Last Updated on 06/11/2024 by Jean-Paul RIVES
Gestion du Temps : 9 méthodes efficaces pour l'optimisation du temps de travail
Dans notre monde trépidant, avec un rythme de vie effréné, la gestion du temps efficace est devenue une compétence cruciale pour réussir dans notre vie professionnelle et personnelle. Avec des journées bien remplies, des tâches qui s’accumulent et des distractions constantes, il est essentiel de maîtriser son temps pour être plus productif et épanoui.
En tant que freelance, l’optimisation du temps de travail est essentielle. Chaque minute compte, et vous avez besoin d’être efficace pour accomplir votre travail et atteindre vos objectifs. C’est pourquoi, savoir optimiser son temps est une compétence cruciale pour réussir dans votre activité.
Cependant, le temps, ce bien si précieux, semble glisser entre vos doigts, vous laissant avec un sentiment de frustration face à l’ampleur des tâches qui vous incombent. Vous aspirez à accomplir davantage, à briller dans vos activités, mais vous vous sentez souvent débordé par un flot incessant de responsabilités.
Entre les tonnes de tâches qui s’accumulent, les urgences qui s’imposent, les sollicitations diverses et les interruptions incessantes, vous vous demandez parfois si l’on peut réellement mieux gérer son temps de travail correctement.
Toutefois, ne vous inquiétez pas, car dans cet article, je vous dévoile des méthodes hyper efficaces pour mieux gérer votre temps. Ici, nous irons au-delà des conseils habituels et je vais vous divulguer des stratégies puissantes pour définir et gérer ses priorités, améliorer votre concentration, et dépasser vos propres limites. Vous serez étonné de constater à quel point de simples ajustements peuvent transformer votre manière de travailler et vous mener vers un niveau de réussite supérieur.
Alors, accrochez-vous, car ça va dépoter !
Mais, tout d’abord pourquoi est-ce important de mettre en place une optimisation de votre temps de travail ?
Table des matières
C’est quoi optimiser son temps ?
Optimiser son temps, c’est mettre en œuvre des stratégies et des outils pour gérer efficacement chaque minute de sa journée de travail afin d’augmenter sa productivité sans sacrifier son bien-être.
Cela implique une bonne gestion des tâches, où les activités urgentes et importantes sont priorisées, tout en laissant de la place pour les pauses nécessaires qui permettent de recharger les batteries et de maintenir un haut niveau d’efficacité professionnelle.
Des méthodes comme la technique Pomodoro ou la matrice Eisenhower peuvent être des alliés précieux dans cette démarche. L’utilisation judicieuse de logiciels spécialisés peut également contribuer à une meilleure organisation du temps, réduisant ainsi le stress et augmentant la satisfaction professionnelle.
De plus, il est primordial d’avoir un espace de travail favorisant la concentration. En effet si vous travaillez sur votre canapé avec les enfants à côté, c’est fichu dès le départ.
En fin de compte, optimiser son temps permet non seulement d’atteindre ses objectifs plus rapidement, mais aussi d’améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Exemple de Marcel, le blogueur qui rame !
Pour argumenter cet article, je vais prendre l’exemple d’un blogueur que l’on nommera Marcel.
Un jour, Marcel s’est décidé à concevoir un blog sur le jardinage. Il a acheté des formations, il a mis en place tous les outils pour diffuser ses contenus et il a déjà créé quelques articles.
Il a écrit un ebook pour obtenir les adresses email de ses nouveaux contacts.
Et il a même réalisé des pages de vente pour vendre des produits concernant le jardinage (en affiliation).
Cependant, Marcel il n’a pas vraiment de plan précis, il fonctionne à l’intuition et il passe souvent d’une tâche à l’autre sans jamais finaliser concrétement.
Mais au bout de 6 mois quand il observe les statistiques Google sur son Blog c’est la Bérézina. Il a une seule inscription à sa Newsletter, c’est sa grand-mère qui vient faire un tour de temps en temps. Il n’a aucun trafic et en moyenne, ses articles se situent sur la 90e page de Google.
Et bien sûr, son chiffre d’affaires, c’est un zéro barré !
Savoir gérer son temps efficacement, cela ne s’improvise pas et les bénéfices d’une bonne optimisation du temps sont innombrables. Donc lors d’une conversation avec Marcel j’ai donc pris en main une partie de son emploi du temps et je lui ai indiqué un système à adopter pour une meilleure optimisation de son temps.
Commençons maintenant par ce qui est à la base de tout.
De quoi je parle ?
