Last Updated on 04/11/2024 by Jean-Paul RIVES
Vous est-il déjà arrivé de crouler sous plein de trucs à faire ?
D’avoir l’impression qu’à chaque fois que vous plantez le regard sur une chose, vous vous dites :
« Il faut aussi que je fasse ça ».
« ah oui, c’est vrai, je n’ai toujours pas fait cela » ?
Débordé …
Vous êtes productif, mais votre projet n’avance pas ! Hé oui : Productif, ça ne veut pas dire efficace.
Vous cherchez des solutions …
Alors, comment améliorer son efficacité au travail ?
J’ai connu cela …
En 2006, au début de mon activité de freelance, je bossais 10 heures par jour et je finissais mes journées sur les rotules.
En conséquence, cela m’a posé quelques problèmes avec ma famille, mes relations et même paradoxalement dans mon travail.
Maintenant, Imaginez un instant …
Il est 18 heures …
Vous êtes heureux (heureuse), car vous avez terminé vos trois principaux objectifs de la journée.
Vous êtes toujours en pleine forme, le sourire aux lèvres.
Et vous passez de bons moments avec votre famille ou vos amis.
C’est le résultat que je souhaite parvenir à vous faire atteindre.
Dans cet article, nous allons voir comment réaliser cela.
Il y a plusieurs éléments qui rentrent en compte pour augmenter son efficacité au travail :
- La santé et l’énergie qui en découle.
- Améliorer son organisation au travail.
- Organiser les actions à réaliser.
- Savoir par où commencer.
- Prioriser les tâches.
- Favoriser l’attention et la concentration.
- L’importance des pauses.
- Ne vous surchargez pas.
Dans un premier temps, voyons comment définir l’efficacité au travail.
« L'intelligence est basée sur l'efficacité avec laquelle une espèce est devenue capable de faire les choses dont elle a besoin pour survivre. »
C'est quoi l'efficacité dans le travail ?
L’efficacité au travail est la capacité à accomplir des tâches importantes de manière optimale, en utilisant le moins de temps et de ressources possible.
Cela implique une bonne organisation, une gestion du temps efficace et la capacité à déterminer les priorités pour se concentrer sur ce qui est vraiment crucial. Un travailleur efficace sait reconnaître les activités qui apportent la plus grande valeur et éliminer ou déléguer celles qui sont répétitives ou inutiles.
En adoptant des méthodes telles que la technique Pomodoro ou le principe de Pareto, aussi connu sous le nom de la règle des 80/20, on peut améliorer significativement sa productivité. Cela signifie que souvent, 20% des efforts produisent 80% des résultats. La clé est donc de se concentrer sur ces 20% pour maximiser l’impact de son travail.
De plus, maintenir un environnement de travail ordonné et propice à la concentration, ainsi qu’une vie personnelle équilibrée, sont essentiels pour être productif sans s’épuiser.
En somme, l’efficacité au travail n’est pas seulement une question de rapidité, mais surtout d’intelligence dans l’approche des tâches et dans la gestion de son énergie quotidienne.
Donc voici 8 méthodes pour améliorer son efficacité au travail.
1- Pour améliorer son efficacité au travail, cela commence par la santé.
Perso, quand je suis crevé, je procrastine, et dans mon boulot, ça n’avance pas.
Et vous ?
Notre énergie correspond à l’élément le plus important pour augmenter son efficacité au travail.
Votre performance au travail et votre santé sont intimement liées.
Plus vous serez heureux et en bonne santé et plus vous serez performant au travail.
Et, mieux vous travaillerez, plus vous aurez de temps pour vous préoccuper de votre santé.
C’est un cercle magique.
Donc un des éléments les plus importants pour gagner en efficacité c’est d’optimiser votre niveau d’énergie.
Activité physique.
L’activité physique est un outil très important pour les travailleurs indépendants ou les personnes travaillant à domicile en télé-travail.
Rappelez-vous que travailler à la maison signifie ne pas prendre les transports, ce qui veut dire moins d’activité physique.
En même temps, cela veut dire que vous pouvez consacrer au moins une demi-heure au sport ou à l’activité physique chaque jour, ce qui aidera également votre cerveau à être plus performant.
L’activité physique améliore l’apprentissage et l’attention.
Elle vous aide également à apporter plus d’oxygène et plus de sang à votre cerveau et à améliorer votre humeur et votre concentration.
