Last Updated on 27/04/2024 by Jean-Paul RIVES

Vous en avez marre de vous sentir complètement submergé par votre emploi du temps ?
Avez-vous du mal à gérer votre charge de travail et à rester efficace ?
Je sais à quel point cela peut être frustrant.
Je connais ça, je l’ai vécu.

Maintenant, imaginez un monde où vous pouvez enfin gérer votre charge de travail avec facilité, respecter vos délais sans vous sentir débordé.

Cela est à votre portée. Il vous suffit de respecter certaines règles.

Dans cet article, je vais vous partager des astuces puissantes et des stratégies infaillibles qui vont vous permettre de vous organiser de manière incroyablement efficace.

Finis le chaos et le stress, vous allez retrouver votre productivité.

Ensemble, nous allons voir comment s’organiser au travail et trouver des solutions pour optimiser votre rendement au travail et atteindre vos objectifs.

Ce guide étape par étape couvre notamment les sujets suivants :

  • 3 composantes clés pour une organisation supérieure par rapport à la plupart des individus,
  • 3 outils que j’utilise personnellement pour une organisation de ma journée,
  • 3 principes des personnes chroniquement désorganisées (qui ne s’amélioreront probablement jamais),
  • 7 techniques réussies pour maintenir l’ordre,
  •  et enfin, une démonstration de méthodes d’organisation inefficaces par rapport à des méthodes efficaces.
comment s'organiser au travail

Mais pour bien vous imprégner de l’importance de bien s’organiser, commençons par l’histoire de Christie.

1— Comprendre l’importance de l’organisation

L’histoire de Christie : Artiste freelance désorganisée :

Christie était le symbole même du chaos au travail. Ses journées étaient un enchevêtrement de tâches inachevées, de courriels non lus et de notes éparpillées. Artiste freelance passionnée, mais désorganisée, elle voyait son efficacité s’effriter et sa vie personnelle en pâtir.

Un jour, elle fit la rencontre de Maxime, un expert en organisation. Avec patience, il lui enseigna les vertus d’une routine structurée et l’importance de prioriser ses missions. Il lui présenta la loi de Pareto, lui apprit à créer un environnement propice au travail et à maîtriser les outils de gestion de tâches et de stockage d’informations.

Peu à peu, Christie intégra ces conseils dans sa journée. Elle adopta un agenda clair, organisa sa boîte mail et utilisa un seul système pour ses notes et ses projets. Sa productivité s’envola, et elle put enfin équilibrer son activité professionnelle avec une vie personnelle épanouie.

Mais ce n’était pas que l’efficacité qui changea pour Christie. C’était aussi son état d’esprit. Les matins ne lui semblaient plus insurmontables, les soirées n’étaient plus hantées par les tâches inachevées. Elle se sentait légère, libérée du poids du désordre.

Un jour, alors qu’elle triait ses dossiers, elle tomba sur une vieille lettre. C’était une lettre qu’elle avait écrite à elle-même, des années auparavant, quand elle rêvait encore de devenir freelance. Elle y décrivait ses aspirations, ses espoirs, et la personne qu’elle voulait devenir.

Christie réalisa que grâce à Maxime, elle avait accompli ce rêve. Elle était devenue cette personne organisée, efficace, et épanouie. Et dans cette lettre, elle trouva une phrase qu’elle s’était écrite : « La clé du succès réside dans l’organisation. »

Elle sourit en relisant ces mots. Maxime avait été bien plus qu’un expert en organisation. Il avait été son guide, son mentor, et finalement, son ami. Et aujourd’hui, elle lui envoyait un message de gratitude : « Merci d’avoir transformé le chaos en ordre, et d’avoir changé ma vie. »

Christie continua son activité de freelance avec une nouvelle énergie. Son bureau autrefois chaotique était maintenant un havre de paix et d’efficacité. Son succès et son bonheur en témoignaient : une bonne organisation était la clé de la réussite, mais l’amitié et la gratitude étaient les vrais trésors de la vie.

Réussite de l'organisation :

Bon, cet exemple vous montre ce que peut vous apporter une meilleure façon de vous organiser. En effet, cela peut changer considérablement votre vie.

Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, la productivité et la gestion du stress sont deux aspects fondamentaux qui déterminent non seulement le succès individuel, mais aussi celui d’une entreprise.