Hé bien, de vos objectifs bien sûr !
1— Définir des objectifs clairs, précis et efficaces.
« L’administration par objectif est efficace si vous connaissez les objectifs. Mais 90 % du temps vous ne les connaissez pas. »
Voyons maintenant les objectifs de ce cher Marcel :
_ Marcel, tu sais que chaque mois il est nécessaire de se fixer des objectifs précis. Alors, c’est quoi tes objectifs et ton plan d’action pour le mois qui arrive ?
1— Améliorer le désign de mon site
2— Améliorer la rapidité de mon site, car j’ai vu que Google pénalisait les pages qui s’affichent lentement.
3— Écrire 4 nouveaux articles sur mon Blog.
4— Rédiger un article invité sur un autre site pour améliorer le trafic.
5— Commencer à faire un peu de PUB sur FACEBOOK.
C’est bon ? Qu’est-ce que t’en penses JP ?
_ NON, tu vas beaucoup travailler pour Quedalle ou pour pas grand-chose !
Analyse le « POURQUOI » de tes objectifs. C’est plus que primordial.
Il faut que tu mettes en place les choses les plus utiles pour l’avancement rapide de ton projet.
Je sais que tu affectionnes d’écrire des articles, mais il est important que tu réfléchisses aux priorités qui comptent le plus et non pas à ce que tu aimes réaliser.
Il est crucial de savoir hiérarchiser ses priorités donc …
Revoyons ensemble ces objectifs :
En premier lieu, quel est ton seul est unique objectif essentiel qui te feras avancer d’un pas supplémentaire vers la réussite de ton projet ? En clair, qu’espères-tu réaliser le plus ce mois-ci ?
_ Gagner plus de trafic sur mon site et obtenir enfin de nouveaux contacts dans ma liste email.
_ OK Marcel, on va donc analyser les objectifs que tu as définis en fonction de cet objectif ESSENTIEL.
Conformément à la méthode « ONE THING » que je t’ai déjà expliquée par ailleurs.
« Quelle est la chose essentielle que tu dois réaliser ce mois-ci et qui rendra tout le reste plus facile ou inutile »
Bien analyser le « POURQUOI » de l’objectif est l’élément fondamental pour réussir son processus d’optimisation du temps de travail.
Car comme l’a écrit Peter Drucker,
« Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait. »
Donc POURQUOI veux-tu améliorer le désign de ton site ? Quels bénéfices vas-tu en retirer ?
_ Bin, pour attirer plus de visiteurs…
_ Tu crois qu’avec un beau désign ton site va se retrouver de la 90e page à la première page ?
_ Non, bien sûr
_ Donc Marcel, si tu veux des résultats concrets, le mieux c’est que tu supprimes cet objectif.
BANG …
Passons au deuxième objectif :
POURQUOI améliorer la rapidité de ton site ?
_ Oui, j’ai compris, je ne vais pas pouvoir arriver dans les premières pages grâce à cela.
_ OK : Donc tu supprimes cet objectif.
Voyons maintenant le troisième objectif.
Tu crois que si tu écris 4 articles de plus cela va nettement majorer la position de ton site.
_ Hé bien, ça va augmenter un peu, il faut bien avancer non ?
_ Je te le concède, mais je pense que cela n’aura aucun impact sur ton objectif essentiel qui est d’obtenir des contacts.
Donc le mieux c’est de restreindre cet objectif à un seul article.
Passons maintenant au Quatrième objectif qui est de rédiger un article invité.
Si on pose la question du « POURQUOI », évidemment cela peut entrainer une augmentation du trafic sur ton site. Donc on garde cet objectif.
Mais étant donné que l’on a supprimé ou réduit les autres objectifs, on peut augmenter celui-ci. Donc je te propose de réaliser 3 articles invités.
OK Marcel, c’est clair ?
_ Oui OK …
_ Passons à ton objectif suivant : faire de la Pub Facebook
C’est une bonne idée même si ça coûte de l’argent, car c’est comme ça que tu obtiendras plus de contact dans ta liste.
Et, si tu obtiens des dizaines de contacts grâce à la publicité cela sera une source de motivation supplémentaire pour la suite de ton projet.
Par contre, ça ne se fait pas facilement tout seul, il faut préalablement suivre une petite formation.
Bien Marcel, on a donc maintenant redéfini grossièrement tes objectifs du mois.
Voici donc la liste des tâches à faire :
- Écrire 1 nouvel article sur ton Blog.
- Trouver 3 sites ayant beaucoup de visiteurs et acceptant les articles invités.
