efficacité au travail

Les 7 clés pour augmenter son efficacité au travail.

Il y a plusieurs éléments qui rentre en compte pour booster son efficacité au travail :
– La santé et l’énergie qui en découle.
– Les check listes des actions à réaliser.
– Commencer par ce qui vous rebute le plus.
– Prioriser les tâches.
– L’attention et la concentration.
– L’importance des pauses.
– Ne vous surchargez pas.

C’est ce que nous allons étudier en détail dans cet article. 

 

1- Pour votre efficacité au travail, cela commence par la santé.

Exercice et bien manger, pour avoir de l'énergie

Activité physique.

L’activité physique est également un outil très important pour les travailleurs indépendants ou les personnes travaillant à domicile en télé-travail.
Rappelez-vous que travailler à la maison signifie ne pas prendre les transports, ce qui veut dire moins d’activité physique.
En même temps, cela veut dire que vous pouvez consacrer au moins une demi-heure au sport ou à l’activité physique chaque jour, ce qui aidera également votre cerveau à être plus performant.
L’activité physique améliore l’apprentissage et l’attention. Elle vous aide également à apporter plus d’oxygène et plus de sang à votre cerveau et à améliorer votre humeur et votre concentration.
Il est aussi particulièrement important de s’étirer. Les étirements boostent aussi votre attention et peuvent également éviter les problèmes de mobilité dûs au travail sur ordinateur. Le yoga est particulièrement bon, mais quelques étirements réalisés simplement sur un tapis seront tout aussi bénéfiques.

Ce sont autant d’outils importants pour booster votre performance et combattre les problèmes de santé.

Sans aucun doute, c’est l’élément le plus important pour être beaucoup plus productif dans votre travail.
Vous devez être conscient que votre performance au travail et votre santé sont intimement liées. Plus vous serez heureux et en bonne santé et plus vous serez performant au travail.
Mieux vous travaillerez, plus vous aurez de temps pour vous préoccuper de votre santé.
Et tout commence avec le sommeil …

Optimisez votre sommeil.

En vous tenant à une discipline un peu stricte, vous vous rendrez compte que vous laisserez moins souvent votre travail ruiner votre sommeil.
C’est essentiel car votre réussite s’en ressentira vraiment si vous ne le faites pas.
Pour commencer, évitez à tout prix d’avoir un téléviseur dans votre chambre.
Ensuite essayez d’aller vous coucher à la même heure tous les soirs et prévoyez de dormir une nuit complète.
Encore une fois, c’est sacré et cela fera toute la différence dans chaque autre domaine de votre vie.
Vous coucher à une heure précise vous aidera à réguler votre rythme interne, et vous lever chaque jour à la même heure évitera l’inertie du sommeil.
Assurez-vous que votre chambre est dans le noir le plus complet et que la lumière est réduite au minimum.
Masquez les LED dans la pièce et utilisez des rideaux épais pour bloquer la lumière extérieure.
Vous devriez également éviter la caféine après 16h, et garder à l’esprit que l’alcool peut annihiler la faculté réparatrice du sommeil.
Prendre une douche tiède juste avant d’aller se coucher peut également faire une grosse différence sur votre sommeil, de même que des étirements et peut-être un peu de méditation (la méditation est également un outil puissant pour encourager la discipline mentale et ne pas penser à votre travail).
Assurez-vous aussi de faire assez de sport et de prendre l’air pendant la journée.
Enfin, l’alimentation est également fondamentale pour un bon sommeil, vous devez particulièrement ingérer assez de vitamine D, de magnésium et de zinc pour optimiser votre sommeil profond.

Cependant, pour avoir une productivité et une santé au top, inutile de vous épuiser au sport. En fait, il ne vaut mieux pas. Au lieu de ça, concentrez-vous sur l’activité qui vous plaît et que vous pensez pouvoir pratiquer régulièrement. Par exemple, si vous avez un jardin, il est prouvé que le fait de passer une heure par jour à jardiner augmente votre capital santé, et donc votre espérance de vie.
Votre but global ici est de bouger régulièrement et de donner un peu de « stress positif » à votre corps pour le réveiller et le renforcer. Le yoga, la gymnastique légère, la marche et la course à pieds sont particulièrement bons pour cela.
Vous souhaitez peut-être ressembler à Teddy RINER, mais dans ce cas, ce n’est pas de ce livre dont vous avez besoin.
Enfin, rappelez-vous qu’il vaut mieux avoir un programme de sport très facile auquel on se tient plutôt qu’un programme difficile que l’on ne fait jamais …

Ce sont autant d’outils importants pour être en pleine énergie et ainsi booster votre efficacité au travail. 

efficacité au travail
rédiger une todo-list

2- Établir une check liste efficace?