Cependant, pour avoir une productivité et une santé au top, inutile de vous épuiser au sport.
En fait, il ne vaut mieux pas, au lieu de ça, concentrez-vous sur l’activité qui vous plaît et que vous pensez pouvoir pratiquer régulièrement.
Par exemple, si vous avez un jardin, il est prouvé que le fait de passer une heure par jour à jardiner augmente votre capital santé, et donc votre espérance de vie.
Votre but global ici est de bouger régulièrement et de donner un peu de « stress positif » à votre corps pour le réveiller et le renforcer.
Le yoga, la gymnastique légère, la marche et la course à pieds sont particulièrement bons pour cela.
Enfin, rappelez-vous qu’il vaut mieux pratiquer un programme de sport très facile auquel on se tient plutôt qu’un programme difficile que l’on ne fait jamais …
Optimisez votre sommeil.
En vous tenant à une discipline un peu stricte, vous vous rendrez compte que vous laisserez moins souvent votre travail ruiner votre sommeil.
C’est essentiel car votre réussite s’en ressentira vraiment si vous ne le faites pas.
Pour commencer, évitez à tout prix d’avoir un téléviseur dans votre chambre.
Ensuite essayez d’aller vous coucher à la même heure tous les soirs et prévoyez de dormir une nuit complète.
Encore une fois, c’est sacré et cela fera toute la différence dans chaque autre domaine de votre vie.
Vous coucher à une heure précise vous aidera à réguler votre rythme interne, et vous lever chaque jour à la même heure évitera l’inertie du sommeil.
Assurez-vous que votre chambre est dans le noir le plus complet et que la lumière est réduite au minimum.
Masquez les LED dans la pièce et utilisez des rideaux épais pour bloquer la lumière extérieure.
Vous devriez également éviter la caféine après 16h, et garder à l’esprit que l’alcool peut annihiler la faculté réparatrice du sommeil.
Prendre une douche tiède juste avant d’aller se coucher peut également faire une grosse différence sur votre sommeil.
De même que des étirements et peut-être un peu de méditation (la méditation est également un outil puissant pour encourager la discipline mentale et ne pas penser à votre travail).
Assurez-vous aussi de faire assez de sport et de prendre l’air pendant la journée.
Enfin, l’alimentation est également fondamentale pour un bon sommeil.
Vous devez particulièrement ingérer assez de vitamine D, de magnésium et de zinc pour optimiser votre sommeil profond.
2- Établir une check-list efficace.
Pour améliorer sa productivité et être efficace au travail, l’idéal est de planifier toutes les journées en début de semaine puis de rectifier sa check liste le matin en fonction des imprévus ou des retards de la veille.
En début de semaine, penchez-vous sur votre planning hebdomadaire et fixez-vous un objectif essentiel à atteindre en fin de semaine.
« Quelle est la chose essentielle que je peux faire cette semaine de telle sorte qu’en la faisant tout le reste deviendra plus simple voire inutile »
C’est la méthode préconisée dans le Livre « THE ONE THING ».
Ensuite, planifiez deux ou trois objectifs secondaires.
La tâche essentielle doit correspondre à une étape claire de votre objectif.
Imaginez : votre projet d’entreprise c’est un escalier, et chaque semaine vous enjambez une marche de cet escalier.
Cette marche équivaut à une étape précise de votre projet. Et chaque semaine, vous franchissez une nouvelle marche.
Ainsi semaine après semaine, vous progressez et vous vous rapprochez de votre objectif.
C’est le meilleur moyen d’atteindre votre but.
Ensuite, indiquez une durée limite pour chaque tâche.
Pour cela, souvenez-vous de la loi de Hofstadter :
« Toute tâche prend plus de temps que ce que l’on avait prévu « .
Clarifiez le libellé de votre tâche, car cela est important pour votre cerveau .
En effet, votre cerveau n’aime pas les désignations floues et cela peut vous amener à procrastiner.
Par exemple, ne mettez pas : « Formation sur Google « .
Indiquez plutôt : « Formation sur le module Google analytics pendant 1 heure ».
Vérifier que la durée totale programmée dans la journée ne dépasse pas 7 heures.
En effet, je vous conseille de prévoir chaque jour entre 1 et 3 heures (en fonction de vos occupations) de temps disponible pour les interruptions diverses.
Personnellement, en plus de mes nouveaux projets, j’effectue de la maintenance de logiciels, donc étant souvent dérangé au téléphone ou par émail je prévois trois heures d’interruptions.