- Rédiger 3 articles invités sur 3 sites différents.
- Se former à la Pub Facebook.
- Lancer une campagne de Pub Facebook.
Voilà Marcel, c’est déjà mieux, toutefois, il faudrait maintenant clarifier chacun de ces objectifs pour les rendre spécifiques et mesurables. Mais ce n’est pas l’objet de ce post, donc pour cela tu consulteras mon article très détaillé sur les objectifs SMART.
Super Marcel, on a nos objectifs. Mais maintenant, on commence par quoi ?
2— Comment gérer les priorités et ordonner ses objectifs ?
Pour l’optimisation du temps de travail un élément primordial, c’est de bien définir tes priorités.
Pour bien établir les priorités, il faut donner une note (comme à l’école) au niveau d’importance de chaque objectif.
Cette notation sera effectuée en fonction de la réalisation probable de ton objectif essentiel du mois et de l’interaction entre les tâches.
En effet, dans l’exemple il est évident qu’il faudra préalablement se former avant d’attaquer la Pub Facebook.
Donc Marcel, si je prends tes différents objectifs voici la note que moi j’attribuerais :
Écrire 1 nouvel article sur ton Blog –> 1
Trouver 3 sites pour les articles invités. –> 7
Rédiger 3 articles invités sur 3 ces sites différents. –> 5
Se former à la Pub Facebook –> 10
Démarrer une campagne de Pub Facebook. –> 9
Donc, voici l’ordre dans lequel tu vas faire ces actions :
- 1 Se former à la Pub Facebook.
- 2 Lancer une campagne de Pub Facebook.
- 3 Trouver 3 sites pour les articles invités.
- 4 Rédiger 3 articles invités différents.
- 5 Écrire 1 nouvel article sur ton Blog.
Super, on a bien ordonné nos différents objectifs.
Maintenant, il faut voir si on ne va pas dans les choux et si on aura le temps de réaliser tout cela.
Donc Marcel, pour chaque action tu vas te fixer des limites.
Et maintenant, c’est ce que nous allons étudier en détail.
3— Se fixer des limites de temps.
_ JP, tu es sûr que c’est nécessaire d’établir des limites de temps pour chaque objectif ?
Personellement, je pensais attaquer chaque objectif dans l’ordre que tu m’as donné en essayant d’aller au plus vite.
_ Non, ça ne fonctionnera pas. Car si tu ne fixes pas de plafonds, si tu t’accordes trop de temps, tu auras tendance à trainer et à procrastiner. Tu vas vouloir trop détailler, et donc te plonger dans ce monde incertain que l’on appelle le perfectionnisme.
Par contre, limiter une tâche dans le temps va t’obliger à te booster, à canaliser ton énergie pour l’accomplissement de cette tâche dans le temps imparti. Ainsi, ton projet avancera beaucoup plus rapidement.
De plus, le fait de te concentrer durant un temps déterminé sur une seule et unique tâche mettra un arrêt à ton affreuse habitude de te disperser en croyant faire du multi-tâches.
C’est ce qu’explique la règle de Parkinson.
« Plus vous laissez de temps à un travail pour se réaliser, et plus il a tendance à prendre ce temps qui s’allonge pour se réaliser. »
_ Et comment faire pour se fixer ces échéances ?
_ C’est simple Marcel, pour chaque action récurrente, tu calcules un coefficient d’inexactitude.
Par exemple pour écrire un article, la première fois tu te donnes une estimation au pif.
Ensuite, tu chronomètres à la louche le temps passé.
Tu verras que tu mettras beaucoup plus de temps que dans tes prévisions.
Donc si par exemple tu as passé 8 heures alors que tu en avais prévu 4, ton coefficient d’erreur pour la rédaction d’un article est 2.
Et donc, souviens-toi toujours que pour l’optimisation du temps il faut tenir compte de la loi Hofstadter :
« Toute tâche prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu »
En utilisant cette technique efficace pour l’optimisation du temps de travail, tu pourras mieux estimer la durée nécessaire pour accomplir tes tâches. Cela te permettra de définir des limites de temps réalistes et de rester concentré sur l’essentiel. En évitant les pièges du perfectionnisme et de la procrastination, tu pourras avancer de manière plus efficace vers tes objectifs.
Cependant, même si tu as bien établi et ordonné tes objectifs, cela ne servira à rien si tu ne suis pas le conseil suivant.
La « Liste Privée »
En vous inscrivant gratuitement (pour le moment) à ma « Liste privée », vous obtiendrez des conseils concrets et efficaces pour mieux optimiser son temps, organiser son travail, bien gérer ses projets et maximiser sa productivité.
