cette approche, vous pouvez prioriser vos actions en fonction de l’importance et de l’urgence de chaque tâche.
En résumé, pour bien identifier les priorités dans votre liste de tâches, considérez l’importance, l’urgence, les délais et les ressources associées à chaque tâche. Menez cette évaluation en gardant vos objectifs principaux à l’esprit. En faisant cela, vous serez en mesure de hiérarchiser vos tâches de manière efficace et de maximiser votre efficacité.
Les différentes méthodes de classement
Le classement par notation
La méthode de classement par notation est une approche efficace dans la gestion des priorités. Elle consiste à assigner une note à chaque tâche en fonction de son importance et de son urgence.
Cette méthode permet d’évaluer objectivement les priorités et de prendre des décisions éclairées.
Pour utiliser la méthode de classement par notation, vous pouvez attribuer une note à chaque tâche sur une échelle de 1 à 5, par exemple. La note 1 pourrait représenter une tâche de faible importance ou à faible urgence, tandis que la note 5 pourrait représenter une tâche de grande importance et d’urgence élevée.
Lorsque vous évaluez les tâches, tenez compte de l’impact global de chaque tâche sur vos objectifs et résultats finaux. Considérez également les délais et les conséquences éventuelles si une tâche n’est pas accomplie à temps.
Une fois que vous avez attribué une note à chaque tâche, vous pouvez les trier en fonction de leur notation. Cela vous permet d’identifier rapidement les tâches les plus prioritaires, celles qui nécessitent une attention immédiate.
La méthode de classement par notation est une approche pratique pour gérer les priorités. En évaluant les tâches en fonction de leur importance et urgence, vous pouvez identifier rapidement les tâches les plus prioritaires et vous concentrer sur ce qui compte le plus pour atteindre vos objectifs.
La méthode ABCD
Dans la gestion des priorités, la méthode ABCD est une approche très efficace. Elle consiste à classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, en utilisant les lettres de l’alphabet pour les catégoriser.
La méthode ABCD se divise en quatre catégories principales :
- A pour « Urgent et Important » : ces tâches ont une haute priorité et doivent être traitées en premier. Elles ont des conséquences significatives et nécessitent une attention immédiate pour éviter des retards ou des problèmes.
- B pour « Important, mais pas Urgent » : ces tâches sont aussi essentielles, mais elles n’ont pas un caractère urgent. Vous pouvez les planifier pour plus tard, mais assurez-vous de les accomplir avant qu’elles ne deviennent urgentes.
- C pour « Urgent, mais pas Important » : ces tâches requièrent une action rapide, mais elles n’ont pas un impact majeur sur vos objectifs à long terme. Vous pouvez les déléguer ou les accomplir rapidement, afin de libérer du temps pour les tâches plus importantes.
- D pour « Non Urgent et pas Important » : ces tâches sont souvent des distractions ou des activités moins prioritaires. Vous pouvez les différer jusqu’à ce que les tâches plus importantes soient accomplies, ou les éliminer complètement de votre liste.
En utilisant la méthode ABCD, vous pouvez hiérarchiser et prioriser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence réelle. Cela vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment et d’optimiser votre productivité.
La méthode MIT (Most Important Tasks)
Dans la gestion des priorités, la méthode MIT (Most Important Tasks) est une approche qui consiste à identifier et à accomplir en premier lieu les tâches les plus importantes et les plus impactantes pour atteindre vos objectifs clés.
La méthode MIT se base sur le principe que chaque jour, vous devez vous concentrer sur un petit nombre de tâches essentielles, celles qui doivent absolument être réalisées pour avancer vers vos résultats souhaités.
Pour appliquer la méthode MIT, commencez par identifier et prioriser les 2 à 3 tâches les plus importantes de votre journée, celles qui auront un impact significatif sur vos objectifs à long terme.
Ce sont les tâches que vous devez impérativement accomplir pour faire avancer votre activité ou vos projets.
