Last Updated on 08/10/2026 by Jean-Paul RIVES
Vous est-il déjà arrivé de crouler sous plein de trucs à faire ?
D’avoir l’impression qu’à chaque fois que vous plantez le regard sur une chose, vous vous dites :
« Il faut aussi que je fasse ça ».
« ah oui, c’est vrai, je n’ai toujours pas fait cela » ?
Débordé …
Vous êtes productif, mais les projets qui rapportent n’avancent pas.
Productif ne veut pas dire efficace.
Vous cherchez des solutions …
Alors, comment améliorer son efficacité au travail ?
J’ai connu cela …
En 2006, au début de mon activité de freelance, je bossais 10 heures par jour et je finissais mes journées sur les rotules.
En conséquence, cela m’a posé quelques problèmes avec ma famille, mes relations, mes revenus et même paradoxalement dans mon travail.
Maintenant, Imaginez un instant …
Il est 18 heures …
Vous avez terminé vos trois principaux objectifs de la journée.
Ces objectifs influencent fortement vos futurs revenus.
Le concept « Capital Temps » est atteint aujourd’hui.
Vous êtes en pleine forme, le sourire aux lèvres.
Et vous passez de bons moments avec votre famille ou vos amis.
C’est le résultat que je souhaite parvenir à vous faire atteindre.
Dans cet article, nous allons voir comment réaliser cela.
Il y a plusieurs éléments qui rentrent en compte pour augmenter son efficacité au travail :
- La santé et l’énergie qui en découle.
- Améliorer son organisation au travail.
- Organiser les actions à réaliser.
- Savoir par où commencer.
- Prioriser les tâches qui rapportent (revenus, santé, relations).
- Favoriser l’attention et la concentration.
- L’importance des pauses.
- Ne vous surchargez pas.
Dans un premier temps, voyons comment définir l’efficacité au travail.
« L'intelligence est basée sur l'efficacité avec laquelle une espèce est devenue capable de faire les choses dont elle a besoin pour survivre. »
Définition : améliorer son efficacité au travail
L’efficacité au travail est la capacité à accomplir des tâches importantes de manière optimale, en utilisant le moins de temps et de ressources possible.
Voici la définition simple et directe pour améliorer son efficacité au travail :
Améliorer son efficacité au travail consiste à :
- Organiser son temps.
- Définir les tâches prioritaires.
- Éliminer les actions inutiles.
- Se concentrer sur les tâches prioritaires.
L’objectif est d’obtenir des résultats concrets en utilisant mieux ses ressources, sans augmenter sa charge de travail.
L’efficacité au travail : pourquoi est-elle essentielle ?
Un travailleur efficace sait reconnaître les activités qui apportent la plus grande valeur et éliminer ou déléguer celles qui sont répétitives ou inutiles.
C’est très important pour vous freelance. Car dans la majorité des cas vos revenus dépendent directement de l’emploi de votre temps.
Selon l’INSEE, « Plus d’un quart des indépendants gagne moins de la moitié du Smic annuel »
Pourquoi ?
Ils ne mettent pas suffisamment leur focus sur les actions qui amènent (directement ou à terme) des revenus.
En adoptant des méthodes telles que le principe de Pareto, aussi connu sous le nom de la règle 20/80, on peut améliorer significativement son efficacité.
Souvent 20% des efforts produisent 80% des résultats. La clé est donc de se concentrer sur ces 20% pour maximiser l’impact de son travail.
L’efficacité au travail n’est pas seulement une question de rapidité, mais surtout d’intelligence dans l’approche des tâches et dans la gestion de son énergie quotidienne.
Pourquoi vous n’êtes pas efficace malgré tous vos efforts ?
Vous travaillez beaucoup.
Mais votre activité n’avance pas vraiment.
Le problème n’est pas votre motivation.
C’est votre façon de travailler.
D’abord, vous confondez productivité et efficacité.
Vous enchaînez les tâches… mais pas les bonnes.