4— Planifier l'optimisation du temps de travail avec stratégie.
_ Bon Marcel, maintenant que l’on a défini les objectifs du mois, explique-moi comment planifier son temps pour réaliser tout cela ?
_ OK, je planifierais tous les jours des actions pour avancer vers ces objectifs.
Comme tu me l’as déjà expliqué pour l’organisation journalière :
Chaque matin, je dresserai une liste de tâches à accomplir.
Je prioriserai mes tâches en vous fixant des objectifs réalistes et réalisables.
Je commencerais par le travail qui me semble le plus difficile.
Je concentrerai mon énergie sur l’essentiel et je ferais attention de ne pas perdre du temps dans les détails.
Dans mon planning, je bloquerais 2 ou 3 heures de temps libre pour pouvoir gérer les imprévus.
Le lundi, je vais effectuer 2 heures de formation Facebook et 3 heures d’écriture article.
Le mardi, je vais accomplir 2 heures de formation Facebook et 2 heures de recherche de site qui accepte les articles invités…
_ OK, il existe différentes méthodes de planification.
Effectivement Marcel, tu peux organiser et planifier tes journées comme cela, mais ce n’est pas la méthode la plus productive.
Pour organiser son temps avec une efficacité optimum, je préconise de planifier son travail pour réaliser les actions en flux continu.
« Un travail effectué en continu prend moins de temps que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois »
Pour utiliser la méthode de travail en flux continu, il est nécessaire de planifier à la semaine.
Dans ce planning, il te faudra hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance de l’interdépendance avec les autres tâches.
Donc la première semaine tu vas te poser la question :
Quelle est la chose essentielle que je dois réaliser cette semaine pour avancer d’un pas de plus vers mes objectifs mensuels ?
Comme l’on a vu précédemment, quand on a ordonné nos objectifs mensuels, la réponse est toute simple :
« Se former à la Pub Facebook et créer ma première Pub »
Donc pendant cette semaine tu vas uniquement travailler en flux continu sur cet objectif.
Pour cela, tu décomposes cet objectif en actions concrètes à réaliser dans la semaine.
-1 Trouver et acheter une formation en ligne pour lancer des publicités Facebook
-2 Suivre cette formation.
-3 Modifier mon site pour les éléments techniques liés à la publicité.
-4 Créer et lancer ma première publicité.
Ensuite la semaine suivante tu te consacreras à un ou deux articles invités.
Et ainsi de suite …
C’est cela la planification du temps en flux continu.
Et tu verras, même si tu ne réalise dans la semaine qu’une tâche essentielle utile pour l’avancement de ton projet, cela aura un effet très bénéfique pour ton mental et ta motivation.
Et grâce à cette motivation, on persévère et on devient de plus en plus efficace sur le long terme.
_ Mais JP, je ne pense pas que la Pub Facebook me prenne toute une semaine, je pourrais donc commencer à écrire un nouvel article non ?
_ En réponse, je te donne cette citation :
« Le présomptueux veut tout faire. Le sage se satisfait de l’essentiel. »
François GAMONNET
OK, c’est bien joli d’avoir bien défini et planifié ses objectifs. Mais Marcel, si dans la journée tu passes ton temps à regarder des vidéos YouTube ou des séries sur Netflix, le travail que l’on a effectué ensemble précédemment, ça sert à Quedalle.
Bien organiser sa journée, c’est hyper important. Donc, à présent Marcel, on va voir les méthodes les plus efficaces pour la gestion de temps au quotidien.
5— Pour optimiser son temps, éliminer les distractions.
« Ne te laisse pas distraire par les événements extérieurs ! Prends le temps d’apprendre quelque chose de bon et cesse de papillonner ! »
Je te connais, et tu le sais déjà Marcel, là ou tu perds le plus de temps au quotidien c’est dans les distractions et la procrastination. Et ainsi, tu as tendance à remettre au lendemain ce que tu aurais pu réaliser facilement le jour même.
Oui Marcel, je m’adresse à toi, cher amateur de chats mignons et de vidéos de cuisine. Les distractions sont des sirènes qui cherchent à te détourner de ton précieux temps.
Eliminer les ennemies de la gestion du temps, c’est être conscient que l’on vit dans ce monde ultra connecté, rempli d’informations de toutes sortes et plein de distractions qui vampirisent tes journées. Donc, pour être productif, il est essentiel de minimiser les interruptions et de t’éloigner de toutes ces tentations.