Ensuite, consacrez votre attention et votre énergie à l’accomplissement de ces tâches avant de vous lancer dans d’autres activités moins prioritaires. En faisant cela, vous évitez de vous disperser dans des tâches secondaires et vous vous assurez de progresser de manière significative vers vos objectifs principaux.
Cette méthode vous permet de maintenir le focus sur l’essentiel et d’éviter d’être submergé par une longue liste de tâches. Ainsi, vous gagnez en efficacité et en productivité pour atteindre vos résultats souhaités.
En résumé, la méthode MIT est un outil puissant dans la gestion des priorités. En vous concentrant sur les tâches les plus importantes, vous maximisez votre impact et progressez vers vos objectifs clés.
La gestion des priorités avec la méthode MoSCoW
La méthode MoSCoW est une approche bien connue. Elle consiste à classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, en utilisant les lettres de l’acronyme pour les catégoriser.
La méthode MoSCoW se divise en quatre catégories principales :
M pour « Must Have » (Dois avoir) : ces tâches sont essentielles et doivent être réalisées en priorité pour atteindre vos objectifs. Elles sont non négociables et ont un impact significatif sur vos résultats.
S pour « Should Have » (Devrait avoir) : ces tâches sont importantes, mais moins critiques que les « Must Have ». Elles contribuent à votre succès global, mais peuvent être réalisées ultérieurement sans compromettre vos objectifs clés.
C pour « Could Have » (Pourrait avoir) : ces tâches sont optionnelles et ont un impact moindre sur vos objectifs. Elles peuvent être reportées ou abandonnées si nécessaire, sans conséquences majeures.
W pour « Won’t Have » (Ne devrait pas avoir) : ces tâches ne sont pas prioritaires et ne contribuent pas directement à vos objectifs clés. Elles peuvent être éliminées de votre liste pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
En utilisant la méthode MoSCoW, vous pouvez évaluer et prioriser vos tâches en fonction de leur importance réelle. Cela vous permet de concentrer vos efforts sur les tâches cruciales et de maximiser votre efficacité.
Comment améliorer le classement de mes priorités avec la matrice d’Eisenhower ?
La matrice d’Eisenhower est un outil puissant pour améliorer le classement de vos priorités. Voici comment l’utiliser pour optimiser votre gestion des priorités :
1. Identifiez les tâches importantes : Classez vos tâches en fonction de leur importance, c’est-à-dire de l’impact qu’elles ont sur vos objectifs à long terme. Posez-vous la question : « Est-ce que cette tâche contribue directement à l’atteinte de mes objectifs essentiels ? »
2. Évaluez l’urgence des tâches : Considérez le degré d’urgence de chaque tâche, c’est-à-dire le temps qu’il vous reste avant qu’elle ne devienne critique. Demandez-vous : « Est-ce que cette tâche nécessite une action immédiate ou est-ce qu’elle peut être réalisée à plus long terme ? »
3. Utilisez la matrice d’Eisenhower : Une fois que vous avez évalué l’importance et l’urgence de chaque tâche, placez-les dans l’un des quatre cadrans de la matrice d’Eisenhower :
– Quadrant 1 (Urgent et Important) : Les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes doivent être traitées en priorité. Elles ont un impact significatif sur vos objectifs et nécessitent une action immédiate.
– Quadrant 2 (Important, mais Pas Urgent) : Les tâches qui sont importantes, mais pas urgentes doivent être planifiées et bénéficient d’une attention proactive. Elles sont essentielles pour votre croissance et votre succès à long terme.
– Quadrant 3 (Urgent, mais Pas Important) : Les tâches qui sont urgentes, mais pas importantes doivent être évaluées attentivement. Déléguer ces tâches autant que possible afin de consacrer votre temps et votre énergie aux tâches clés.
– Quadrant 4 (Pas Urgent et Pas Important) : Les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes doivent être éliminées ou réduites au minimum. Évitez de vous perdre dans des distractions qui ne contribuent pas à vos objectifs.
En choisissant de prioriser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower, vous mettez en évidence les tâches prioritaires et cela vous permet de vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour atteindre vos objectifs de manière efficace.