L’importance de l’organisation dans ce contexte ne peut être sous-estimée. Une bonne organisation au travail permet non seulement d’améliorer son rendement au travail, mais aussi de réduire considérablement le niveau de stress.

En effet, savoir gérer son temps, ses tâches et ses priorités crée un environnement de travail plus fluide et moins anxiogène.

2— Comment bien s’organiser au travail : Qu’est-ce que l’organisation au travail ?

L’organisation implique l’utilisation intentionnelle de ressources (telles que le temps, l’argent, l’énergie, des outils) afin d’obtenir de meilleurs résultats que ce qui est actuellement réalisé. Cela peut conduire à accomplir des tâches plus importantes avec moins de ressources et à terminer le même volume de travail en seulement cinq heures, alors que cela prend généralement sept ou huit heures pour les autres.

Lorsque vous prenez enfin la décision de vous ressaisir, c’est comme entrer dans un camp d’entraînement pour l’amélioration de soi. Vous réorganisez vos habitudes et établissez votre propre régime d’organisation.

En résumé, l’organisation professionnelle, c’est l’art d’optimiser son temps et ses ressources pour atteindre des objectifs spécifiques dans un contexte professionnel. Cette définition englobe la planification des tâches journalières, la gestion des délais, et l’établissement des priorités.

Les gens ordinaires se contentent de penser comment ils vont "passer" leur temps ; un homme de talent essaie de l'"utiliser".

Savoir comment s’organiser au travail, c’est avant tout, qualifier et quantifier les différentes choses à faire puis supprimer ou reporter à plus tard les actions non nécessaires dans le présent.

L’efficacité dans ce domaine se traduit par une meilleure efficience, une réduction du temps perdu et une amélioration générale de la qualité du travail.

3— Mettre en place un système d’organisation

La nécessité d’un système organisé

Mettre en place une bonne méthode d’organisation est essentiel pour maximiser votre performance individuelle. Sans une structure claire, les tâches peuvent s’accumuler, les délais peuvent être manqués et le stress peut augmenter. Un système bien rodé aide à clarifier les objectifs, à définir les priorités et à suivre les progrès.

L’approche systémique en organisation

Si vous n’obtenez pas ce que vous voulez, posez-vous la question :
Quel est l’élément de mon système qui foire ?

Est-ce mon outil qui est mal paramétré ? 

Quelle est la chose que j’ai oubliée dans ma stratégie ?

Est-ce que la méthode que j’utilise n’est pas adaptée au contexte ?

Est-ce mon comportement qui dysfonctionne ?

L’approche systémique repose sur une vision globale de l’organisation où chaque élément est interconnecté. Cette méthodologie permet d’identifier les leviers d’amélioration et de mettre en œuvre des solutions cohérentes qui renforcent l’ensemble du système.

Les bénéfices d’une organisation structurée

organisation à la poste

Les avantages d’une organisation bien structurée sont nombreux : gain de temps, augmentation de l’efficience, réduction du stress, meilleure qualité de vie professionnelle. Une structure claire permet également une meilleure reconnaissance des efforts et contribue à la satisfaction au travail.

Comment réformer la manière de s’organiser au travail

Pour améliorer son organisation personnelle, il est essentiel d’adopter des stratégies efficaces.

Cela peut inclure la mise en place d’un agenda précis, la définition claire des objectifs à court et long terme, ainsi que le développement de routines quotidiennes qui favorisent la discipline personnelle.Mais aussi et tout aussi important, supprimer le superflu.

La tendance naturelle des humains est d’avoir des désirs. Donc on va ajouter un nouveau projet ou l’on va augmenter un objectif. Ainsi, Il peut être difficile d’imaginer que l’inaction, ou l’élimination de ce qui ne fonctionne pas bien, peut donner des résultats plus importants que l’ajout.

Quand il s’agit d’être organisé et productif, parfois nous n’avons tout simplement pas tous les atouts. Le temps est court, les niveaux d’énergie sont bas, et soyons réalistes — l’argent ne pousse pas sur les arbres !

Se débarrasser des choses qui ne fonctionnent pas ou qui n’ont plus d’utilité peut être un peu fastidieux, mais croyez-moi — une fois que vous l’aurez fait, vous dégagez de la place et vous obtenez plus de temps pour les choses qui vous importent plus.