Pour cela, les grands entrepreneurs comme Elon Musk ou Bill Gates utilisent une méthode hyper efficace : c’est la technique Timeboxing.
Alors, le matin évite les voleurs de temps et arrête de te précipiter comme un homme préhistorique affamé sur tes emails et tes notifications internet. Débranche ton PC d’internet, ferme les réseaux sociaux et mets ton téléphone en mode avion. Met en place un environnement propice à la concentration. C’est-à-dire, tu fermes la porte de ton bureau avec un panneau : « DO NOT DISTURB ! » et si nécessaire, tu colles du sparadrap sur la bouche de tes gamins.
Concernant tes emails, une méthode efficace pour éviter de te laisser distraire par les événements extérieurs est de planifier la consultation de tes courriels uniquement 20 minutes avant la pause déjeuner. Car, comme je sais que tu as un solide appétit, tu ne t’éterniseras pas sur cette tâche et ça enlèvera pas mal de procrastination.
Garde à l’esprit que chaque distraction écartée permet l’avancement dans tes travaux et te rapproche un peu plus vers l’accomplissement de ton projet.
Pour optimiser son temps Marcel, il est judicieux d’utiliser divers outils et applications.
Mais quels sont les meilleurs outils facilitant la gestion du temps de travail ?
6— Les outils pour optimiser son temps
Il existe de nombreux outils de gestion du temps. Cependant, la majorité de ces outils sont prévus pour des entreprises avec plusieurs employés et donc ces outils ont beaucoup de fonctionnalités pour favoriser un travail collaboratif. Paradoxalement, pour le freelance cela risque de favoriser une perte de temps. Donc, pour un freelance, il est souhaitable de privilégier les outils simples.
Les outils numériques permettent d’améliorer son organisation, donc n’hésitez pas à les utiliser.
Dans la technique suivante, pour l’optimisation du temps de travail, tu vas te dire Marcel : « il est un peu gaga mon coach », car en fait, je vais te demander de programmer des pauses.
La technique Pomodoro (Marcel, tu t’obliges à faire des pauses).
La technique Pomodoro est un outil puissant pour maintenir ton focus et augmenter ta productivité. Cette méthode consiste à diviser ton temps en intervalles de travail de 25 minutes, appelés « Pomodoros », séparés par de courtes pauses de 5 minutes.
Imagine-toi en train de découper ton temps en tranches de 25 minutes, comme un chef préparant des tomates pour une délicieuse sauce. C’est exactement ce que te permet de faire la technique Pomodoro !
Après avoir réalisé trois Pomodoros, prends une pause plus longue d’environ 15 à 30 minutes. Cette technique t’aide à rester concentré pendant les périodes de travail intensif et te permet de recharger ton énergie en prenant des pauses régulières.
Grâce à la technique Pomodoro, tu te sens plus productif, plus concentré et moins stressé. Tu réussis à accomplir plus de tâches en moins de temps, tout en évitant de te sentir épuisé. C’est comme si tu avais ta propre « machine à temps-de-travail » qui t’aide à exploiter chaque minute avec efficacité.
Donc paradoxalement, faire des pauses Pomodoros, te permet de gagner du temps. En prenant des pauses régulières, tu évites le piège de la surcharge de travail qui peut entraîner des erreurs et une baisse de motivation. Au contraire, tu deviens plus méthodique et concentré dans tes tâches, ce qui augmente ton rendement global.
La technique Pomodoro est vraiment une méthode efficace pour l’optimisation du temps. Elle te permet de rester motivé, organisé et concentré tout au long de tes activités quotidiennes. Alors n’hésite pas à essayer cette approche simple et puissante pour améliorer ta productivité et profiter pleinement de tes moments de pause bien mérités !
Vous voulez télécharger gratuitement un super outil pour appliquer la stratégie POMODORO ?
Gérer et organiser son emploi du temps et la gestion des tâches avec Trello.
Trello adopte un principe incroyablement intuitif. Tes tâches sont disposées en colonnes, offrant une flexibilité dynamique. Marcel, tu as le pouvoir total de personnaliser ton expérience. Imagine définir toi-même les intitulés de chaque colonne pour une organisation qui reflète tes besoins et tes préférences. Tu pourra même opter pour une vue en projet, pour mieux structurer ton emploi du temps.
Gérer tes notes et idées avec Evernote.
Laisse-moi te présenter Evernote, l’application qui va transformer ta façon de prendre des notes et de sauvegarder des contenus et informations !