Être occupé ne garantit aucun résultat.
Ensuite, vous manquez de priorités claires.
Vous réagissez aux urgences au lieu de piloter votre journée.
Résultat : vous dispersez votre énergie.
Autre piège : le mode “réaction”.
Emails, notifications, demandes…
Votre attention est fragmentée en permanence.
Vous avancez, mais jamais en profondeur.
Par exemple :
Un client vous envoie une petite question pendant que vous travaillez sur une tâche importante.
Vous voyez immédiatement apparaître la notification sur votre écran.
Vous pourriez parfaitement lui répondre dans deux heures.
Mais une petite voix commence immédiatement à vous travailler.
« Si je ne réponds pas rapidement, il va penser que je manque de professionnalisme. »
Alors vous abandonnez momentanément votre travail pour lui répondre.
Votre client est content, et vous pensez avoir fait votre travail correctement.
Seulement, votre concentration vient encore de prendre une balle perdue.
Votre organisation joue aussi contre vous.
Soit elle est inexistante, soit trop complexe pour durer.
Vous notez des tâches, mais sans véritable plan d’action.
Enfin, vous évitez l’essentiel.
Les tâches importantes sont souvent plus difficiles.
Alors vous les repoussez… et votre activité stagne.
La réalité est simple :
vous travaillez beaucoup, mais pas sur ce qui compte vraiment.
Et tant que vous ne reprenez pas le contrôle de vos priorités, vos efforts continueront à produire peu de résultats et donc peu de revenus.
Bonne nouvelle :
ça se corrige rapidement avec un système clair.
Quelles sont les étapes pour améliorer son efficacité professionnelle ?
En résumé, voici une méthode simple et efficace :
• Clarifiez vos objectifs (ce que vous voulez vraiment)
• Identifiez vos tâches à forte valeur (les 20 % utiles, celles qui vous ramènent des revenus)
• Planifiez-les dans votre planning de tâches ou agenda
• Éliminez les distractions et définissez des blocs de temps journaliers pour vos objectifs.
• Analysez vos résultats chaque semaine
C’est cette structure qui permet d’améliorer durablement son efficacité au travail.
Maintenant, voyons en détail 9 méthodes pour améliorer son efficacité au travail.
1- Pourquoi votre santé est essentielle pour améliorer son efficacité au travail ?
Perso, quand je suis crevé, je procrastine, et dans mon boulot, ça n’avance pas.
Et vous ?
Notre énergie correspond à l’élément le plus important pour augmenter son efficacité au travail.
Votre performance au travail et votre santé sont intimement liées.
Plus vous serez heureux et en bonne santé et plus vous serez performant au travail.
Et, mieux vous travaillerez, plus vous aurez de temps pour vous préoccuper de votre santé.
C’est un cercle magique.
Donc un des éléments les plus importants pour gagner en efficacité c’est d’optimiser votre niveau d’énergie.
Activité physique.
L’activité physique est un outil très important pour les travailleurs indépendants ou les personnes travaillant à domicile en télé-travail.
Rappelez-vous que travailler à la maison signifie ne pas prendre les transports, ce qui veut dire moins d’activité physique.
En même temps, cela veut dire que vous pouvez consacrer au moins une demi-heure au sport ou à l’activité physique chaque jour, ce qui aidera également votre cerveau à être plus performant.
L’activité physique améliore l’apprentissage et l’attention.
Elle vous aide également à apporter plus d’oxygène et plus de sang à votre cerveau et à améliorer votre humeur et votre concentration.
Cependant, pour avoir une productivité et une santé au top, inutile de vous épuiser au sport.
Au lieu de ça, concentrez-vous sur l’activité qui vous plaît et que vous pensez pouvoir pratiquer régulièrement.
Votre but global ici est de bouger régulièrement et de donner un peu de « stress positif » à votre corps pour le réveiller et le renforcer.
Le yoga, la gymnastique légère, la marche et la course à pieds sont particulièrement bons pour cela.