En fait, soyons honnêtes, chaque fois que nous acceptons quelque chose, nous rejetons quelque chose d’autre.

Donc avant de vous lancer dans un nouveau projet, posez-vous la question : « Qu’est-ce que je vais être obligé d’abandonner ? »

Bon, si c’est « regarder la suite de ma série Netflix » allez-y sans réfléchir, mais si c’est « prendre du temps que j’affectais pour ma famille » réfléchissez aux dégâts possibles.

Illustration d’une organisation défaillante

Un exemple frappant d’inefficacité peut être observé dans les organisations où les priorités ne sont pas clairement définies, entraînant une perte de temps considérable sur des tâches non essentielles et un sentiment général de frustration.

Voici une liste des choses à ne pas faire :

  • Jongler avec une multitude d’applications : c’est comme essayer de maintenir toutes vos assiettes en équilibre sur des bâtons. Et si vous changez une seule échéance, c’est comme renverser toute la pile et devoir ramasser les morceaux pour chaque autre projet également.
  • Ne pas planifier clairement sa semaine : En début de semaine, ne pas définir les tâches prioritaires de votre semaine qui doivent correspondre à vos objectifs mensuels.
  • Ne pas fixer d’objectifs pour la journée : Là, c’est comme partir en voyage sans buts précis et se retrouver coincé dans les embouteillages. Vous arriverez à votre destination en vous sentant insatisfait, avec une forte dose de FOMO.
  • Avoir toutes vos tâches sur un seul document (comme une liste de choses à faire) : c’est comme essayer de jouer au Tetris avec des formes et des tailles aléatoires. Les délais sont mélangés, les projets sont emmêlés, et vous vous demandez si la tâche : « acheter de la confiture de fraises » est une idée ou une échéance urgente.
  • Ne pas vous donner des limites de temps à votre travail ! Pensez-y comme une force illimitée, telle qu’un cours d’eau libéré dans un espace ouvert. Comme nous le savons grâce à la loi de Parkinson, le travail s’étendra et remplira toute pièce disponible.
  • Ne pas définir clairement ses priorités : Sans une compréhension claire de vos priorités, chaque tâche peut sembler également urgente et vous les aborderez de manière désordonnée. Cela peut entraîner la négligence de ce qui a réellement de l’importance, et parfois ce qui est vraiment important passe à la trappe.
  • Donner la priorité aux urgences : cela peut sembler être la chose sensée à faire, mais attention ! En éteignant constamment les incendies de cette manière, vous ne faites que vous préparer à des situations encore plus chaotiques à l’avenir. N’oubliez pas vos plans à long terme au milieu de toute l’agitation des affaires urgentes.
  • Négliger de faire une revue hebdomadaire : Cela revient à se contenter de la médiocrité. En consacrant intentionnellement du temps chaque semaine à réfléchir sur nos expériences, nous débloquons la clé d’une croissance et d’un succès continus. Ce n’est pas simplement par l’expérience que nous apprenons, mais plutôt en réfléchissant profondément sur nos actions et en les mettant en pratique.

Modèle d’un système d’organisation réussi

Organisation : Construction d'une maison.

Un bon modèle de système d’organisation se caractérise par sa capacité à allier flexibilité et structure. La réussite repose sur une planification stratégique, un suivi régulier des progrès et une adaptation continue aux changements.
Pensez « Objectifs » : Établir des objectifs tous les trois mois, que vous divisez en cibles mensuelles, hebdomadaires et quotidiennes. Chaque mois, établissez vos objectifs en fonction de vos objectifs du trimestre. Chaque semaine, notez vos objectifs en fonction de vos buts mensuels. Et chaque jour, commencez par le travail vers l’atteinte de votre objectif principal de la semaine.

Faire un plan hebdomadaire : En début de semaine, notez un objectif principal à réaliser et deux objectifs secondaires.

Prioriser les tâches de la journée : Chaque matin définissez votre plan journalier. Priorisez vos tâches en commençant par le travail qui favorisera l’atteinte de votre objectif principal de la semaine. Découpez votre journée en bloc de temps distincts et travaillez en mode Timeboxing.