Quand j’ai entendu parler d’Evernote pour la première fois il y a quelques années, tout le monde semblait tellement enthousiaste à son sujet, mais je ne comprenais pas pourquoi. Cependant, après quelques années, j’ai finalement saisi tous les avantages qu’elle offre.
En réalité, l’utilité d’Evernote est directement proportionnelle aux informations que tu y conserves. En d’autres termes, plus tu y stockes d’informations, plus cette application devient puissante et utile.
Imagine avoir tout à portée de main : tes notes importantes, des contenus inspirants, des informations clés, tout cela réuni dans un seul endroit. Evernote te permet de garder une trace de tout ce qui compte pour toi, de manière organisée et accessible à tout moment.
Qu’il s’agisse de prendre des notes en réunion, de sauvegarder des articles intéressants, ou même de capturer des idées créatives, Evernote te facilite la vie. Grâce à ses fonctionnalités avancées, tu peux rechercher et retrouver facilement les informations dont tu as besoin, même si tu les as enregistrées il y a des années.
Alors, n’attends plus pour commencer à profiter des nombreux avantages d’Evernote.
AURELIS, et tes plannings deviennent dynamiques.
Découvre AURELIS, l’outil ultime pour une gestion dynamique de ton temps !
Imagine un outil doté de plannings dynamiques qui te permet de jongler avec tes tâches en un simple clic. Tu peux aisément décaler une étape, un projet entier, voire un plan complet. AURELIS rend la gestion de tes activités aussi fluide que jamais.
Chaque matin, AURELIS te révèle d’un coup d’œil la tâche essentielle à accomplir dans ta journée. De plus, il t’indique les objectifs à atteindre durant la semaine pour te rapprocher toujours plus de tes buts. Grâce à AURELIS, tu gardes le cap vers la réussite.
Le suivi de tes projets n’a jamais été aussi simple. AURELIS t’offre une vision claire de l’avancement de tes initiatives et te guide vers la prochaine étape à franchir. Tout est centralisé dans cet outil, te permettant de planifier et d’organiser chaque détail de ton travail en un seul endroit pratique.
Et devine quoi ? AURELIS est là pour toi, que ce soit pour gérer tes activités personnelles ou professionnelles. Il s’adapte parfaitement à tes besoins.
Avec AURELIS, tu peux embrasser une productivité sans précédent tout en appréciant une interface conviviale. Relève tes défis quotidiens avec aisance, en gardant le contrôle sur ton emploi du temps. Tu vas adorer sa simplicité d’utilisation, et c’est ce qui rend AURELIS si populaire parmi les utilisateurs.
Si tu as des questions supplémentaires ou besoins de plus d’informations, n’hésite pas à me demander. Je suis là pour t’aider à mieux appréhender AURELIS ! ?
Autres applications de suivi du temps.
Les calendriers, qu’ils soient en version papier ou numérique, t’aideront à planifier tes journées, semaines et mois de manière efficace, en organisant tes rendez-vous, échéances et événements importants. Avoir une vue d’ensemble de ton emploi du temps te facilitera grandement la vie.
Et n’oublie pas de te munir de listes de tâches bien organisées. Elles te permettront de suivre et de réaliser tes différentes tâches sans stress.
Des outils numériques tels que Todoist ou Wunderlist sont là pour t’aider à créer et gérer tes listes de manière efficace. En intégrant ces applications, calendriers et listes de tâches dans ton quotidien, tu pourras mieux gérer ton temps.
Jette aussi un coup d’œil à ces super applications comme Notion ou RescueTime. Elles te permettent d’être mieux organisé et de suivre le temps que tu passes sur différentes tâches et projets, te donnant une meilleure visibilité sur ton emploi du temps. Avec ces outils, tu pourras améliorer ta productivité en identifiant comment tu utilises ton temps et en l’optimisant au mieux. Profite pleinement de ces solutions pour une organisation personnelle ou professionnelle sans failles et une productivité décuplée !
7— Travailler avec efficacité en fonction de son niveau d’énergie.
Dans le monde de la gestion du temps Marcel, nous sommes tous uniques, et notre efficacité peut varier selon les circonstances. En effet, divers facteurs externes peuvent altérer ta capacité à être productif, tels que le stress, le manque de sommeil, les saisons, la météo.
Alors, pas de panique, si tu n’es pas toujours au sommet de ta forme ! C’est tout à fait normal. L’essentiel c’est d’avoir conscience de tes réelles capacités et de reconnaître les facteurs qui peuvent booster ta productivité et ceux qui peuvent la ralentir. Une fois que tu maîtriseras ces éléments, tu seras prêt à bosser de manière plus efficace et à accomplir tes tâches comme un véritable champion !