Enfin, rappelez-vous qu’il vaut mieux pratiquer un programme de sport très facile auquel on se tient plutôt qu’un programme difficile que l’on ne fait jamais …
Optimisez votre sommeil.
En vous tenant à une discipline un peu stricte, vous vous rendrez compte que vous laisserez moins souvent votre travail ruiner votre sommeil.
C’est essentiel car votre réussite s’en ressentira vraiment si vous ne le faites pas.
Pour commencer, évitez à tout prix d’avoir un téléviseur dans votre chambre.
Ensuite essayez d’aller vous coucher à la même heure tous les soirs et prévoyez de dormir une nuit complète.
Cela vous aidera à réguler votre rythme interne, et vous lever chaque jour à la même heure évitera l’inertie du sommeil.
Vous devriez également éviter la caféine après 16h, et garder à l’esprit que l’alcool peut annihiler la faculté réparatrice du sommeil.
Enfin, l’alimentation est également fondamentale pour un bon sommeil.
Vous devez particulièrement ingérer assez de vitamine D, de magnésium et de zinc pour optimiser votre sommeil profond.
Ce sont autant d’instruments importants pour être en pleine énergie et ainsi améliorer son efficacité au travail.
2– Comment établir un planning efficace.
Pour améliorer sa productivité et être efficace au travail, l’idéal est de planifier toutes les journées en début de semaine puis de rectifier son planning journalier le matin en fonction des imprévus ou des retards de la veille.
En début de semaine, penchez-vous sur votre planning hebdomadaire et fixez-vous un objectif essentiel à atteindre en fin de semaine.
« Quelle est la chose essentielle que je peux faire cette semaine de telle sorte qu’en la faisant tout le reste deviendra plus simple voire inutile »
C’est la méthode préconisée dans le Livre « THE ONE THING ».
Si vous manquez de revenus vous pouvez changer par :
« Quelle est la chose essentielle que je peux faire cette semaine de telle sorte qu’en la faisant mes revenus augmenteront de plus en plus »
Ensuite, planifiez deux ou trois objectifs secondaires.
La tâche essentielle doit correspondre à une étape claire de votre objectif.
Imaginez : votre projet d’entreprise c’est un escalier, et chaque semaine vous enjambez une marche de cet escalier.
Cette marche équivaut à une étape précise de votre projet. Et chaque semaine, vous franchissez une nouvelle marche.
Ainsi semaine après semaine, vous progressez et vous vous rapprochez de votre objectif.
C’est le meilleur moyen d’atteindre votre but.
Ensuite, indiquez une durée limite pour chaque tâche.
Pour cela, souvenez-vous de la loi de Hofstadter :
« Toute tâche prend plus de temps que ce que l’on avait prévu « .
Clarifiez le libellé de votre tâche, car cela est important pour votre cerveau .
En effet, votre cerveau n’aime pas les désignations floues et cela peut vous amener à procrastiner.
Par exemple, ne mettez pas : « Formation sur Google « .
Indiquez plutôt : « Formation sur le module Google analytics pendant 1 heure ».
Vérifier que la durée totale programmée dans la journée ne dépasse pas 7 heures.
En effet, je vous conseille de prévoir chaque jour entre 1 et 3 heures (en fonction de vos occupations) de temps disponible pour les imprévus et interruptions diverses.
Personnellement, en plus de mes nouveaux projets, j’effectue de la maintenance de logiciels, donc étant souvent dérangé au téléphone ou par émail je prévois trois heures d’interruptions.
Indiquez un niveau d’importance et un niveau d’urgence pour chaque tâche. Cela permet de les ordonnancer dans la journée.
Commencez bien sûr par la tâche la plus importante (et pas la plus urgente).
Dans l’application AURELIS, une méthode et un module IA vous aide à déterminer le niveau d’importance et le niveau d’urgence pour chaque tâche.
Ensuite, en fonction du niveau d’importance et d’urgence, définissez 3 objectifs impératifs (pas plus) à effectuer dans la journée.