Dans la journée, prévoyez des pauses fréquentes : Les courtes pauses permettent de régénérer votre énergie. On croit souvent qu’en travaillant trois heures à pleine gomme on est très productif. Mais en fait, on est beaucoup plus efficace en travaillant 2 heures 45 avec 3 pauses de 5 minutes. Pour cela la technique la plus performante c’est le Pomodoro.

Limitez votre temps de travail pour la gestion des imprévus : Ne vous surchargez pas, sachez que si vous effectuez dans la journée 6 heures de travail effectif (j’ai bien dit : « EFFECTIF ») vous êtes bien au-dessus de la moyenne.

Travaillez en fonction de votre énergie : Pour les tâches importantes, travaillez dans les espaces de temps ou vous avez le plus d’énergie. Pour moi, c’est le matin, mais pour d’autres cela peut être l’après-midi ou même la nuit (chacun est différent).

Et surtout, travaillez dans la joie :
Atteindre l’équilibre et la modération dans tous les aspects de la vie est crucial pour l’apprécier vraiment.
La vie ne devrait pas être un fardeau. Vous êtes destiné à prospérer et à profiter de chaque minute, plutôt que de porter le poids du monde sur vos épaules. Alors si parfois dans la journée vous sentez la tristesse arriver, aller caresser votre chat ou votre chien ou prenez votre guitare ou chantez ou partez marcher dans la nature… En bref, sortez de votre routine de travail… Vivez !

4— Efficience : comment s’organiser au travail ?

Simplifiez.

Si vous avez trop d’outils ou trop de procédures, cela pourra être perturbateur et sujet à des pertes de temps.

Parfois utiliser un simple cahier ou un Bullet journal pour noter vos tâches pourra être une stratégie beaucoup plus efficiente que d’utiliser un logiciel de gestion de projet et/ou un logiciel de gestion du temps.

Donc avant de complexifier les choses, SIMPLIFIEZ !

Fixer des objectifs et établir des priorités

Définir clairement ses objectifs et établir des priorités sont les premiers pas vers une productivité accrue. Cela permet de concentrer ses efforts là où ils comptent vraiment et d’éviter le piège du multitâche inefficace.

Supprimer les tâches superflues

L’élimination des tâches inutiles libère du temps pour se concentrer sur ce qui est véritablement prioritaire. Cela implique souvent de dire non à certaines demandes pour protéger son agenda contre le surchargement.

Souvenez-vous aussi que dire OUI à une nouvelle activité, c’est limiter votre temps pour les autres activités. Si vous avez trop de projets, vous avez de moins en moins de temps à affecter à chaque projet. Donc plus rien n’avance et c’est le chaos.

De la même manière dire OUI à une demande externe, c’est peut-être dire NON à une de vos priorités. Donc, sachez refuser des demandes externes quand ce n’est pas important.

Recherchez l’équilibre et évitez le burn-out par une bonne organisation

Maintenir un bon équilibre entre productivité et bien-être est essentiel pour prévenir le burn-out. Une organisation efficace permet de gérer la charge de travail sans tomber dans la surcharge chronique. Alors si votre agenda est trop chargé, il sera nécessaire de reporter certaines tâches et de vous focaliser sur votre priorité de la journée.

Planifier efficacement votre temps

Une bonne planification du temps est synonyme d’efficacité accrue. Cela implique l’utilisation judicieuse d’agendas, de listes de tâches et la mise en place de plages horaires dédiées à certaines activités. Pour cela, je vous conseille fortement de fractionner votre journée en blocs de temps.

Par exemple, vous pouvez affecter un bloc de temps de trois heures pour la production de votre projet, un bloc de temps pour vous occuper de votre famille, un bloc de temps pour votre maison…

Gérer son flux de travail et prendre des décisions rapides

La capacité à gérer activement son flux de travail et à prendre des décisions rapides est primordiale. Cela nécessite une vision claire des tâches en cours, une hiérarchisation radicale des priorités et un processus décisionnel agile.

Il est vrai que parfois il y a des décisions difficiles à cerner. Pour cela, des techniques comme la matrice de décision ou l’arbre de décision peuvent vous aider en économisant du temps et de l’incertitude.

5— Adopter une routine de travail

Les bienfaits des routines quotidiennes :

Intégrer des routines quotidiennes, comme vérifier votre agenda chaque matin ou planifier des plages horaires pour les tâches récurrentes, peut considérablement augmenter votre efficacité.