Pour améliorer votre productivité, je vous conseille de commencer votre journée  par effectuer une « todo list » des choses à faire aujourd’hui.
L’idéal est de planifier toutes les journées en début de semaine puis de rectifier sa journée le matin en fonction des imprévus ou des retards de la veille. Ainsi, vous n’avez plus à vous poser la question sur ce que vous devez faire et cela évite de procrastiner en commençant par regarder sa boite email.
Ensuite, indiquez une durée limite pour chaque tâche. Mais pour cela, souvenez-vous de la loi de Murphy :
« Toute tâche prend plus de temps que ce que l’on avait prévu « .
Clarifiez le libellé de votre tâche, car cela est important pour votre cerveau . En effet votre cerveau n’aime pas les désignations flous et cela peut vous amener à procrastiner.
Par exemple ne mettez pas : « Formation sur google « .
Indiquez plutôt : « Formation sur le module Google analytics pendant 1 heure ».
Vérifier que la durée totale programmée dans la journée ne dépasse pas 7 heures.
En effet, je vous conseille de prévoir chaque jour entre 1 et 3 heures (suivant votre activité) de temps disponible pour les interruptions diverses.
Personnellement, en plus de mes nouveaux projets, j’effectue de la maintenance de logiciels, donc étant souvent dérangé au téléphone ou par émail je prévois trois heures d’interruptions. Dans mon planning affiché à l’écran, je surveille que le total de ma journée (hors pauses et interruptions) ne dépasse pas 5 heures.
Indiquez un niveau d’importance et un niveau d’urgence pour chaque tâche. Cela permet de les ordonnancer dans la journée.
Commencez bien sûr par la tâche la plus importante (et non pas la plus urgente).
Dans l’application AURELIS, un module IA vous aide à déterminer le niveau d’importance et le niveau d’urgence pour chaque tâche.
Ensuite, en fonction du niveau d’importance et d’urgence, définissez 3 objectifs impératifs (pas plus) à effectuer dans la journée.
Le but étant d’effectuer au moins vos objectifs. Ne vous inquiétez pas, si les autres actions que vous avez listées ne sont pas toutes effectuées, elles restent dans votre check liste et seront automatiquement reportées le lendemain.

l'échec, c'est abandonner avant d'avoir réussi.
Rafraîchir vos neurones avant de commencer la journée.

3- Commencez par le travail qui vous rebute le plus.

Une fois que vous avez défini vos objectifs de la journée, commencer par celui qui vous inspire le moins.
Le fait de commencer sa journée par la tâche qui vous semple la plus pénible, vous permet une fois le travail effectué d’avoir l’esprit plus léger et d’avancer sereinement dans la suite de la journée.

Imaginez que vous êtes en randonnée et tout à coup une barrière de ronces difficilement franchissable vous barre le chemin. Pour continuer sans risquer de vous blesser, vous devez revenir en arrière et prendre un autre sentier qui contourne l’obstacle. Comme cela demande des efforts assez conséquents, vous pouvez décider d’attendre que l’on vienne vous chercher et lire un bouquin en attendant (procrastination) ou bien vous pouvez décider de faire quelques kilomètres de plus et terminer votre randonnée.
Réfléchissez : suivant l’option choisie, quelles émotions apparaissent, comment vous sentirez-vous à la fin de la journée (Frustration ? Fierté ? …).
Donc, sélectionnez en premier cette tâche qui vous empoisonne la vie.

L'important, c'est ce que vous entreprenez aujourd'hui !
Soyez dans l'instant présent.

4- L'important c'est MAINTENANT!

Une fois la tâche sélectionnée, arrêtez toutes les sources de distractions (emails, notifications smartphone…) et focalisez-vous sur le travail à effectuer MAINTENANT.
Maintenez votre attention et votre concentration uniquement sur l’activité en cours.
Pour rester focalisé, le moyen le plus efficace et productif est d’arriver à vous libérer de votre mental (toutes les pensées conscientes ou inconscientes sur le futur ou le passé).
C’est souvent difficile, car « le présent est une lame de rasoir »  
Eckart TOLLE.

Mais si vous y arrivez, votre productivité sera décuplée.
Par exemple quand je suis sur une piste de ski supérieure à mes capacités, je suis tellement concentré sur mes gestes et actions que toutes les autres pensées semblent inexistantes. Pour une productivité maximale, je pense que c’est cet état-là qu’il faut arriver à atteindre. Si vous y arrivez ne serait-ce qu’une heure ou deux par jour cela augmentera considérablement votre efficacité au travail.

« L’essence même de la philosophie zen consiste à avancer sur la lame de rasoir qu’est le présent, à être si totalement et complètement présent qu’aucune souffrance, rien qui ne soit pas vous en essence, ne puisse survivre en vous. Le temps étant ainsi absent, tous vos problèmes se dissolvent. La souffrance a besoin du temps : elle ne peut survivre dans le présent.
Le grand maître zen Rinzai avait souvent l’habitude de lever le doigt et de poser lentement la question suivante à ses élèves pour les obliger à se détourner de l’attention qu’ils accordaient au temps : en ce moment, que manque-t’il ? C’est une question puissante, qui exige une réponse ne provenant pas du mental. Elle est conçue pour ramener votre attention profondément dans le présent. Il existe une autre question dans la tradition zen : « 

Eckart TOLLE

Exercices en nature
Focalisez sur ce que vous faites maintenant.