Le but étant d’effectuer au moins vos 3 objectifs.
3- Comment bien commencer sa journée de travail ?
Commencez par le travail qui vous rebute le plus.
Souvent, le manque d’efficacité au travail est dû au fait que l’on commence sa journée par des tâches futiles comme par exemple regarder ses emails.
Une fois que vous avez défini vos 3 objectifs de la journée, commencer par celui qui vous inspire le moins.
Le fait de commencer sa journée par la tâche qui vous semble la plus pénible, vous permet une fois le travail effectué d’avoir l’esprit plus léger et d’avancer sereinement dans la suite de la journée.
Ensuite, focalisez votre énergie sur votre objectif essentiel de la semaine.
Le but fondamental de votre semaine correspond à une marche d’escalier que vous devez franchir pour avancer vers votre objectif final.
C’est l’élément le plus important à prendre en considération pour l’évolution de vos projets.
Basée sur la méthode du livre « One thing » de Gary Keller et Jay Papasan, vous trouverez le détail de cette stratégie dans mon article « atteindre ses objectifs avec un planning spécial ? »
4- Améliorer son efficacité , c'est être dans l'instant présent.
Une fois la tâche sélectionnée, arrêtez toutes les sources de distractions (emails, notifications smartphone…) et focalisez-vous sur le travail à effectuer MAINTENANT.
Maintenez votre attention et votre concentration uniquement sur l’activité en cours.
Pour rester focalisé, le moyen le plus efficace et productif est d’arriver à vous libérer de votre mental (toutes les pensées conscientes ou inconscientes sur le futur ou le passé).
C’est souvent difficile, car « le présent est une lame de rasoir » Eckart TOLLE.
Mais si vous y arrivez, votre productivité sera décuplée.
Par exemple quand je suis sur une piste de ski supérieure à mes capacités, je suis tellement concentré sur mes gestes et actions que toutes les autres pensées semblent inexistantes.
Pour être efficace et obtenir une productivité maximale, je pense que c’est cet état-là qu’il faut arriver à atteindre.
Si vous y arrivez ne serait-ce qu’une heure ou deux par jour cela augmentera considérablement votre efficacité au travail.
"L'essence même de la philosophie zen consiste à avancer sur la lame de rasoir qu'est le présent, à être si totalement et complètement présent qu'aucune souffrance, rien qui ne soit pas vous en essence, ne puisse survivre en vous. Le temps étant ainsi absent, tous vos problèmes se dissolvent."
5- Pour être efficace, restez concentré sur une tâche à la fois.
Pour cela, je vous conseille d’appliquer pour vos plannings la technique des BLOCS DE TEMPS. Cette méthode de gestion du temps est simple à mettre place et est terriblement efficace.
pendant un temps déterminé (une heure ou deux), fermez toutes les notifications de vos appareils (emails, téléphone, whatsapp, facebook messenger …).
Pour les enfants mettez un panneau sur la porte de votre bureau, sélectionnez dans votre planning la tâche prioritaire et lancez vous alors dans votre travail.
Donc, pour améliorer votre efficacité au travail, évitez au maximum toutes les interruptions.
« La concentration est la faculté qui crée les as, les surhommes. »
6- Quelle est l'impact des pauses sur votre efficacité.
Cela peut sembler paradoxal, mais faire des pauses augmentera significativement votre efficacité au travail.
"Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité humaine décroit, voire devient négative".
Faites une pause toutes les 45 minutes ou toutes les heures.
Pour cela, programmez des alarmes sur votre smartphone ou utilisez un simple minuteur.
La méthode POMODORO préconise de faire une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes (personnellement, je préfère effectuer une pause plus longue).
Cette méthode est très efficace, car elle vous force à vous focaliser sur une seule tâche à la fois pendant un temps déterminé.
Si l’on néglige ces pauses, la fatigue se cumule, on est moins efficace dans ses actions, on fait des erreurs et donc on perd du temps.