L’établissement de routines quotidiennes apporte structure et discipline dans l’organisation quotidienne.

Les bienfaits se manifestent par une meilleure gestion du temps, une réduction du stress et une augmentation significative de la productivité. Dans cette routine, n’oubliez pas d’inclure des rituels matinaux (méditation, yoga…) qui vous permettront de focaliser votre énergie et de commencer votre journée sereinement.

6— Optimiser son environnement de travail

optimiser le travail à la ferme

Aménager un bon aménagement de l’espace de travail est essentiel pour optimiser sa productivité. Un environnement ordonné, ergonomique et inspirant favorise la concentration et l’efficacité au quotidien.

Si vous travaillez à votre domicile, il est indispensable de créer un espace de travail ou vous pouvez vous isoler. Et créer un espace propice à la concentration.

Un espace calme, bien organisé, où chaque outil a sa place, est fondamental pour maintenir un haut niveau de concentration. Cela passe par un aménagement réfléchi qui minimise les distractions.

7— Équilibrer vie professionnelle et vie personnelle

Mettez en place des stratégies pour trouver le juste équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle est essentiel pour le bien-être général. Cela implique souvent la mise en place de frontières claires entre les deux sphères afin de préserver sa santé mentale et physique.

8— Savoir comment s’organiser au travail : liste des méthodes connues

Diverses méthodes d’organisation ont fait leurs preuves au fil des années, telles que GTD (Getting Things Done), Kanban, la technique Pomodoro, le kaizen, la matrice Eisenhower ou encore le concept 6 Sigma.

Chaque méthode offre ses propres avantages en termes de gestion du temps et d’efficacité.

Mais s’il y a une seule loi que vous devez mémoriser, c’est la loi de Pareto qui dit que « 20 % de vos actions amèneront 80 % de vos résultats ». Donc, priorisez et privilégiez votre énergie sur ces 20 % de tâches qui apporteront le plus de bénéfices.

9— Organisation au travail : Utilisez les bons outils !

Pourquoi les outils ne sont-ils pas la seule réponse

Bien que les outils soient indispensables à une bonne organisation, ils ne représentent pas une solution miracle. Leur efficacité dépend largement de leur utilisation appropriée dans le cadre d’une stratégie globale d’organisation.

Par exemple, un de mes clients utilisait tellement d’outils (prise de notes, planificateur, gestion de projets, agendas, rapports, autorépondeur, automatisations…) qu’il en était devenu complètement désorganisé.

Le soir venu, ses neurones faisaient des bulles et il s’apercevait qu’il n’avait pas passé beaucoup de temps pour la réalisation de ses projets. En effet, si vous passez plus de temps à planifier ou gérer vos outils plutôt que de produire, c’est le chaos.

Recommandations d’outils pour une organisation optimale

Les outils pour bien s'organiser

Parmi les nombreuses options disponibles sur le marché, certaines recommandations se distinguent par leur capacité à simplifier l’organisation quotidienne : applications de gestion du temps, outils collaboratifs ou encore agendas numériques sont autant d’alliés précieux dans cette quête d’efficacité.

Voici les outils que je vous recommande :

Un agenda : Utiliser cet outil est essentiel pour une planification efficace des rendez-vous, la création de rappels et de mémos (comme les dates importantes ou les anniversaires), et pour réserver du temps pour vos tâches les plus précieuses.

Personnellement, j’utilise ce French Planner car en plus du calendrier hebdomadaire et journalier il comprend un planificateur mensuel.

Un gestionnaire de tâches : La prochaine compétence cruciale à acquérir est l’utilisation d’un gestionnaire de tâches, également connu sous le nom de système de liste de tâches.

Cet outil fonctionne en conjonction avec votre agenda et sert de complément à celui-ci. Alors que votre agenda vous aide à suivre les rendez-vous prévus, les rappels et les mémos, votre liste de tâches comprend toutes les actions nécessaires sans être liée à un créneau horaire particulier.

De nombreuses personnes commettent l’erreur d’enregistrer toutes leurs tâches directement dans leur emploi du temps et de leur donner un temps désigné. Cependant, cette méthode est très inefficace, car nous sommes bien conscients que des événements imprévus peuvent survenir à tout moment et que les plans ne se déroulent souvent pas comme prévu.