Comment améliorer le classement de mes priorités avec la loi de Pareto ?
La loi de Pareto, également connue sous le nom de règle des 80/20, est un concept puissant pour prioriser vos actions. Voici comment l’appliquer pour optimiser votre gestion des priorités.
- Analysez votre liste de tâches et identifiez les 20 % de tâches qui auront le plus d’impact sur vos résultats. Ce sont les tâches clés qui contribuent le plus à l’atteinte de vos objectifs.
- Évaluez l’urgence des tâches : Une fois que vous avez identifié les tâches les plus impactantes, évaluez l’urgence de chacune d’entre elles. Classez-les en fonction du délai dont vous disposez pour les accomplir.
- Priorisez les tâches clés : Concentrez-vous sur les tâches qui sont à la fois impactantes et urgentes. Ce sont celles qui nécessitent votre attention immédiate et qui ont un impact majeur sur vos objectifs.
- Éliminez ou déléguez les tâches moins importantes : Identifiez les tâches qui ont moins d’impact sur vos résultats et considérez si vous pouvez les éliminer ou les déléguer à quelqu’un d’autre. Cela vous permet de libérer du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur les tâches clés.
Si vous priorisez vos tâches en appliquant la loi de Pareto, vous concentrez vos efforts sur les tâches qui ont le plus d’impact et vous éliminez ou réduisez les tâches moins importantes. Cela vous aide à améliorer le classement de vos priorités en vous concentrant sur ce qui compte vraiment.
N’oubliez pas que la loi de Pareto est une règle générale et qu’elle peut varier en fonction de votre situation spécifique. Il est important d’évaluer régulièrement vos priorités et de vous adapter en conséquence pour optimiser votre gestion des tâches.
Par exemple, imaginons que vous ayez une liste de tâches comprenant :
- Développer un module pour un logiciel.
- Répondre aux e-mails,
- Préparer un rapport,
- Organiser une réunion
- Faire des recherches pour un projet.
En appliquant la loi de Pareto, vous pouvez identifier les tâches qui auront le plus grand impact sur vos résultats. Par exemple, Développer un module logiciel et préparer le rapport peuvent représenter 20 % des tâches qui génèrent 80 % des résultats. Ces tâches clés devraient donc être votre priorité.
En revanche, organiser la réunion, répondre aux emails et faire des recherches pour le projet pourraient représenter les 80 % des tâches qui génèrent 20 % des résultats. Vous pourriez donc les déléguer ou les reporter pour vous concentrer sur ce qui est le plus important et vous aidera à atteindre vos objectifs plus rapidement.
J’espère que cet exemple concret vous aide à comprendre comment améliorer le classement de vos priorités en utilisant la loi de Pareto.
Comment améliorer le classement de mes priorités avec l’identification de la grenouille (FROG) ?
C’est quoi la FROG (la grenouille) ?
C’est une tâche importante pour la réalisation de votre projet et qui vous semble difficile réaliser.
Donc, vous avez tendance à constamment la repousser.
En fait, c’est votre « Frog » à avaler.
Et ça, ça vous soule tellement que plutôt que de vous y mettre, vous procrastinez.
Mais alors, comment faire pour avaler cette grenouille ?
1. Identifiez ce qui vous coince :
Par exemple, vous voulez mettre en place votre site Web. Et, ce qui vous coince, c’est que vous n’y connaissez rien en technique Web et que vous ne savez pas par où commencer.
2. Si la tâche paraît trop difficile, décomposez-là en plusieurs sous-tâches.
Ainsi, si l’on reprend l’exemple du site on pourrait fragmenter cet objectif de la manière suivante :
- Choisir un hébergeur.
- Installer WordPress.
- Se former sur WordPress.
- Créer une page d’accueil.
- Définir les différentes pages du site.
- Etc …
3. Fixez-vous des objectifs clairs, spécifiques et temporels pour cette étape.
Cela peut être de consacrer un temps dédié chaque jour ou de la terminer à une date précise.