Toutefois pendant les pauses, il faut réellement déconnecter (faire un exercice physique, de la méditation…) et non pas attaquer une autre tâche (comme répondre à un émail par exemple).
S’accorder un vrai moment de répit, que ce soit pour souffler et penser à autre chose, évacuer ses tensions, permet d’être efficace et d’accroître sa créativité.
En effet, c’est souvent durant les pauses que l’on trouve des solutions aux problèmes en cours ou de nouvelles idées.
Il est vrai que cette méthode s’applique surtout pour le travail intellectuel en bureau.
Cette méthode nécessite une certaine discipline qui n’est pas évidente à appliquer au départ.
Cependant, je vous conseille fortement de l’appliquer parce que vous serez plus productif et en fin de journée vous serez moins fatigué pour prendre du temps avec votre famille.
7- Pour améliorer son efficacité au travail, ne pas surcharger son planning.
Se charger d’un surplus de tâches peut être considéré comme une forme de paresse.
Réfléchissez : Est-ce que cela n’est pas fait pour éviter de vous confronter à la réalité ?
Donc, quand vous révisez votre plan journalier, regardez le total du temps prévu dans la journée, il ne devrait pas dépasser 7 heures pour votre travail effectif (pauses comprises).
Réfléchissez :
Si en fin de journée vous êtes en avance, et que vous avez même commencé à attaquer un ouvrage que vous aviez prévu pour le lendemain comment vous sentirez vous ?
Si en fin de journée malgré vos efforts vous n’avez effectué que 60% du travail prévu, quelles seront vos émotions ?
Pris dans le tumulte ambiant, dans cette économie de surinformations, on a souvent le cerveau qui surchauffe n’est-ce pas ?
On pense à réparer quelque chose dans la maison, à ranger une pièce, à répondre à des emails, à appeler un ami pour une sortie, à aller chercher les enfants, etc …
La solution, c’est le décalage temporel, car plus une tâche devient urgente, plus elle nous travaille.
Par contre si la tâche est éloignée dans le temps on est détendu.
Pour cela, classez vos tâches en 4 niveaux :
- – Les tâches à faire aujourd’hui.
- – Les tâches à réaliser dans la semaine.
- – Les tâches à réaliser dans le mois.
- – Les tâches à réaliser plus tard.
Et si la tâche apparaît dans votre planning journalier, mais elle n’est indispensable à faire ce jour, il suffit de la décaler dans le temps.
Pour cela, je vous conseille d’adopter un outil de planning dynamique.
AURELIS par exemple est un outil idéal pour gérer vos tâches et les répartir automatiquement dans le temps en fonction des priorités que vous avez établi.
Évidemment pour cela, je vous suggère de revoir vos objectifs chaque mois et de planifier vos actions à effectuer chaque semaine.
8- Pour améliorer son efficacité au travail : Déléguez!
En tant qu’entrepreneur indépendant, on a tous la même maladie :
vouloir tout faire nous-mêmes.
Pourtant j’ai multiplié mes revenus en DÉLÉGANT !
J’ai mis longtemps à déléguer et je regrette de ne
pas l’avoir fait plus tôt.
Je veux vous éviter cette erreur.
Vous n’avez pas besoin de payer un salaire complet.
Vous pouvez rémunérer un commercial seulement sur le % des ventes qu’il réalise.
Et engager un prestataire à son compte, pour des petites missions (par exemple design,
traduction, site Internet).
C’est ce que je fais et cela fonctionne à merveille.
Par exemple, pour gagner du temps sur les procédures administratives, je vous conseille fortement (si vous pouvez financièrement) de déléguer ce travail à un cabinet comptable.
Ainsi, cela vous dégagera beaucoup de temps pour votre activité principale.
9- Quels sont les meilleurs outils pour améliorer son efficacité au travail ?
Les outils ne remplacent pas une méthode, mais ils la renforcent.
Un bon outil doit vous aider à :
• visualiser vos priorités
• organiser votre temps
• suivre votre progression
Un système comme AURELIS va plus loin en combinant planification, automatisation et prise de décision.