De plus, un bon gestionnaire de tâche vous permettra de classer les actions par catégorie (Production – commercial – Formation — Famille – maison….) et par projet. Un bon gestionnaire de tâche permettra également de noter les temps (prévisionnels et passés) pour chaque tâche et activité et donc d’évaluer votre travail.

L’idéal est de prendre un logiciel de planning qui gère vos tâches dynamiquement (déplacements et report dans le temps automatiques)
Bien évidemment, pour ma stratégie personnelle, j’utilise l’application AURELIS.

Un outil pour gérer vos emails : En tant que Freelance, je vous conseille d’avoir plusieurs emails. Cela vous permet de différencier automatiquement vos messages.

Ainsi vous pouvez avoir un email pour votre activité commerciale, un email pour l’administratif, un email pour le service client et bien sûr un email pour vos messages personnels. Mais, cela sera une grosse perte de temps de vous connecter tous les jours à vos différentes boîtes de courriels.

Il existe des outils à télécharger sur votre ordinateur qui permettent de gérer tous ces courriels à la fois. Dans ma méthode, j’utilise le logiciel Thunderbird.

Un outil pour gérer vos projets : Cet outil n’est pas indispensable, mais si vous êtes un Freelance qui gère plusieurs projets je vous le conseille.

Personnellement, j’utilise l’application NOTION.

Pourquoi NOTION ?

Parce que c’est un outil très flexible personnalisable et assez simple à utiliser.

De plus, Notion offre une personnalisation complète, vous offrant la liberté de concevoir une structure qui convient le mieux à votre projet ou à votre routine de travail. Et aussi, l’utilisation des modèles Notion peut améliorer la productivité.

10— Malgré vos bons outils, votre organisation reste chaotique : Pourquoi ?

Disposer des meilleurs outils comme Notion, Trello, Aurelis, Outlook ou Google Agenda ne garantit pas une organisation efficace si la stratégie de gestion du temps et des tâches n’est pas optimisée.

Souvent, le problème réside dans l’absence d’une méthode claire pour prioriser les activités : différencier l’urgent de l’important, appliquer la matrice d’Eisenhower ou la règle de Pareto peut transformer radicalement votre quotidien. De plus, une mauvaise habitude comme le multitâche peut diminuer la qualité de votre travail et augmenter le stress, menant à un burnout.

Sans une vision claire de vos objectifs SMART à long terme et des actions prioritaires à court terme, même le système d’organisation le plus sophistiqué ne peut empêcher la sensation d’être constamment sous l’eau.

La clé est donc de combiner les bons outils avec une stratégie d’organisation personnelle solide, en se concentrant sur ce qui est réellement prioritaire et en évitant la procrastination.

Adopter une stratégie quotidienne, réviser régulièrement vos activités, vos projets et vos tâches, et définir des plages horaires dédiées à certaines activités peuvent grandement améliorer votre productivité et votre satisfaction professionnelle.

Conclusion

En guise de conclusion, il est essentiel de souligner que l’amélioration continue de son organisation personnelle est un voyage sans fin. L’article que vous venez de lire avec grande attention (on peut toujours y croire non ?) offre un aperçu global des stratégies efficaces pour booster sa productivité tout en préservant sa santé mentale.

Il ne reste plus qu’à passer à la mise en pratique pour constater une amélioration tangible dans votre vie professionnelle. Savoir comment s’organiser au travail c’est comprendre avant toute chose que tout s’améliore progressivement au fil du temps.

Considérez chaque obstacle comme une opportunité, une progression vers la croissance, et ne laissez rien vous décourager. Continuez à progresser et ayez confiance que la solution se présentera lorsque vous persisterez et persévérerez. Soyez fort et donnez simplement le meilleur de vous-même.

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Jean-Paul RIVES

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Organisation au travail et efficacité des freelances.
Auteur :
Jean-Paul RIVES

Passionné d’organisation, j’ai dirigé de nombreux projets pour des PME et je me suis lancé il y a plus de 16 ans maintenant en tant que travailleur indépendant.
J’ai créé ce blog pour aider les freelances, travailleurs indépendants, formateurs, auto-entrepreneurs et infopreneurs à vivre sereinement de leur propre activité.

Cet article a été publié en premier sur le site : azl.mysoftcompagnon.fr
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