5- Restez concentré sur une tâche à la fois.

« La concentration est la faculté qui crée les as, les surhommes » 
Victor Pauchet

Loi de Carlson : « Un travail effectué en continu prend moins de temps que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ».

Pour cela, pendant un temps déterminé (une heure ou deux), fermez toutes les notifications de vos appareils (emails, téléphone, whatsapp, facebook messenger …) , pour les enfants mettez un panneau sur la porte de votre bureau, sélectionnez dans votre check liste la tâche prioritaire et lancez vous alors dans votre travail.
Donc, pour votre efficacité au travail, évitez au maximum toutes les interruptions
.

Faire des pauses, pour avancer plus vite.
Faire des pauses, permet d'avancer plus vite et de ne pas se décourager.

6- Cela peut sembler paradoxal, mais faire des pauses augmentera significativement votre efficacité au travail.

Loi de ILLICH:« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroit, voire devient négative ».
Faites une pause toutes les 45 minutes ou toutes les heures. Pour cela,  programmez des alarmes sur votre smartphone ou utilisez le module « POMODORO » du logiciel AURELIS.
La méthode POMODORO préconise de faire une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes (personnellement, je préfère effectuer une pause plus longue). Cette méthode est très efficace, car elle vous force à vous focaliser sur une seule tâche à la fois pendant un temps déterminé.
Si l’on néglige ces pauses, la fatigue se cumule, on est moins productif, on fait des erreurs et donc on perd du temps.
Toutefois pendant les pauses, il faut réellement se reposer (faire un exercice physique, de la méditation…) et non pas attaquer une autre tâche (comme répondre à un émail par exemple).

S’accorder un vrai moment de répit, que ce soit pour souffler et penser à autre chose, évacuer ses tensions, permet d’accroître sa créativité. En effet, c’est souvent durant les pauses que l’on trouve des solutions aux problèmes en cours ou de nouvelles idées.Il est vrai que cette méthode s’applique surtout pour le travail intellectuel en bureau.
Toutefois, un maçon par exemple aura aussi intérêt à l’appliquer ne serait-ce que pour boire un peu d’eau toutes les heures ainsi il sera moins fatigué est plus efficace sur le long terme.
Cette méthode nécessite une certaine discipline qui n’est pas évidente à appliquer au départ. Cependant, je vous conseille fortement de l’appliquer parce que vous serez plus productif et en fin de journée vous serez moins fatigué pour prendre du temps avec votre famille.

Quand on a trop de choses à faire, on n'avance plus.
Trop de tâches : On n'avance plus !

7- Ne vous surchargez pas de travail.

Se charger d’un surplus de tâches peut être considéré comme une forme de paresse.
Réfléchissez : Est-ce que cela n’est pas fait pour éviter de vous confronter à la réalité ?
Donc regardez le total du temps prévu dans la journée, il ne devrait pas dépasser 7 heures pour votre travail effectif (pauses comprises).

Réfléchissez :
Si en fin de journée vous êtes en avance, et que vous avez même commencé à attaquer un ouvrage que vous aviez prévu pour le lendemain comment vous sentirez vous ?
Si en fin de journée malgré vos efforts vous n’avez effectué que 60% du travail prévu, quelles seront vos émotions ?

Pris dans le tumulte ambiant, dans cette économie de surinformations, on a souvent le cerveau qui surchauffe n’est-ce pas ?
 On pense à réparer quelque chose dans la maison, à ranger une pièce, à répondre à des emails, à appeler un ami pour une sortie, à aller chercher les enfants, etc.
La solution, c’est le décalage temporel, car plus une tâche devient urgente, plus elle nous travaille.
Par contre si la tâche est éloignée dans le temps on est détendu.
Pour cela, classez vos tâches en 4 niveaux :
– Les tâches à faire aujourd’hui.
– Les tâches à réaliser dans la semaine.
– Les tâches à réaliser dans le mois.
– Les tâches à réaliser plus tard.
Et si dans votre planning la tâche apparaît aujourd’hui, mais elle n’est indispensable à faire ce jour, il suffit de la décaler dans le planning.
Évidemment pour cela, je vous suggère de revoir vos objectifs chaque mois et de planifier vos actions à effectuer chaque semaine.(Remarque : l’application AURELIS permet de réaliser tout cela ).
Personnellement, je prévois aussi une demi-heure tous les soirs pour faire toutes les tâches qui me semblent urgentes et qui prennent moins de 10 minutes.
Cela a pour but de me dégager le cerveau et ensuite je me sens parfaitement bien.

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