Résultat : vous passez moins de temps à organiser… et plus de temps à avancer.
Utilisez des outils comme AURELIS pour gérer vos plannings et vos tâches ou Asana pour mieux gérer vos projets et éviter la perte de temps.
Il existe aujourd’hui beaucoup d’outils d’intelligence artificielle pour automatiser votre business. J’ai écrit un article complet sur ce sujet (Cf le lien ci-dessus).
Organisez votre lieu de travail pour favoriser la concentration. Ainsi, rangez son bureau dans le but de ne plus avoir tout ce que vous avez à faire sous les yeux et donc d’éviter que votre cerveau ne soit distrait.
Attribuez une place à chaque élément de votre travail pour ne pas perdre du temps à chercher.
Automatisez au maximum : Avec des outils adéquats, il y a beaucoup de choses que l’on peut automatiser. Par exemple, des sauvegardes automatiques de votre ordinateur, des filtres automatiques sur vos boîtes email…
Arrêtez d’ajouter. Commencez à enlever. Supprimez les tâches inutiles, déléguez dès que possible.
L’efficacité au travail vient de la clarté, pas de la surcharge. Moins vous êtes dispersé, plus votre impact est fort.
Conclusion : Comment rester efficace sur le long terme en freelance ?
L’efficacité durable repose sur des habitudes simples :
• planification mensuelle, hebdomadaire et journalière.
• 3 priorités par jour
• bilans réguliers
Évitez les systèmes complexes. Plus c’est simple, plus vous tenez dans le temps.
Un freelance efficace n’est pas celui qui travaille plus, mais celui qui travaille avec un système clair et maîtrisé.
Les étapes pour être efficace en résumé :
- Définissez et clarifiez vos objectifs.
- Priorisez votre santé et votre énergie.
- Planifiez chaque semaine et chaque journée en donnant la priorité aux tâches les plus importantes. Celles qui influencent vos revenus.
- Commencez votre journée par une tâche qui vous semble difficile et que vous avez tendance à reporter constamment.
- Soyez concentré dans l’instant présent, évitez de rêver ou de procrastiner, coupez les distractions. Focalisez votre esprit sur une et une seule tâche à la fois (évitez le multitâches)
- Faites des mini pauses régulières : être efficace, c’est aussi recharger son énergie et donc se reposer.
- Évitez de surcharger votre planning ou agenda. Améliorer son efficacité au travail ne consiste pas à en faire plus, mais à faire mieux. Moins de tâches, plus d’impact.
- Automatisez
- Déléguez
- Organisez votre lieu de travail, vos dossiers…
- Analysez vos résultats chaque semaine
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Article : Des astuces et conseils pour être efficace et atteindre vos objectifs
Article : Un planning sur mesure améliorer votre efficacité au travail et booster votre productivité.
Livre : Pour moi c’est le meilleur bouquin sur l’efficacité « Priorité aux priorités » de Stephen Covey
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Freelances, ensemble faisons de vos efforts une victoire éclatante !
À votre réussite…
Réussir professionnellement c’est bien.
Mais …
Ce qui compte le plus c’est vous, votre famille, vos amis.
« Aimer, aimer c’est respirer l’âme de l’autre et sa vie … »
Jean-Paul RIVES
Auteur : Jean-Paul RIVES
Jean-Paul RIVES est consultant indépendant en organisation, gestion du temps et gestion de projets.
Après avoir dirigé le service logiciel d’une SSII et collaboré avec plusieurs PME et des grands comptes (dont France Télécom), il se lance en indépendant en 2005.
Il accompagne depuis plusieurs années des TPE, freelances, coachs, formateurs et consultants dans la structuration de leur activité, la prise de décisions stratégiques et l’optimisation de leur quotidien professionnel.
À travers son site « Réussir en Freelance », il partage des conseils concrets, issus du terrain, pour aider les indépendants à construire une activité rentable, organisée et durable.
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