Dans mon planning affiché à l’écran, je surveille que le total de ma journée (hors pauses et interruptions) ne dépasse pas 5 heures.
Indiquez un niveau d’importance et un niveau d’urgence pour chaque tâche.
Cela permet de les ordonnancer dans la journée.
Commencez bien sûr par la tâche la plus importante (et non pas la plus urgente).
Dans l’application AURELIS, une méthode et un module IA vous aide à déterminer le niveau d’importance et le niveau d’urgence pour chaque tâche.
Ensuite, en fonction du niveau d’importance et d’urgence, définissez 3 objectifs impératifs (pas plus) à effectuer dans la journée.
Le but étant d’effectuer au moins vos 3 objectifs.
Ne vous inquiétez pas, si les autres actions que vous avez listées ne sont pas toutes effectuées, elles restent dans votre check-list et seront automatiquement reportées le lendemain.
3- Commencez par le travail qui vous rebute le plus.
Souvent, le manque d’efficacité au travail est dû au fait que l’on commence sa journée par des tâches futiles comme par exemple regarder ses emails.
Une fois que vous avez défini vos 3 objectifs de la journée, commencer par celui qui vous inspire le moins.
Le fait de commencer sa journée par la tâche qui vous semble la plus pénible, vous permet une fois le travail effectué d’avoir l’esprit plus léger et d’avancer sereinement dans la suite de la journée.
Imaginez que vous êtes en randonnée et tout à coup une barrière de ronces difficilement franchissable vous barre le chemin.
Pour continuer sans risquer de vous blesser, vous devez revenir en arrière et prendre un autre sentier qui contourne l’obstacle.
Comme cela demande des efforts assez conséquents, vous pouvez décider d’attendre que l’on vienne vous chercher et lire un bouquin en attendant (procrastination) ou bien vous pouvez décider de faire quelques kilomètres de plus et terminer votre randonnée.
Réfléchissez : suivant l’option choisie, quelles émotions apparaissent, comment vous sentirez-vous à la fin de la journée (Frustration ? Fierté ? …).
Donc, sélectionnez en premier cette tâche qui vous empoisonne la vie.
Ensuite, focalisez votre énergie sur votre objectif essentiel de la semaine.
Le but fondamental de votre semaine correspond à une marche d’escalier que vous devez franchir pour avancer vers votre objectif final.
C’est l’élément le plus important à prendre en considération pour l’évolution de vos projets.
Basée sur la méthode du livre « One thing » de Gary Keller et Jay Papasan, vous trouverez le détail de cette stratégie dans mon article « atteindre ses objectifs avec un planning spécial ? »
4- Améliorer son efficacité , c'est être dans l'instant présent.
Une fois la tâche sélectionnée, arrêtez toutes les sources de distractions (emails, notifications smartphone…) et focalisez-vous sur le travail à effectuer MAINTENANT.
Maintenez votre attention et votre concentration uniquement sur l’activité en cours.
Pour rester focalisé, le moyen le plus efficace et productif est d’arriver à vous libérer de votre mental (toutes les pensées conscientes ou inconscientes sur le futur ou le passé).
C’est souvent difficile, car « le présent est une lame de rasoir » Eckart TOLLE.
Mais si vous y arrivez, votre productivité sera décuplée.
Par exemple quand je suis sur une piste de ski supérieure à mes capacités, je suis tellement concentré sur mes gestes et actions que toutes les autres pensées semblent inexistantes.
Pour être efficace et obtenir une productivité maximale, je pense que c’est cet état-là qu’il faut arriver à atteindre.
Si vous y arrivez ne serait-ce qu’une heure ou deux par jour cela augmentera considérablement votre efficacité au travail.
"L'essence même de la philosophie zen consiste à avancer sur la lame de rasoir qu'est le présent, à être si totalement et complètement présent qu'aucune souffrance, rien qui ne soit pas vous en essence, ne puisse survivre en vous.
Le temps étant ainsi absent, tous vos problèmes se dissolvent.
La souffrance a besoin du temps : elle ne peut survivre dans le présent.
Le grand maître zen Rinzai avait souvent l'habitude de lever le doigt et de poser lentement la question suivante à ses élèves pour les obliger à se détourner de l'attention qu'ils accordaient au temps :
en ce moment, que manque-t'il ?
C'est une question puissante, qui exige une réponse ne provenant pas du mental.