4. Consacrez du temps : Allouez un bloc de temps ininterrompu à votre grenouille chaque jour. Éliminez les distractions et concentrez-vous pleinement sur cette tâche.
Dans l’exemple, on pourrait définir les créneaux suivants :
- Choisir un hébergeur et installer WordPress : 1 journée.
- Se former sur WordPress : 3 jours.
- Créer une page d’accueil et définir les différentes pages du site : 1 jour
- …
Ce ne sera pas parfait, mais au bout d’une semaine apparaît votre premier site.
Vous avez gagné en compétence et en confiance pour la suite de votre projet.
En utilisant cette approche d’identification de la grenouille, vous mettez l’accent sur les tâches les plus difficiles et importantes. En les traitant en premier, vous évitez de les repousser indéfiniment et vous gagnez en productivité.
Rappelez-vous qu’une fois que vous avez avalé la grenouille, le reste de vos tâches semblera plus facile et vous serez motivé pour continuer à accomplir vos autres responsabilités.
Évaluer et ajuster vos priorités
Evaluer et réajuster régulièrement les priorités des tâches est une étape cruciale pour optimiser votre gestion des priorités.
Voici comment procéder :
- Analysez vos objectifs : Revisitez régulièrement vos objectifs à court et à long terme. Évaluez s’ils sont toujours pertinents et si certaines tâches doivent être ajustées en fonction de vos aspirations actuelles.
- Identifiez les tâches à fort impact : Repérez les tâches qui ont le plus grand impact sur vos objectifs et résultats. Concentrez votre attention sur ces tâches clés qui ont le pouvoir de faire avancer votre activité ou vos projets de manière significative.
- Évaluez les priorités existantes : Passez en revue vos tâches actuelles et demandez-vous si elles sont toujours alignées sur vos objectifs et s’il y a des tâches moins importantes qui pourraient être éliminées ou déléguées pour libérer du temps pour les tâches clés.
- Adaptez votre façon de prioriser en fonction des nouvelles informations : Au fur et à mesure que de nouvelles informations, situations ou opportunités se présentent, ajustez vos priorités en conséquence. Soyez flexible pour vous adapter aux changements nécessaires.
- Avant de prendre une décision, évaluez attentivement les conséquences à court et à long terme. En pesant les avantages et les inconvénients de chaque choix, vous pourrez déterminer quelles tâches méritent votre attention prioritaire. Cette approche analytique vous permettra d’éviter les pièges du temps gaspillé et de vous concentrer sur ce qui aura un impact véritable sur votre réussite.
En évaluant et en réajustant régulièrement vos priorités, vous vous assurez que vos efforts sont alignés avec vos objectifs. Cela vous permet de maximiser votre productivité et d’atteindre vos aspirations de manière plus efficace.
Donc, soyez à l’écoute de vos objectifs, identifiez les tâches à fort impact et soyez prêt à adapter vos priorités aux changements.
Les outils pour la gestion des priorités.
1. Listes de tâches : Les simples listes de tâches sont un excellent moyen de noter et d’organiser vos différentes tâches. Vous pouvez les utiliser sous forme de listes papier ou opter pour des applications numériques dédiées à la planification et à la gestion des tâches.
2. Calendriers et agendas : Utilisez des calendriers, qu’ils soient physiques ou numériques, pour planifier vos tâches et allouer du temps pour chaque activité. Les agendas avec alertes et notifications vous aident à organiser votre emploi du temps de manière plus détaillée.
3. Outils de gestion de projet : Des outils comme Notion, Trello ou Asana vous permettent de créer des tableaux de bord, de suivre et de collaborer sur différentes tâches et projets. Ils offrent une vue d’ensemble claire de vos activités en cours.
L’outil AURELIS vous permet de classer et prioriser vos tâches avec trois degrés de priorités (Essentiel — Secondaire – Normal). De plus, cet outil vous aide à analyser et à déterminer le niveau réel d’importance ou d’urgence d’une action.