Maintenant, commençons par la répartition des tâches dans ta journée de travail. Tu connais sans doute la fameuse matrice d’Eisenhower, qui classe les tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. Priorise les tâches de ta journée en fonction du niveau d’importance et non des urgences.
Ensuite, commence par le travail qui te soule le plus, ainsi ça te dégage les neurones. Car tu sais que c’est très pénible d’avoir toujours en tête des choses qu’il te faut réaliser, mais que tu n’as pas envie de faire.
Remarque : Si tu as du mal à savoir prioriser tes tâches et à équilibrer ta vie personnelle et professionnelle, je te conseille fortement de lire le livre « Priorité aux priorités » de Stephen Covey.
Dans ce bouquin Stephen Covey explique de classer tes activités dans un des 4 cadres suivants :
- Le CADRE1 (important/urgent) : Ici, tu produis pour ton entreprise. C’est à dire, c’est là où tu vas écrire tes articles de Blog, réaliser tes formations en ligne, promouvoir tes produits…
- Le CADRE2 (important/pas urgent) c’est le cadre de la formation, de la planification. Quand tu consacres du temps à ce cadre, tu augmentes ta capacité de production.
- Le CADRE 3 (pas important/urgent) : Dans ce cadre, l’urgence engendre souvent un faux semblant d’importance. C’est souvent des demandes importantes pour autrui, mais non essentielles dans ton activité.
- Le CADRE 4 (pas important/pas urgent) : C’est le cadre du gâchis, les tâches à supprimer.
En fait, ces cadres correspondent à la matrice d’Eisenhower. C’est un excellent outil pour l’optimisation du temps de travail. Mais devine quoi ? Tu peux être plus efficace et aller encore plus loin en tenant compte de tes propres pics d’efficacité du travail !
Tu es du genre à être hyperproductif le matin, après ton café bien corsé ? Alors, c’est le moment idéal pour t’attaquer aux tâches les plus importantes et urgentes, celles qui requièrent toute ta concentration. Et en fin d’après-midi, réserve ce créneau pour avancer sur des projets moins pressants, mais tout aussi essentiels.
Mais attention, pour optimiser son temps, il est primordial de te fixer des limites ! Même si l’idée d’écrire un article à 2 h du matin un vendredi soir peut sembler tentante lorsque tu es dans ton pic de productivité, ne transforme pas cela en habitude. Tu n’es pas Batman, et tu as besoin de ton sommeil pour rester en forme et éviter le burn-out. Alors, écoute tes pics de productivité, mais ne les laisse pas devenir tes maîtres !
En parlant d’écouter tes pics de productivité, n’oublie pas que l’optimisation du temps de travail est un art subtil. Il s’agit de trouver le bon équilibre entre tes périodes de concentration maximale et tes moments de repos.
En combinant la connaissance des méthodes efficaces pour la gestion du temps avec une planification efficace et des périodes de repos adéquates, tu vas pouvoir tirer le meilleur parti de ton temps de travail. Ainsi, tu pourras accomplir tes tâches plus rapidement, gagner en efficacité et améliorer ta gestion du temps de manière globale.
À présent Marcel, je te présente l’arme fatale qui va te permettre d’exploser tes résultats.
8— optimiser son temps c'est aussi savoir déléguer intelligemment !
Marcel, en tant que freelance, tu dois souvent porter plusieurs casquettes et gérer de nombreuses responsabilités. Cependant, il est important de reconnaître que tu ne peux pas toujours tout faire toi-même. Et, une méthode ultra efficace pour l’optimisation du temps de travail c’est de savoir déléguer.
Apprends à déléguer certaines tâches qui peuvent être effectuées par d’autres personnes. Collaborer avec des collègues ou embaucher des sous-traitants peut te libérer du temps pour te concentrer sur tes tâches les plus importantes et lucratives. Cela te permet de maximiser ton efficacité et de dynamiser ton activité de freelance. De plus, si dans ton entreprise, tu as mis en place une équipe, tu pourras déléguer certaines responsabilités et donc te consacrer à des tâches essentielles.
L’optimisation du temps de travail est essentielle pour un freelance qui veut réussir dans son activité. Ainsi, lorsque tu identifies les tâches qui ne nécessitent pas forcément ta touche personnelle, délègue-les judicieusement.
Par exemple, si tu passes beaucoup de temps à répondre aux e-mails et à gérer l’administration, confie cette partie à un collaborateur. Cela te permettra de consacrer plus de temps à tes projets créatifs et à l’acquisition de nouveaux clients.