Elle est conçue pour ramener votre attention profondément dans le présent. "
5- Pour être efficace, restez concentré sur une tâche à la fois.
« Un travail effectué en continu prend moins de temps que lorsqu'il est réalisé en plusieurs fois. »
Pour cela, je vous conseille d’appliquer pour vos plannings la technique des BLOCS DE TEMPS. Cette méthode de gestion du temps est simple à mettre place et est terriblement efficace.
pendant un temps déterminé (une heure ou deux), fermez toutes les notifications de vos appareils (emails, téléphone, whatsapp, facebook messenger …).
Pour les enfants mettez un panneau sur la porte de votre bureau, sélectionnez dans votre check liste la tâche prioritaire et lancez vous alors dans votre travail.
Donc, pour améliorer votre efficacité au travail, évitez au maximum toutes les interruptions.
« La concentration est la faculté qui crée les as, les surhommes. »
6- L'importance des pauses pour être efficace.
Cela peut sembler paradoxal, mais faire des pauses augmentera significativement votre efficacité au travail.
Loi de ILLICH:« Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroit, voire devient négative ».
Faites une pause toutes les 45 minutes ou toutes les heures.
Pour cela, programmez des alarmes sur votre smartphone ou utilisez le module « POMODORO » du logiciel AURELIS.
La méthode POMODORO préconise de faire une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes (personnellement, je préfère effectuer une pause plus longue).
Cette méthode est très efficace, car elle vous force à vous focaliser sur une seule tâche à la fois pendant un temps déterminé.
Si l’on néglige ces pauses, la fatigue se cumule, on est moins productif, on fait des erreurs et donc on perd du temps.
Toutefois pendant les pauses, il faut réellement déconnecter (faire un exercice physique, de la méditation…) et non pas attaquer une autre tâche (comme répondre à un émail par exemple).
S’accorder un vrai moment de répit, que ce soit pour souffler et penser à autre chose, évacuer ses tensions, permet d’être efficace et d’accroître sa créativité.
En effet, c’est souvent durant les pauses que l’on trouve des solutions aux problèmes en cours ou de nouvelles idées.
Il est vrai que cette méthode s’applique surtout pour le travail intellectuel en bureau.
Toutefois, un maçon par exemple aura aussi intérêt à l’appliquer ne serait-ce que pour boire un peu d’eau toutes les heures ainsi il sera moins fatigué est plus efficace sur le long terme.
Cette méthode nécessite une certaine discipline qui n’est pas évidente à appliquer au départ.
Cependant, je vous conseille fortement de l’appliquer parce que vous serez plus productif et en fin de journée vous serez moins fatigué pour prendre du temps avec votre famille.
7- Pour améliorer son efficacité au travail, ne pas surcharger son planning.
Se charger d’un surplus de tâches peut être considéré comme une forme de paresse.
Réfléchissez : Est-ce que cela n’est pas fait pour éviter de vous confronter à la réalité ?
Donc, quand vous révisez votre plan journalier, regardez le total du temps prévu dans la journée, il ne devrait pas dépasser 7 heures pour votre travail effectif (pauses comprises).
Réfléchissez :
Si en fin de journée vous êtes en avance, et que vous avez même commencé à attaquer un ouvrage que vous aviez prévu pour le lendemain comment vous sentirez vous ?
Si en fin de journée malgré vos efforts vous n’avez effectué que 60% du travail prévu, quelles seront vos émotions ?
Pris dans le tumulte ambiant, dans cette économie de surinformations, on a souvent le cerveau qui surchauffe n’est-ce pas ?
On pense à réparer quelque chose dans la maison, à ranger une pièce, à répondre à des emails, à appeler un ami pour une sortie, à aller chercher les enfants, etc …
La solution, c’est le décalage temporel, car plus une tâche devient urgente, plus elle nous travaille.
Par contre si la tâche est éloignée dans le temps on est détendu.
Pour cela, classez vos tâches en 4 niveaux :
- – Les tâches à faire aujourd’hui.
- – Les tâches à réaliser dans la semaine.
- – Les tâches à réaliser dans le mois.
- – Les tâches à réaliser plus tard.
Et si la tâche apparaît dans votre planning journalier, mais elle n’est indispensable à faire ce jour, il suffit de la décaler dans le temps.
Pour cela, je vous conseille d’adopter un outil de planning dynamique. AURELIS par exemple est un outil idéal pour gérer vos projets et les répartir à votre équipe.