4. Application de minuterie et de suivi du temps : Utilisez des applications ou des outils de gestion du temps pour suivre le temps que vous consacrez à chaque tâche. Cela vous permet de mieux évaluer votre productivité et d’ajuster vos priorités en conséquence.
5. Mind mapping : Les logiciels ou les applications de mind mapping comme MindMeister ou XMind peuvent vous aider à visualiser et à organiser vos idées, ce qui facilite la détermination des priorités.
Choisissez les outils de gestion des priorités qui correspondent le mieux à vos besoins et à votre style de travail. Ces outils de productivités peuvent vous aider à mieux organiser, suivre et prioriser vos tâches.
Travaillez sur vos priorités
Vous avez établi une liste de tâches pour chacun de vos projets et pour chaque action de cette liste vous avez déterminé un niveau de priorité.
Dans votre planning mensuel, définissez au moins trois objectifs principaux à réaliser pour l’avancement de vos projets.
Dans votre planning hebdomadaire, notez 1 tâche essentielle et 2 actions secondaires.
Et pour chacune de ces actions choisies, posez-vous la question prépondérante suivante : « Quelle est la tâche essentielle à réaliser cette semaine qui me rapprochera le plus de mes objectifs mensuels »
De la même manière, chaque jour dans votre agenda journalier posez-vous la question :
« Quelle est la tâche essentielle que je peux faire aujourd’hui et qui me rapprochera de mon objectif hebdomadaire ».
Dans votre travail quotidien, essayez de rester focalisé et concentré sur cette tâche déterminante.
Pour cela, isolez-vous pendant au moins 3 ou 4 heures, et surtout n’ayez pas peur de dire « NON » aux demandes et notifications diverses.
Conclusion
La réussite dépend souvent de priorités établies en fonction d’objectifs à long terme. Et, ces priorités peuvent même devenir des habitudes de travail journalières comme l’illustre l’exemple suivant :
Stephen King, un des auteurs les plus productifs du 20ème siècle nous explique dans « Ecriture : Mémoires d’un métier » comment il organise ses journées :
« Mon propre emploi du temps est plutôt clair. Les matins appartiennent à ce qui est nouveau — la composition du moment. L’après-midi, je fais la sieste et je m’occupe du courrier. Les soirées sont consacrées à la lecture, à ma famille, aux retransmissions des matchs des Red Sox et à toutes les corrections qui ne peuvent pas attendre ».
Une journée, c’est 24 heures et ça, c’est pour tout le monde.
Les grands secrets qui font qu’untel travaillera 10 fois mieux ou plus vite qu’un autre, ça n’existe pas.
Ainsi, c’est uniquement les actions produites pendant la journée qui déterminent ce que l’on accomplit. Et, savoir prioriser, c’est savoir choisir les meilleures actions pour progresser vers vos objectifs de vie.
Donc, vous voilà armé de plusieurs stratégies efficaces concernant la gestion des priorités. Grâce à une liste de tâches bien conçue, l’identification de vos objectifs à long terme, une évaluation attentive des conséquences et une planification minutieuse de votre emploi du temps, vous progresserez vers la réussite de vos projets.
Toutefois, ne laissez pas les responsabilités vous submerger. Votre métier, vos finances, tout cela est important bien sûr…
Cependant, réfléchissez surtout à ce qui importe le plus dans votre vie et priorisez vos actions en fonction de cela.
Prenez le contrôle de votre vie dès maintenant en définissant vos priorités de manière éclairée et stratégique. Les résultats ne se feront pas attendre et vous serez l’acteur principal de votre propre succès.
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À votre réussite …
Jean-Paul RIVES
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Livre : donner la Priorité aux priorités.
Vidéo : définir ses priorités
Jean-Paul RIVES
Passionné d’organisation, j’ai dirigé de nombreux projets pour des PME et je me suis lancé il y a plus de 16 ans maintenant en tant que travailleur indépendant.
J’ai créé ce blog pour aider les freelances, travailleurs indépendants, formateurs, auto-entrepreneurs et infopreneurs à vivre sereinement de leur propre activité.
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