En résumé, en déléguant intelligemment, et en utilisant des outils appropriés, tu pourras énormément gagner en productivité .
Remarque : Si plus tard ton entreprise prospère, tu pourras embaucher des salariés.
Sois alors conscient qu’une bonne optimisation du temps de travail des employés sera pour toi la meilleure solution pour maximiser la productivité de ton entreprise. Mais savoir bien organiser et gérer les journées de travail de tes futurs collaborateurs sera un véritable défi bien plus complexe que l’organisation de ton temps de travail personnel.
9— Une méthode puissante pour l'optimisation du temps de travail, c’est de savoir dire Non !
Marcel, en tant que freelance, il est facile de se retrouver submergé(e) de travail et de demandes.
Comme tout bon capitaine, tu dois apprendre à dire « Non ».
Tu seras souvent sollicité pour des tâches ou des projets qui ne correspondent pas à tes objectifs
Et, les demandes incessantes qui t’assaillent peuvent parfois sembler aussi nombreuses que les vagues d’une tempête.
Mais ne cède pas à la pression ! Savoir dire Non t’aidera à maintenir ton équilibre, à éviter la surcharge de travail et à préserver ton précieux temps.
Ce principe d’optimisation du temps de travail est crucial pour garder le cap et ne pas te laisser submerger.
Apprends à évaluer les demandes qui te sont faites et à dire non lorsque cela ne correspond pas à tes objectifs ou à ton emploi du temps déjà chargé.
En utilisant ces méthodes efficaces pour optimiser son temps que je t’ai exposé, tu pourras établir une gestion des priorités claires et décider quelles tâches méritent réellement ton attention.
Il est important de te rappeler que dire non ne signifie pas que tu es incapable ou que tu manques d’engagement envers ton travail. Au contraire, cela montre que tu es conscient de tes limites et que tu veux te concentrer sur ce qui compte vraiment pour ton succès en tant que freelance.
Alors Marcel, si tu veux optimiser ton temps de travail, dis non aux demandes qui te dévient de tes objectifs et oui à celles qui te rapprochent de tes aspirations professionnelles.
Remarque : si comme Marcel vous avez du mal à dire NON, je vous conseille ce très bon livre pour Apprendre à dire non.
Conclusion.
« On est vigilant quand il s’agit de conserver son patrimoine, mais dès qu’il s’agit de perdre son temps, on est particulièrement prodigue du seul bien qu’on s’honorerait de garder jalousement. Personne ne délivre son argent aux passants, mais à quel point chacun de nous délivre sa vie ! Nous sommes étroitement liés à la propriété et à l’argent, mais nous pensons trop peu à l’idée de perdre notre temps, alors que c’est la chose dont nous devrions être le plus avares. »
Tu l’as compris, gérer notre temps, c’est une compétence cruciale, mais pas toujours facile. Mais, maintenant Marcel, tu es armé de plein de secrets et méthodes pour devenir le capitaine incontesté de ton emploi du temps.
S’il y a une seule chose que tu dois retenir pour gérer le temps efficacement, c’est de réfléchir et d’analyser le « POURQUOI » de l’objectif !
Car cela peut te faire gagner des journées ou des mois entier en temps de travail.
Ensuite, en optimisant ton temps, en gardant tes objectifs à l’esprit, en utilisant la technique Pomodoro, en échappant aux pirates des distractions, en apprenant à dire non, en renforçant ta discipline personnelle et en n’ayant pas peur de déléguer, tu vogueras vers une vie professionnelle remplie de réussite et d’accomplissements.
Et aussi, Marcel, comprends que nous avons tous nos hauts et nos bas en matière de productivité. Apprends à connaître tes forces et tes faiblesses, et ajuste ton emploi du temps en conséquence. Expérimente différentes méthodes d’organisation du travail et trouve celle qui te convient le mieux.
Et, n’oublie pas qu’optimiser son temps ce n’est pas de sacrifier ton bien-être au profit d’une productivité extrême. Alors, souris et conserve ton sens de l’humour, car c’est le secret pour rester serein et continuer à progresser dans la réalisation de ton projet malgré les chalenges qui se présenteront sur ton chemin.
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À votre réussite …
Jean-Paul RIVES
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Gestion du temps : La stratégie Time-Blocking
Auteur : Jean-Paul RIVES
Passionné d’organisation, je me suis lancé il y a plus de 17 ans maintenant en tant que freelance consultant et j’ai conseillé avec succés de nombreuses PME et TPE.
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