Évidemment pour cela, je vous suggère de revoir vos objectifs chaque mois et de planifier vos actions à effectuer chaque semaine.
Personnellement, je prévois aussi une demi-heure tous les soirs pour faire toutes les tâches qui me semblent urgentes et qui prennent moins de 10 minutes.
Cela a pour but de me dégager le cerveau et ensuite je me sens parfaitement bien.
8- Pour améliorer son efficacité au travail : Déléguez!
En tant qu’entrepreneur, on a tous la même maladie :
vouloir tout faire nous-mêmes.
Pourtant j’ai multiplié mes revenus en DÉLÉGANT !
J’ai mis longtemps à déléguer et je regrette de ne
pas l’avoir fait plus tôt.
Je veux vous éviter cette erreur.
Vous n’avez pas besoin de payer un salaire complet.
Vous pouvez rémunérer un commercial seulement sur le % des ventes qu’il réalise.
Et engager un prestataire à son compte, pour des petites missions (par exemple design,
traduction, site Internet).
C’est ce que je fais et cela fonctionne à merveille.
Par exemple, pour la comptabilité et les procédures administratives, je vous conseille fortement (si vous pouvez financièrement) de déléguer ce travail à un cabinet comptable.
Ainsi, cela vous dégagera beaucoup de temps pour votre activité principale.
9- L’impact de l’organisation au travail sur l’efficacité professionnelle ?
Améliorer son efficacité au travail est un objectif incontournable pour tout professionnel souhaitant exceller dans son domaine. Pour y parvenir, une organisation optimale de la journée est essentielle.
Commencez par identifier les tâches importantes et accordez-leur la priorité.
Essayez de maintenir un niveau élevé de concentration et de productivité tout au long de la journée.
Utilisez des outils de planification dynamique et de gestion de projet comme AURELIS, Notion ou Asana pour mieux gérer vos projets et éviter la perte de temps.
Organisez votre lieu de travail pour favoriser la concentration. Ainsi, rangez son bureau dans le but de ne plus avoir tout ce que vous avez à faire sous les yeux et donc d’éviter que votre cerveau ne soit distrait.
Evitez la pollution mentale et énergétique. Trouver les moyens de vous vider la tête, par exemple en écrivant les étapes en attente sur chaque dossier.
Attribuez une place à chaque élément de votre travail pour ne pas perdre du temps à chercher.
Automatisez au maximum : Avec des outils adéquats, il y a beaucoup de choses que l’on peut automatiser. Par exemple, des sauvegardes automatiques de votre ordinateur, des filtres automatiques sur vos boîtes email…
Conclusion
En résumé :
- Priorisez votre santé et votre énergie.
- Etablissez en début de journée une todo liste efficace en donnant la priorité aux tâches les plus importantes.
- Commencez votre journée par une tâche qui vous semble difficile et que vous avez tendance à reporter constamment.
- Soyez concentré dans l’instant présent, évitez de rêver ou de procrastiner, coupez les distractions.
- La concentration : Focalisez votre esprit sur une et une seule tâche à la fois (évitez le multitâches)
- Faites des mini pauses régulières : être efficace, c’est aussi recharger son énergie et donc se reposer.
- Evitez de surcharger votre planning ou agenda.
- Déléguez.
- Organisez votre lieu de travail, vos dossiers…
Enfin, rappelez-vous que la qualité prime sur la quantité : mieux vaut accomplir moins de tâches, mais avec plus de rigueur et d’attention aux détails.
Si vous voulez du lourd pour améliorer votre efficacité au travail et ainsi réussir vos projets, téléchargez mon guide :
« les 7 fondamentaux… ». Profitez-en c’est gratuit.
Bravo, vous êtes arrivé à la fin de cet article.
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Un grand Merci d’avance.
À votre réussite …
Jean-Paul RIVES
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Auteur : Jean-Paul RIVES
Passionné d’organisation, cela fait 17 ans que je vis très confortablement de mon activité de travailleur indépendant. Durant les deux dernières décennies, en tant que consultant en organisation et responsable de projets, j’ai permis à des dizaines d’entreprises de réaliser leurs objectifs. Ici, je vous partage mes expériences, je vous aide et je vous accompagne pour réussir votre vie de freelance.
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Auteur : Jean-Paul RIVES site : https://azl.mysoftcompagnon.fr/
